让医院档案不再“沉睡”

张蕾

医院档案资料记载了医院历史发展，是推动医院发展的宝贵资源。但是大多数人并不了解医院档案室，亦不知晓如何利用档案室资源，使得一些辛苦得来的宝贵资料渐渐成为尘封的过往。分析原因，多为院领导不重视、档案管理员不专业、收集资料过程中相关科室不配合、制度不完善导致档案工作日渐边缘化。如何把档案转换为创造力，是每个档案管理工作者应该思考的问题。

随着医疗卫生事业的发展和人民群众对医疗卫生服务需求的不断提高，当下医院发展面临巨大挑战。医院多年积累下来的档案资料记载了医院历史发展的大量信息内容，是推动医院发展不可多得的宝贵资源。但是在目前的档案管理工作中，大多数人尤其是临床一线的医护人员并不了解医院档案室，亦不知晓如何利用档案室资源，从而造成一些很有价值的资料尤其是科研资料“一进档案深似海，束之高阁无人知”，渐渐成为尘封的过往。让档案资料重新活跃起来，为医院发展再次发光发热成为当务之急。

档案工作不能有效发挥效能，有以下几方面原因：

一、医院领导对档案工作不够重视，档案室工作边缘化。很多医院现档案用房狭小，管理设备陈旧，档案室条件落后。

二、档案工作人员专业性差，档案管理工作偏重于保密性，不重视开发档案利用价值，导致医院档案成为单一的领导专属保密性文件。

三、职能科室在年度档案收集工作中不理解，不配合，上交档案资料不完整、不及时。为了自己查阅使用方便，只交给档案室一些用不到的资料或是复印件，而将一些不可复制的重要资料留在科室中保存而不愿上交档案室。而由于其保存意识和保存条件的欠缺，又造成一些不可挽回的损失。

四、没有形成完善的档案利用制度，大多数档案只对领导或少数职能科室公开，大多数职工并没有阅览、使用的权利。

五、职工利用档案的意识薄弱，因为借阅使用手续繁杂，职工认为档案是医院机密，除非涉及自身，不愿主动了解医院档案。

针对以上问题，笔者认为，要充分利用档案，根据已有智力成果创新应从以下几方面入手：

一、院领导应提高对档案工作的重视，加大档案室的现代科技投入，提高管理技术水平，尽快让医院档案工作从手工收集、检索提升到电子政务水平，实现档案管理的自动化、现代化，增大信息量，加快档案的收集和开发利用。

二、档案管理人员应积极学习档案业务知识，尤其是当地档案局组织的业务培训，不断提高业务素质，提高档案管理技能。深入临床一线调查研究，充分了解医疗、科研、教学对档案信息的需求，系统总结档案管理工作，提高档案管理水平。档案管理人员应认识到医院档案不但应该为领导决策服务，更应该为医疗、科研服务，充分发挥档案利用的最大效能。

三、应将档案管理纳入目标考核，提高职能科室重视程度，提高上交档案资料的数量和质量，同时保证收集上来的资料真实可靠，信息准确。

四、完善档案管理制度，形成完善的借阅流程，并为借阅者提供阅览场所和摘录、复印设施。

五、职工了解档案、利用档案的意识薄弱，主要是档案工作很少面向普通职工，信息检索不方便，应适当公开档案工作，完善检索体系。

前人的智力成果不应被埋没，应为当前医院发展再次增砖添瓦。档案是记忆，如何把记忆转换为创造力，是每个档案管理工作者应该思考的问题。

（工作单位：青岛市第五人民医院（院办））