如何做好企业的文书档案管理工作

伏涛

摘 要：本文从企业文书档案管理工作的前提、文书规范管理的主要做法，及制定好文书档案管理制度、提升文书档案管理人员素质等方面阐述了如何做好文书档案的保管和利用，对文书档案管理工作提出了一些思考。

关键词：文书档案；管理；探索

文书档案是我们了解国家和行业政策法规、执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一。国有企业尤其是中央企业，规范的文书档案管理是单位各级党组织、行政实施领导开展工作的重要依据，也是单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，文书档案是一项繁琐、严密的工作，档案材料记录了各项工作制度和相关工作要求，为今后有序开展工作奠定了坚实的基础，是领导决策的重要依据。在文书档案已走向网络化和数字化形势下，如何做好文书档案的管理工作，使之规范化、程序化、数字化、网络化，不断适应办公室工作变化的需要，也是摆在矿区物业服务企业面前的一个值得研究和探讨的热门话题。总结以往的工作实践，本文就如何进一步做好文书档案管理工作，谈几点粗浅的认识和体会。

一、规范管理是做好文书档案管理工作的基本条件

我们严格以档案管理制度为依据，规范管理，加强文书档案材料的收集签别和归档整理工作，具体把好“三关”。一是把好材料“入口关”。根据文书材料分类，及时完善档案收集网络，做好档案材料收集归档工作，提高收集网络人员的业务知识，将《档案材料收集归档的要求和范围》印发给有关科室和相关部门，确保了材料能够及时归档，严格按照《档案材料收集归档规定》确定的收集范围，认真遵循“取之有据，舍之有理”的原则，进行材料收集，做到集中收集、主动收集、避免错收和漏收，对符合归档要求的材料方可分类归档，不符合归档要求的材料不予归档，以高度负责和严肃认真的态度，把好材料入口关。二是把好档案“整理关”。为了使档案整理工作做到全面系统，条理清晰，标准统一，做到了分类明确、编排有序、目录清楚、装订整齐、标准统一。 三是把好材料“登记关”。使档案的提供利用符合程序。先后建立健全各类登记簿，真实、及时地登记了档案材料的直借阅等基本信息。做到档案无特殊情况不出档案室。对因工作需要查（借）阅的档案，必须持有本单位的审批单，同时填写查（借）阅登记册，经部门领导批准后，方可查（借）阅，做到在制度面前人人平等，秉公办事，坚决维护了制度的严肃性。

二、创新思维是做好文书档案管理工作的关键环节

我们在实际工作中抓住关键环节，加强和提升了档案基础业务建设。1、是在收集上下功夫。认真研究和制定归档范围，建立健全文件材料收集工作体系，按照谁产生、谁录入、谁负责的原则，将档案的形成、积累、整理、归档、移交等责任落实到人，使应归档的文件材料处于受控状态。2、是在整理上变思路。随着档案管理系统的上线及推广应用，本着简化整理、提高效率的原则，实现了由繁琐为简化的转变。对文书类档案实行按“件”管理，并采取纸质文件与电子文件同时归档的方法，大大减轻了整理工作量、提高了整理效率。3、是在保管上谋安全。以满足“八防”要求为主要内容，积极采取有效的防范措施，加强内部治安管理，关键部位都安装了视频防盗监控系统，添置了专用设备，档案人员定期做好安全检查和库房内外温湿度检查，不断改善保管条件；同时积极创造条件，压缩办公用房，使档案库房、档案员办公室分开，定期检查保密制度落实情况，多年来无失泄密事件的发生。

三、制度完善是做好文书档案管理工作的重要保证

我们以《中国石油天然气集团公司档案工作规定》、油田公司《档案工作实施办法》为指南，结合服务处档案工作实际，制定了《兴庆路综合服务处文书档案管理实施细则》，对档案工作的管理职责、管理内容、工作流程、工作要求及考核标准都做了详细的规定。同时，我们始终坚持以规范化、科学化和有效利用为目的，从完善和落实档案管理制度入手，建立了相关制度和两项职责，即：保密制度、档案收集制度、档案整理制度、档案保管制度、档案销毁制度、查（借）阅制度等，档案管理部门工作职责及档案工作人员职责，并在工作中严格执行，杜绝失密、泄密事件的发生。

四、平时积累是做好文书档案管理工作的有效途径

档案材料的收集是文书档案管理工作中最重要的一个环节，也是整个文档整理的第一步，收集要及时、全面，并注意做到以下三点：1、是健全规章制度，2、是加强催收，对领导忙于其他事务而容易忘记返还的文件进行催收，必要时给领导提个醒；3、是年终归档，根据文档登记表，检查是否有缺漏归档资料，如有缺漏务必想法补齐。所以，平时就注意收集，并根据预立卷制度将档案资料整理齐全，按时间顺序或文件内容归档，这样对归档工作具有事半功倍的作用。坚持把服务作为档案工作永恒的主题，积极改进服务手段，促进档案利用高效便捷。

结语：文书档案管理工作是各方面管理的重要组成部分，是维护一个部门历史真实面貌的一项重要工作，在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用，只有充分重视此项工作，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，继而利用档案材料和档案信息在日常工作的有效价值，指导和服务于管理工作，实现其工作的特有职能。endprint