信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战

薛雁

摘 要：现代社会正走进信息化的世界，很多相关的技术飞速发展起来，比如手机的通讯，计算机网络的传播，让人们的生活和工作都更加方便。从技术本身的特点来看，现代信息技术具有很好的直观性、快速性等优点，这能有效提高档案信息的利用价值。原来的档案信息因为大多是纸质的，在借阅中容易丢失，无法满足巨大的借阅群体，这样利用效果上也差了很多。本文针对这个形势，着重分析了信息化社会对传统档案信息服务带来的挑战[1]。

关键词：信息化社会；传统档案信息；挑战

在信息化社会中，人们深切感受到科技的力量，方便了生活的方方面面。同时，他们也慢慢意识到信息的重要性。想让信息在群众中得到广泛利用，能够吸收更多前人的经验积累，就要改变档案信息的服务模式，不断扩大资源容量，让借阅的方式不再是到档案室里直接拿走手记，更多的人可以去看去学。这也是社会信息化的客观要求，档案管理工作可以采用计算机网络等各种新技术，不断提高效率，方便传播、阅读。档案信息不能一直采用传统的服务方式，要逐步趋适应现代人们对信息广泛阅读的需要。作为档案管理，不能忽视这个变化，要从实践出发，充分认识到档案工作在模式和内容上要不断改变，最终顺应时代的要求，实现最大化利用档案信息资源。

1 社会实践环境更为开阔，需要打破原来封闭式的档案服务[2]

社会不断发展，每一个之大决定都要留下文字记录，慢慢相处独立的档案工作，这是为了保证各项工作有序进行，也会后期的工作查找留下资料，方便后人从阅读中吸取经验，总结教训。因此，这项工作是因为社会需求而产生的，最终为社会服务的。原来的档案工作目的较为简单，还因为传统社会交通不便，信息资料相对封闭，服务的对象也就比较单一。比如说：国家的水利部门在今年建造了那些工程项目，具体怎样建造的，用了多长时间等等。这样对档案的利用价值就大大降低了，通常只是繁琐的单项传抄记录，也没有把经验技术流传出去。

社会的变化也带动了档案服务模式的改变，特别是信息化时代的到来，信息服务范围不断扩大，如果还是选择传统的服务理念，对当前的档案信息服务工作就会造成一定的阻碍。现代社会的实践环境是开放式的，人们可以通过网络传播、自由浏览各种信息，这也就是说档案信息不是只给某一部分人看的。同时，市场经济形式下，社会发展补不断拓宽新的工作领域，档案信息之间也需要相互借鉴，很多公众也希望能走进档案馆的大门了解更多。比如：南京长江大桥的建立时间，主要参与的人物，设计的理念等等，是很多人都想去了解的，这是一种具有历史意义的建筑，很多设计的理念和技术对后世都有着深远的影响。这些系统的档案资料是一项真实可靠的史实记载，能够站在客观的角度显示出某个时期的水利技术水平等等，是一面看到自身发展历程的镜子。依据这些资料，可以查漏补缺，有重点地进行改革，加大改革的力度，整体提高医院的综合实力，在激烈的竞争中立足。随着技术发展的速度越来越快，人们越来越感觉到信息的价值意义，特别是在后期的发展中会遇到各种新的问题，需要大家集思广益，通过这种较为开放的平台，可以激发不同的创新意识。

2 公平、自由对档案信息服务的挑战[3]

2.1 实现公平、自由的学习传递

信息具有的自由传递性与共享性，这对传统档案信息服务模式提出了挑战。传统档案信息服务模式是封闭的，除工作人员外并不向大众开放。因为传统信息是为政治统治阶层服务的，普通平民是接触不到的。传统管理模式采用的是实体管理，将档案严密的保存起来。相关管理部门没有认识到信息资源对于社会实践的重要作用，使信息资源的效果不能被充分利用。在为大众服务时，是被动的，一般不和信息的利用者沟通，满足不了利用者的利用需求。在编研中也不与借阅等活动相结合，不根据利用者的真实需求来决定编研的具体内容，而是由档案部门判断。这样使信息服务只有“外形”，而无“核心”。

2.2 便于档案信息服务于大众

信息传播是现代民主体系的关键之一。由技术角度出发，它能进一步促进民主有效地实现，个人能够更方便地得到更多的信息资源。信息的传递与交流越来越频繁，人民大众越来越渴望了解与政治相关的信息，更加关注国家政策法律等信息。所以，档案信息的阅读者也会不断增加。传统的档案信息服务模式过于保守，极大的限制了档案公开的数量，利用者得不到需要的档案信息。这种落后的服务理念已经不适应时代的发展，档案信息服务模式想要适应社会信息化，就要从自身开始改变。大部分档案网站都充当着档案宣传者的身份。传统的档案服务工作通常服务于政治斗争、领导开展工作、工农业生产、无产阶级专政等方面。这导致了档案网站的信息服务侧重于政治内容和人事处分方面。现在，社会大众几乎不能从网上直接看到自己所需要的档案资料，当利用者在服务中无法获得自己所需要的信息时，很容易对档案信息利用产生负面情绪，导致在以后的生活中直接放弃这种获取信息的方式。这样就会使大量得档案信息资源被浪费，信息的流通遭到人为受阻。因此，在这个信息化社会的大环境下，相关人员已经不能再因个人想法去控制传统档案信息的公开。

3 对效率和质量方面提出了挑战

单从狭义的角度来说，这指的是档案服务方式发生了改变，进入信息化时代，主要体现在手段和服务两个方面，广义的角度来说，就是服务的主题更扩大化了，实现网络化传播。具体体现在下面几个方面：

3.1 更方便传播利用

对于现代社会的发展的情况，在某一程度上来说，是需要一种快速、大量的信息服务，这也是社会加大档案信息利用的有效方式。传统的档案夫妇相对比较闭塞，传播的途径也比较单一，无法将信息有效宣传出去，这样平民大众就很难了解到实际的档案资料，也就更无法学习了。因此，未来的档案服务中心要转变为社会大众服务。也就是说，档案管理不能只依靠原来的纸质管理，要利用信息技术分类进行复制整理，形成系统的保存文件，上传到各个领域部门，让每个人都有浏览学习的机会。这在传统的档案管理是根本实施不起来的，正是因为这个新技术改变了档案信息的保存方式。传统档案信息只能通过借阅或者是复制的方式进行传播，这样的服务方式无法适应社会化信息化的要求。这要花费较高的高成本，使用起来也很不方便，容易造成丢失等问题，反而得不偿失。

3.2 适应人们工作需要

档案服务实现信息化也是顺应人们基本的生存需要，特别是在通讯技术的推动下，档案信息要主动服务于社会，根据客户的选择，来选择性发放给每个人，增加服务空间。现今社会每一秒都有千万种变化，遇到机遇也要及时把握，某一方面的信息没有及时获取或传达，就可能慢别人一步，错失良机。所以，现代社会要求档案信息服务必须有着高效的速度和高质量水平。然而，传统的服务模式和社会脱节较大，无法实现真正的实践价值，这种落后的方式也无法适应快节奏的工作进程。

4 结束语

随着网络的不断发展，计算机应用更是广泛起来，信息技术已经深入到人们生活的方方面面，在这个形势下，社会逐步走进信息化社会，它对传统的档案信息也提出了挑战，特别是他们的服务模式需要跟随社会的需要发生改变。信息化要求档案的记录不再只是传统的纸墨刻画，开始走进一种虚拟的电子形式，方便快速传播。所以，档案部门要从各方面进行调整工作，改变信息服务模式，主动服务于民众，提高信息利用率，走健康发展的道路。

参考文献

[1]吴品才.试论虚拟档案馆与传统档案馆[J].档案学通讯，1999（3）：15.

[2]谢俊贵.我国社会信息化的含义、作用及推荐策略[J].情报理论与实践，2002（4）：244.

[3]胡鸿杰.中国档案学的理念与模式[M].北京：中国人民大学出版社，2005：43.