从高校档案管理法规视角谈高职院校档案工作现状及发展对策

王韶频

[摘 要]本文从高校档案管理法规视角，以苏州高校档案工作协作组的高职院校档案工作为例，对其现状进行了调研，阐述高职院校档案工作总体情况，分析了目前高职院校档案工作中存在的问题及原因，并提出了具体发展对策，希望能为高职院校档案工作发展提供可行的方向和有益的借鉴。

[关键词]管理法规；高职院校档案；现状；问题；发展对策

2008年教育部颁布的第27号令《高等学校档案管理办法》为高校开展档案工作提供了法规保障。2012年江苏省教育厅、江苏省档案局颁布《江苏省高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），进一步深化了高校管理工作内涵建设，指明了高校档案工作的方向。高职院作为专科学历教育层次的高校，理应依据《办法》开展档案工作，笔者从高校档案管理法规视角，以苏州高校档案工作协作组五所高职院为例，对现状进行调研，阐述高职院校档案工作总体情况，分析存在的问题及原因，并提出发展对策。

一、总体情况

苏州高校档案工作协作组五所高职院档案工作都在上级相关行政部门指导下，规范有序开展档案管理工作。各院校以苏州高校档案工作协作组活动为依托，加强档案工作业务交流学习；以江苏省高校档案研究会为平台，以档案年会为契机，积极开展档案学术研究。总体来说档案工作开展较好，具体体现在以下三点：一是都设有档案工作专门机构负责档案工作，管理规章制度健全规范，都取得一定成果，目前80%档案室获江苏省三星级档案室及以上称号；二是均有档案专业人员负责档案管理工作，软硬件设施满足档案工作需求，目前80%档案室实现统一管理各种门类档案；三是档案信息化水平较高，全部采用计算机系统管理，全部建成文件（案卷）级目录数据库，部分学校还建成了照片、音频、视频等多媒体数据库。

二、存在的问题

1.档案机构设置附属化

《办法》规定：“高校档案馆或综合档案室”两种形式，要求具备“建校历史在50年以上；全日制在校生规模在1万人以上；已集中保管的档案、资料在3万卷或排架长度300延长米以上”三个条件中的任何一项，就应设立档案馆，未设立档案馆的高校应该设立综合档案室。目前，苏州高校档案工作协作组中的高职院都满足上述三个条件中的至少一条，但均未建立档案馆，只设立了综合档案室，且都隶属于学校党委办公室/院长办公室。档案工作和办公室工作混在一起，档案工作的附属化、边缘化，限制了档案工作人员工作积极性和创造性的发挥，导致档案基础业务工作效率和质量不足，从而进一步导致档案开发利用服务工作的缺失或薄弱。

2.档案人员配备不足

《办法》中规定“高校专职档案工作人员列入学校编制序列，其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定”。目前这些高职院办学规模在5000～9000人不等，均超过50年办学历史，每年档案收集整理的量较大且有不断增加的趋势，档案基础业务工作繁杂，档案工作任务实为不轻，而实际情况是40%的档案室只有1个专职档案员，60%的档案室有2个专职档案员，且这些档案工作机构因是隶属部门，部分档案专职人员还承担党委办公室/院长办公室其他工作任务。人员配备不足成了共同问题。另外，由于档案机构附属化，担任档案室主任的往往由办公室主任兼职，并无档案专业技术职称，缺乏专业的培训，也在一定程度上限制了档案工作的发展。

3.档案管理方法和水平存在差异

高职院校档案工作管理水平存在差异，如绝大部分高职院已实现了集中统一管理各种门类档案，但个别高职院没有实现全校档案集中统一管理，有些类别的档案还散存在各个职能部门；绝大部分高职院都采用《办法》中的分类方法，但个别高职院没有按此分类方式分类；绝大部分高职院实现部门立卷，但个别高职院并没实现真正部门立卷。目前，40%的高职院有档案工作考评体系，以此为抓手提高档案工作质量，但60%的高职院没有相应的机制。总的来说在管理模式和方法上各高职院还存在一些差距。同时档案信息化水平也参差不齐。

4.档案开发利用和文化功能待提高

《办法》中明确把“编研、出版档案史料、开发档案信息资源”列为高校档案机构的管理职责，但是在实际工作中，档案机构受制于人员、经费等的约束，深层次编研和开发档案信息资源水平偏低。目前，这些高职院档案机构都编有大事记、组织机构沿革和发文汇集，60%高职院编有其他档案二次编研成果，只有40%的高职院近三年内每年至少有一种三次加工编研成果。由此可见，档案深层次编研、档案信息资源的进一步开发利用还有待加强。

《办法》中明确指出“高校档案机构应当采取举办档案展览、陈列、建设档案网站等多种形式，积极开展档案宣传工作，充分发挥档案的文化教育作用”，但是目前档案部门进行档案展览宣传校园文化的举措甚少，80%高职院无校史馆或校史馆不属于档案部门管理，全都没有档案工作独立网站，60%高职院没有在学校网站上开设档案工作专栏，而在开设档案工作专栏的高职院中，也只有宣传档案法规的规章制度，而没有切切实实宣传高职院档案工作本身的一些成果，并没有发挥好档案工作所应有的文化功能。

三、原因分析

高职院校档案工作问题原因主要是没有受到足够重视，导致机构设置不合理、人员配备不足等，进而导致具体档案管理工作中的问题及档案信息开发利用、服务等应有功能的缺失或薄弱。笔者认为档案工作没有受到足够重视的原因有：

1.高职院校多为中专院校升格而成，在发展的过程中，往往追求学校发展的规模而忽视基础性管理工作，这就好比经济落后的发展中国家，首先追求物质发展而忽视精神层面的追求，只有在经济发展到一定程度才会考虑精神层面建设，这是事物发展的一般规律。

2.档案利用作用发挥不明显，体现在：一是领导直接利用档案不频繁，档案发挥凭证作用多而发挥参考作用少，领导的直接利用感受会影响其重视程度；二是档案发挥作用的非短期性和档案发挥效益的非直接性，比如学生学籍材料，会在十年甚至更长时间后再作为凭证发挥作用，且不会产生直接的经济效益。

3.高职院校侧重培养熟练掌握主干技术、实际应用的人才，在校园文化建设、文化育人等方面较为薄弱，档案被开发利用发挥文化功能的可能性相比本科类院校小很多。

四、发展对策

1.厘清关系准确定位，找准档案机构发展方向

“受到重视”和“开展好档案工作”，看似前者是后者的必要条件，但实质两种是互为因果，相互促进的关系。应该在现有条件下积极开展档案工作，扎实做好基础工作，加大档案信息开发利用，提高服务意识，寻求领导重视和多方面的支持；另一方面，由于高职院校本身的发展，档案工作规范化程度越来越高，“精神层面”追求越来越多，为档案工作发展提供更多有利条件，同时，《办法》等高校档案工作法律法规为高职院校开展档案工作提供了法律法规保障，档案工作机构要充分利用发展的良好机会加强“作为”。在具体的工作中，要不断充实馆藏资源，扎实做好基础业务工作，围绕学校中心工作，主动寻找服务机会，采用多种服务方式，注重发挥档案在校园文化建设中的作用，注重发挥在学校重大活动中的作用，注重发挥档案在学校各阶段中心工作中的作用。档案作用发挥的越多，学校的支持就会越多，档案工作即可得到良性发展，档案机构的附属化、人员配备、信息化水平等问题就能得到解决。

2.充实档案工作人员，扎实做好基础业务工作

稳定专兼职档案人员队伍是提高档案工作质量的基础，增强档案管理技术能力是提高档案工作质量的关键，而这两点都基于档案工作人员的业务素质和管理水平。在目前档案人员配备普遍不足的情况下，一要稳定好现有的一支专兼职档案人员队伍，在建立人员队伍的时候，要考虑到档案工作是一项工作细致、责任重大的工作，需要综合考虑人员的责任心和业务水平，要加大兼职档案管理人员档案管理实用知识的培训力度和创造条件激发他们的工作热情。二要加强对专业档案管理人员队伍能力建设和档案机构负责人的专业水平，注重加大他们学历提升和学术研究的机会，注重他们档案管理专业新技术和新理论等方面的学习，以适应档案工作在信息时代的发展。

3.加强信息化和制度建设，提高档案工作效率和质量

目前高职院校档案工作水平存在差异，档案工作相对薄弱的高职院应该要不断加强制度化建设，以制度建设来科学规范管理，提高档案管理工作质量；以加快信息化建设来提高档案管理工作效率，从而让相对编制紧张的专职档案人员有更多的时候来做档案信息资源开发工作。具体的来说，首先要实现集中统一管理各种门类的档案，能防止某一类档案因部门变动而保存不全的问题，以确保学校整个档案资源体系的完整性，这是保证学校档案保存完整的重要前提。其次档案管理工作每个步骤都要有相应规章制度，大部分高职院已有较完整的制度体系，但还应加强档案工作考核体系或制度的建立，合理规范的考核体系是档案工作人员的动力，也有利于档案工作质量的提高。再次要加强档案信息化建设，利用网络版档案管理系统已是档案管理一种趋势，且要努力把系统整合到学校数字化建设大平台，进行网络信息的收集、整理工作，适时开发档案信息资源并提供利用。

4.广谋思路开发档案信息，努力发挥档案文化功能

档案提供利用是档案管理工作的目的，除了现有档案的利用外，更应注重室藏档案的信息资源开发，做好档案编研工作，主动寻求服务机会。如何在有限的条件下做好档案编研工作特别是深层次高质量编研是很多学校的一个难题。可以从以下几方面入手：一是培养好兼职档案员业务水平及提高信息化水平，以求档案工作效率提高，专业档案人员能有更多的时间精力用入编研工作；二是可以聘请资历深文笔好的老师有针对性地选择题材，利用学校档案资源来担任深层次编研工作；三是可以邀请相关专业学生或是感兴趣的学生选择相应题材，利用学校档案资源来承担一些多样化的课题研究。

党的十八大提出加强文化建设，高职院档案应该大力发挥文化功能，结合编研，积极开展被动与主动相补充、多种利用方式相结合的档案利用，可通过校园网上展示、实体档案展览、图片档案展示等大家喜闻乐见的方式，让大家多了解学校的“历史”，增强爱校之心，发挥档案文化功能。

参考文献：

[1]中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令.高等学校档案管理办法[Z].2008年

[2]江苏省教育厅、江苏省档案局.江苏省高等学校档案管理办法[Z].2012年

[3]王玉玲.高校档案机构职能延伸的困境与出路[J]档案学通讯，2013（2）：81-83

[4]徐荣靖.高职院校档案管理的问题分析与对策研究[J]无锡商业职业技术学院学报，2013（5）：103-104

[5]吴进，高职院校档案信息化建设中出现的问题及对策[J]兰台世界，2013（11）：73