职业院校档案管理信息化改造的思考与对策

史颖杰

(常州旅游商贸高等职业技术学校，江苏 常州 213032)

档案管理的信息化改造，指的是利用现代信息技术，改变现有的档案管理模式，实现对档案资源更有效地开发和利用，并提高档案收集、储存、管理和服务等各项工作的水平。

1 职业院校档案管理信息化改造的必要性

对职业院校的档案管理工作进行信息化的改造，具有多个层面的必要性。

1.1 是应对档案资源膨胀的需要

传统的档案管理模式，主要是针对纸质档案文件，采用手工处理和服务的方法，对档案资源进行管理。随着职业院校办学规模的日益扩大，日常教学管理活动所产生的档案信息也不断增多，导致这种管理方法难以应对快速膨胀的档案资料，更无法对档案资源进行有效的利用。

1.2 是适应信息化管理方式的需要

近年来，许多职业院校已经采用了信息化管理系统，并在日常教学和管理过程中产生了大量的电子文件。为了管理好这些电子档案，就必须要通过档案管理信息化改造，建立完善的信息档案库，使电子档案能够以数字化的形式，得到妥善的存储与保管。

1.3 是提高档案工作效率的需要

通过档案管理的信息化改造，实现对档案信息的网上录入、网上归档和网上查阅，不但可以提高档案收集、整理、归档、检索等各环节的工作效率，还可以为数据统计、研究分析、调查研究等相关工作提供更加高效的档案资源支持。

1.4 是发掘档案资源价值的需要

在档案管理信息化改造的过程中，档案管理者可以将各类档案资源转化为电子数据，并在此基础上建立档案信息网络系统。档案使用者则可以通过该系统查找、检索和获取所需要的档案信息，从而实现档案资源的有效开发利用。

2 职业院校档案管理信息化改造遇到的问题

当前，部分职业院校已经认识到档案管理信息化改造的重要性，并投入了相应的人力、物力和财力，取得了一些进展。但是实际工作情况并不太理想。在档案信息化改造过程中，各职业院校主要遇到了以下四个方面的问题:

2.1 思想认识不全面

部分院校领导对档案管理信息化改造工作的认识比较片面，认为信息化改造仅仅是将纸质档案通过打字、拍照或扫描等手段，制成电子文档而已。这种观念不但忽略了电子档案的整理、编码和归档等一系列环节，还导致电子档案的开发利用工作得不到应有的重视。在此影响下，档案信息化管理体系的优势便无法发挥，而信息化改造的成果也难以显现。

比如，一些院校领导比较重视电子档案库的建设，经常指导和督促档案管理人员做好电子文档的生成、录入和归档等事务。但是对如何利用好电子档案库里的资源、如何建设电子档案的查询和提取系统等问题，却思考不多，导致档案管理信息化改造工作缺少系统性的谋划和推进。

2.2 人员配置不理想

信息化改造需要一批兼具档案管理专业知识与计算机技术使用技能的综合型人才。但是大部分职业院校的档案管理人员，在学历水平、知识结构、工作技能方面都不尽如人意。甚至有部分专职档案工作者年纪较大，完全不会操作计算机，更无法承担起信息化改造的重任。另外，职业院校对档案工作者的招聘和培训也并不重视，导致一些档案工作者缺乏基本的知识和技能，难以理解信息化改造的内容与方法，也无法将这些理念和思路落到实处。

比如，在一些职业院校内部，档案管理岗位不受重视，被认为是“二线”岗位，由一些临近退休的工作人员担任。甚至还有一部分职业院校并没有设置专门的档案管理岗，只是由其他行政工作人员兼任。这些人员一方面缺少信息化管理的认识和技术，另一方面也没有足够的工作积极性和工作精力去推动信息化改造这项工作，造成了档案管理水平迟迟无法得到提升。

2.3 资源整合不到位

在近几年来，有部分职业院校的信息化管理水平取得了较为明显的进步。有些职业院校开设了网站;有些职业院校采用了网络办公系统和教学管理系统;有的兼而有之。这些信息化管理所形成的成果和经验，都可以为档案管理信息化改造的推进提供帮助。但是从大部分职业院校的现状来看，这些现有的管理网络系统，与电子档案库之间并没有形成良好的互动，导致档案信息化改造游离于整个体系之外，不但造成了资源的重复浪费，也影响了工作效率。

比如，一些职业院校通过网络办公系统和现代教学管理系统等软件，生成了许多电子文件及其档案。但是这些电子文件并不能直接与档案管理软件进行数据交换，需要由工作人员手动将电子文件档案下载，再输入到档案管理软件之中。这种模式反而给工作人员带来了更大的工作量，难以体现出档案信息化管理所带来的便利。

2.4 标准制度不明确

信息化改造工作不但改变了档案管理的模式和方法，也改变了档案管理工作各方面的标准制度。只有打造适合信息化管理模式的标准制度体系，才能为各项工作的开展提供明确的指导和依据。但是从目前各职业院校的情况来看，标准制度的建设仍然比较滞后，许多管理规章制度仍然是按照传统的档案管理流程进行设计，不同程度地存在着不符合实际情况的问题，给具体管理工作的开展带来了难题。

比如，部分职业院校的档案信息化管理体系存在缺陷，特别是在电子档案生成的标准、电子档案入档的规则、档案网络提取的审批流程、档案网络查询的权限设置等关键环节上，缺少有效的标准指引和制度规制，导致相关工作出现不严谨、不规范、不合理的问题。其中，还有一些院校甚至出现了档案信息泄漏的现象，侵害了个人隐私权，并造成了负面的社会影响。

3 推动职业院校档案管理信息化改造的对策及建议

针对上述四个方面的问题，结合我国各职业院校档案管理的信息化改造工作实际，提出以下四点对策和建议。

3.1 加快转变思想认识

各级政府的档案管理部门应当加强与职业院校的合作，开展专题教育宣传活动。特别是针对职业院校的主要负责人及档案工作分管领导，要开展专门的培训活动，详细介绍档案管理信息化改造的各项内容，以及档案信息化管理的整体面貌。特别是要帮助院校领导树立起档案信息化管理全流程的理念和服务社会的意识，转变以往“重藏轻用”的思维，从而为档案管理信息化改造提供更强有力的组织领导保障。

3.2 加强岗位人员配置

职业院校对档案管理工作应当予以重视，设立专职的档案管理岗位，并为其工作提供有力的保障。院校领导应当充分认识信息化改造的发展趋势，按照有利于信息化改造的原则和要求，从严从优筛选并任命档案管理人员，打造理论知识与操作技能兼备的档案信息化管理队伍。同时，院校领导还应当加强对档案管理人员的培训和教育活动，定期组织培训活动，确保其知识体系能够跟上时代发展的步伐。另外，院校应当帮助档案管理专职人员规划好职业发展道路，保障其职业晋升的渠道，增强其工作的积极性和主动性，进而提高档案管理的工作水平。

3.3 整合现有信息平台

院校相关领导应当站在“全局一盘棋”的角度，来看待档案管理工作，并将现有的各类电子信息管理平台进行科学有效的整合。一方面，要准确定位各类信息平台的角色和功能，按照因地制宜的原则，梳理档案管理信息系统与其他信息平台之间的关系，并采用合适的方法，将档案管理系统融入到统一的信息平台之中，提升院校信息化管理体系的完整性。另一方面，要实现各类数据资源的共享，通过搭建和完善数据交换接口，实现各系统之间的信息数据自动传输，提高档案信息化管理的工作水平。

3.4 完善配套工作制度

针对档案管理信息化改造的工作要求，积极参照国内高等院校的相关工作制度，并结合院校原有的档案管理制度，出台新的档案管理标准制度文本，以适应信息化改造的需要。各级政府档案管理部门应当加强指导，帮助职业院校建立档案信息化管理的业务方法、技术标准和管理流程等相关的制度体系，为信息化改造工作提供有力的指导和帮助。院校内部应当建立配套的奖惩考核方法，并加以严格的管理和督促，来确保这些标准制度能够在实践层面得以落实。

综上所述，职业院校档案管理的信息化改造工作，已经成为职业院校档案管理事业的发展方向。在信息化改造的过程中，部分职业院校出现了诸如思想认识不全面、人员配置不理想、资源整合不到位、制度标准不明确等方面的问题，影响了相关工作的推进。对此，我们应当采取相应的措施，包括加快转变思想认识、加强岗位人员配置、整合现有信息平台、完善配套工作制度等手段，努力解决所遇到的问题，实现信息化改造的顺利推进。

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