浅议电力基建工程档案的规范化管理

丁红燕

（新疆天山电力股份有限公司,新疆 奇台831800）

浅议电力基建工程档案的规范化管理

丁红燕

（新疆天山电力股份有限公司,新疆 奇台831800）

摘要：随着我国经济建设的迅猛发展,电力能源需求量越来越大,越来越多的基础设施投入建设。在这种背景下，电力基建档案也在发挥越来越重要的作用。本文以电力基建档案的规范性管理为切入点，探讨了在电力基建工程建设过程中，如何保证归档文件材料的齐全、准确、完整和系统，以期提高我国电力基建工程档案管理的系统化和规范化，推动我国电力事业发展。

关键词：基建档案；电力工程；规范化管理

电力基础设施建设工程档案包括工程项目从立项到交付使用全过程的文字、图纸、影像等资料，是基建工程建设全过程的缩影，对电力企业意义重大。规范标准的电力基建档案是电源建设、变电站、线路、电缆、配网等电力项目施工、改扩建、维修等活动的依据，也是电力企业的法律凭证与记录。

在电力基建项目施工过程中，由于档案管理涉及单位多、人员多、程序多，且整个项目建设周期普遍较长，施工工艺复杂，基建档案规范化一直很难实现。因此，在电力基建档案管理中应用规范化和标准化的管理模式，对实现电力基建工程具有跨时代意义。

1　电力基建档案管理存在的问题

目前，我国电力基建工程档案管理普遍存在不系统、不规范、不标准的现象。总体而言体现在以下几个方面：

1.1档案资料不系统

很多基建项目由于持续时间长，建设前期和后期存在多个档案管理员，导致档案整理思路不系统。比如在施工中所签订的各种合同，没有明确或者注明协议日期，合同中的工程名称前后不同，合同额前后不吻合，施工、监理等参建单位的来文来电文号缺乏逻辑性等。

1.2档案文件不标准

这一点具体体现在工程资料、影像资料的格式及完整性上。由于业主、施工以及监理等参建单位对基建档案的要求不统一，导致同一个项目工程的设计变更通知单、技术交底、工程联系单等具有保存价值的文字资料格式各有不同，甚至有些文字资料填写不正确、不规范、不严谨、不完整，有些资料不是原件，大大降低了基建档案的规范性。

1.3工程资料不完整

档案资料收集是最繁杂、最琐碎也是保证档案规范性最关键的一环。但在现实中，电力基建档案的文件及资料往往不完整，例如具有保存价值的施工记录、施工总结，施工设计、设计变更及工程联系单等经常出现丢失、漏收、损坏等现象。

2　电力基建档案的规范化管理措施

电力基建档案的规范化管理可从工程前期、项目招标、工程施工、竣工验收等项目建设阶段来实现。

2.1工程前期的档案规范化管理

在电力基建工程的建设前期，电力企业应设置专职的档案管理人员，负责工程前期勘察研究文件、项目审批文件等具备保存价值的档案资料收集。这些资料既是工程前期的关键性文件，也是整个项目建设周期的重要基础，对全过程产生的文件起着重要的控制作用。

2.2项目招标阶段的档案规范化管理

在这一阶段，电力基建项目参与的单位开始增多，不仅有业主方、建设方，还有招标代理、投标单位、标评单位等。这一阶段归档的文件种类非常多，主要有中标通知书、澄清文件、招标文件、评分表、投标文件、报价单等。要尤其注意各类文件的签字是否规范、齐全，文件的签字与各种功能表格的签字是否统一，资料是否具有时间上的逻辑性。档案管理人员全程参与项目招标是保证该阶段规范化管理的重要措施。

2.3项目施工阶段的档案规范化管理

施工阶段的档案资料最多，这一阶段不仅是项目建设最重要的一环，也是保证电力基建项目档案规范性的关键一环。总体说来，施工阶段的工程资料可分为：设备资料、材料质量保证资料、施工记录等。在设备资料的管理上，档案管理人员要尤其注意设备是否具备合同条款约定的事项，并参与到场设备的开箱检验工作，完整收集有关购进设备的相关档案。因故不能参与的，要参与设备开箱验收工作，填写设备验收单，将设备有关出厂资料分类归档。

在施工材料质量保证资料的管理上，档案管理人员应及时掌握施工材料购买情况，注意购买合同是否签订，合同是否移交，移交程序是否符合规定，签字盖章是否有效，内容方面有无缺漏等，发现不符合规定的地方要及时予以纠正，检查无误后才可以归档。

在施工记录资料的管理上，档案管理人员应充分发挥监督、指导职能。定期检查施工单位的施工记录，督促施工监理等单位资料管理、文件归档等情况，对于发现的问题要督促其及时整改。

2.4建立档案管理责任制

电力基建项目的建设周期是比较长的，而且参与建设的单位也比较多，涉及的范围较广，因此在管理上的难度也相应增大，在资料收集与管理的过程中可能会遇到经手文件的人员比较多，以及用时较长的问题。档案管理部门必须做好准备为各个参建的单位设立专门的档案资料管理组织及文档管理程序具体化，并且进行必要的指导和监督工作，保证档案的收集规范、完整和准确。

电力企业基建项目档案管理人员的素质和水平高低直接影响档案管理规范化的程度高低。因此，还应加强对档案管理人员的培训和管理，提高档案管理人员在项目中的参与程度。只有保证档案管理人员的参与度，才能保证档案的真实性和规范化、标准化。

2.5建立档案动态管理机制

电力基建项目的规模一般都比较大，涉及的单位多、人员多、程序繁杂，施工队伍的人员流动性也比较强，在整个建设周期中会存在多个档案管理单位和多个档案管理人员，建立档案动态管理制度非常有必要。首先是档案管理人员的动态管理，电力企业应依据基建项目的地理位置、建设程序等对档案管理人员进行“分兵布阵”，明确各个阶段、各个参建单位的档案人员和工程人员的档案管理职责；其次是项目建设档案的动态管理制度，这项制度有助于保证重要档案的连贯性，即使发生人员的调整和关键人员的变动，也可以保证档案资料的完整性，保证档案管理网络的严密性。

电力基建工程档案的规范化决定了工程交付使用的效率，影响着项目建设的成本。所以，电力企业应提高基建档案的规范化程度，正确、高效处理当前电力基建档案管理中存在的问题与缺陷，切实规范电力基建工程档案管理工作，推动电力基建工程的有效实施。

参考文献：

[1]黄爱芹.电力基建档案整理的常见问题[J].档案管理,2012（05）.

[2]陈秀菊.电力企业档案管理规范操作指南[M].北京：中国电力出版社出版,2010.

[3]石大泱.档案工作概论[M].北京：中国档案出版社，2010.

[4]彭万里.科技档案管理[M].北京：中国档案出版社，2010.

作者简介：丁红燕，女，新疆沙湾人，助理馆员,主要研究方向：档案管理。