档案工作要为档案利用活动引领“行为趋向”

吕晶

[摘 要]作为档案部门组织开展的一项专业实践，档案利用活动本身有着具体明确的工作目标与精心构建的活动实体。实践表明：档案利用活动实质上是档案利用者与档案工作者共同完成的一项“双边活动过程”。其中，档案工作者对于档案利用活动具有提供物质前提、把紧质量关口、引领行为趋向等影响作用。

[关键词]档案工作；档案利用活动；行为趋向

众所周知，在人类社会实践中，档案利用活动实质上是由档案工作者与档案利用者共同完成的“双边互动”过程：受档案本身某些特殊属性的影响，档案利用者必须获得档案工作者的帮助与支持，才能实际取得参与档案利用活动的目的；而档案工作者参与档案利用活动实践的基本目的，是为了发挥自身优势，吸引档案利用者实际参与档案利用活动，达到有效利用档案、发挥档案应有作用的目的。但必须注意到，在参与档案利用活动的实践过程中，档案利用者一经实际参与到档案利用活动中时，其档案利用的“行为趋向”往往要受到档案工作者的“支配”。此时，档案工作者则占据着档案利用活动的“主导”地位。这是由档案的特性以及档案利用活动的特点共同作用的结果：

一是由档案管理、尤其是档案实体管理的特殊方式决定的。档案馆对档案实体的管理方式与图书馆等有很大不同。档案作为社会组织与个人实践活动历史原貌的记录，其形成过程充满着有机联系，档案与档案形成者之间的来源联系则是其中最独特、最本质的一种。档案整理只有保持来源联系，才能真正地体现档案有别于图书和其它事物的独有属性，也才能真正地跳出图书分类的“樊篱”。在世界范围内，包括我国在内的大多数国家普遍以“来源原则”作为档案管理、尤其是档案实体管理的基本依据。而所谓来源原则就是“档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散，不同来源的档案不得混淆的整理原则。”[1]来源原则的基本内容在于强调尊重来源、尊重全宗的完整性、尊重全宗内的原始整理体系。这就决定了档案管理、尤其是档案实体管理所必须采取的特殊管理方式会与图书馆等有很大不同——管理方式的不同必然导致检索手段上的差异。因而，在档案利用活动中，要准确快捷地实现档案利用目的，离不开档案工作者的引领与帮助。从而使档案利用活动实质上成为一项由档案工作者与档案利用者共同完成的“双边互动”过程：档案利用者必需将自身档案利用意图“通报”给档案工作者，由档案工作者根据自己的理解，通过档案检索环节并结合自身对档案价值的认识，确定档案利用者所需求的“特定档案信息集合”，进入档案实体的调（借）阅环节。只有在此时，档案利用者方有可能真正实现与档案实体原件的“零接触”。在档案利用活动中，档案工作者对档案价值的认识与对档案利用需求的理解水平，直接决定着档案利用活动实践的指向正确与否、提供的“特定档案信息集合”准确与否，甚至规定着档案利用活动实践能否实际进行下去。可见，档案工作者的认识水平制约和影响着档案利用活动的实现程度等。可见，档案工作者在档案利用活动中所发挥的作用实际上占据着“主导”的地位。

二是由公共档案馆的基本性质决定的。公共档案馆本质上同时具有党和政府机关的性质。其“立馆之基”在于为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务、为社会公众服务。“三个服务”职能之间相辅相成、互为依托、不容偏废。同时，公共档案馆肩负着为社会积累、保存历史记录的重任，掌握着大量的信息资源，并以其独有功能成为连接档案信息与社会公众的纽带，处于社会档案信息“实际支配者”与“特殊供给者”的优势位置。伴随着我国改革开放进程的加快，客观要求公共档案馆必须积极配合建立服务型政府的需要，加大履行为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务、为社会公众服务职能的力度，切实解决好以往公共档案馆履行“三个服务”职能过程中面向社会公众服务明显滞后的缺憾，努力实现公共档案馆履行“三个服务”职能之间的合理平衡，拓宽档案信息服务领域，实现档案信息共享与开发利用的目的，必然要求公共档案馆加大档案利用工作力度，某种意义上也使档案工作者具有了顺应满足引领档案利用活动“行为趋向”要求的社会条件基础。

三是由档案本身的基本属性决定的。“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。”[2]档案的本质属性在于其所具有的原始记录性。这就决定了档案除具有内容的典型性特点之外，还具有副本的有限性、甚至版本的唯一性等特点。档案的副本有限性、甚至版本唯一性特点决定了档案部门在开展档案利用活动过程中，必须从更好保护档案原件使用寿命的角度出发，尽量控制档案利用者直接与档案实体原件进行“零距离”接触的几率。而不能如图书馆等一般，依托副本多、版本全的优势，可以采取开放式的利用方法，让图书利用者尽可能地与馆藏各类图书进行“零距离”接触，从而实现阅读利用图书信息的所需。凡此种种，都客观致使档案工作者必须成为档案利用活动的主导者。

参考文献：

[1]冯惠玲、张辑哲：《档案学概论》，中国人民大学出版社，2006年5月版，第239页

1.胡鸿杰：《中国档案学理念与模式》，中国人民大学出版社，2005年9月第一版。

2.冯惠玲、张辑哲：《档案学概论》，中国人民大学出版社，2006年5月第二版。

3.刘国能、王湘中、孙钢：《档案利用学》，中国档案出版社1996年7月第一版。