档案安全保障体系建设研究

肖怡

摘 要：文字是人类发展历程的重要记录依据，很多重要的档案和历史文献记录，都存放在政府各个部门内。而在近些年的档案查阅和整理过程中，发现很多部门的档案存在缺失、遗漏、模糊不清等问题，甚至有部分重要档案机密泄露的状况，给国家和人民带来了较大的损失。因此研究档案管理存在的问题，如何加强档案的安全保障体系建设，对档案保存工作具有重要的现实意义。

关键词：档案管理；安全保障；体系建设

我国的档案管理现状不容乐观，存在较多的漏洞。2010年国家档案局提出“确保档案安全保密的安全体系建设”重要任务，在全国范围内从法律制度和部门管理上都开始不断完善和提高。然而由于社会发展的速度太快，需要完善的档案工作量日益增多，同时相关的档案管理设备的条件有限，二者的矛盾造成整个档案管理工作难度加大。各档案管理部门正面临着全所未有的严峻挑战。

1 我国文字档案安全保障体系的现状及存在的问题

1.1 安全管理制度不全

在以往很长的一段时间内，档案管理工作都是零散的，更没有相关的制度和工作标准。特别是对于档案的安全检查、日常维护、丢失责任和处罚等都没有形成完善的制度。由于没有制度的约束，相关工作人员便没有较高的责任心，工作中玩忽懈怠，很多重要和宝贵的资料因此遗失掉了。

1.2 安全意识差

很多部门没有设置专门的档案室和档案管理员，即使设置了的也是随意安排的非专业人士。由于没有经过系统化的学习，相关的档案管理和安全保密知识匮乏，在进行档案管理的时候，难以达到预期的效果。同时由于档案管理安全意识，没有引起足够的重视，导致很多机密档案信息的泄露。

1.3 档案收集不全

基于档案管理专业知识的缺乏，非专业档案管理员只是简单的对资料进行整理和存放，大多的资料来源于其他同事和部门的提供，没有主动的系统化的搜集。这样整理的资料往往都不完善，很多只记录了某个事件的一部分，同时很多资料由于年代久远，加之原来记录的时候条件有限，很多字迹模糊，或者纸张发生了霉变、掉色等情况，导致资料搜集很不完整。倘若没有有效的进行保护，很多久远的资料就会破坏了。

1.4 分类不清

大多数部门在档案存放的资料，没有细致对所有档案进行分类。有新的档案需要存放和保管的时候，就随意的大概归类到某个地方，也没有进行编号和登记。所以很多档案管理员自己都不清楚，该档案室存放了哪些资料。一旦发生遗失和破损，他们也没有能及时的发现，进行补充和弥补，这也给很多的不法分子提供了客观作案条件。

1.5 人员变动快、交接不全

各部门的人事变动是很正常的，作为档案管理部门也同样经常进行人事调动。在此过程中，如果监管不严，很多宝贵资料可能就会被带走，或者在交接的过程中，发生遗失。

2 电子档案安全保障体系存在的问题

2.1 电脑设备陈旧

很多部门档案室的电脑都是很陈旧的，其配置很低。同时很多档案管理员电脑操作技术不好，一旦使用不当，很容易发生电脑死机和其他一些故障。特别是当电脑被植入病毒的时候，很多文件就会被损坏或被木马病毒盗窃。

2.2 安全意识差

在我国的大部分部门的档案室电脑，基本都没有设置专业的防盗系统，也没有其他的一些安全防护系统。当其他同事或相关部门需要过来查阅相关资料的时候，都可以进入电脑进行查阅，甚至有些人可以在管理员不在场的时候直接进入电脑。如果有些不法分子利用这种职务之便或买通相关人员，就随时可以讲电脑中的保密资料盗走。

3 档案管理的安全保障体系要求

结合上述我国大部分部门的档案管理工作中存在的问题，可以看出，要做好档案的安全管理保障体系，就必须从制度建设、人员培训、技术升级等方面着手，具体如下：

3.1 完善档案管理的相关工作制度

3.1.1归档和保存制度

对于各种保密资料要定期进行分类归档，并妥善放置在安全的位置，最好是放置在专用的保密资料室内。切忌将保密资料随意放置在自己的办公桌甚至是家里。定期存档后要做好登记，以便知道文件的类型和去处，方便查找的同时也知道文件的位置。同时做好分类的存放，定期对档案进行检查，是否有遗失和破损的情况，对出现的状况可以及时处理。

3.1.2查看和借阅制度

（1）根据文件的重要程度，要设置查看和借阅的权限。并非所有的文件都可以对所有的内部人员开放，只有根据等级和实际工作需要，才可以查看特定的一些特别机密的文件。这样可以有效防止基层人员了解上层的一些机密消息。

（2）不论和哪个部门、哪个人员来借阅一些比较机密的文件，特别是涉及到国家利益和经济相关的，必须要请示上级领导，经同意后才可以借阅。并严格做好登记，详细记录借阅部门、人员、职务、借阅时间和期限，在规定时间内务必督促其还回，形成闭合。

（3）设置专门的档案室，并配置专业的档案管理员，制定完善的档案管理制度，并落实到人，对档案进行统一的管理，可以有效避免多样化和随意性，做到专业人做专业事。

3.1.3制作和复印制度

（1）很多时候由于各种工作原因，需要对一些机密的档案文件进行制作和复印。由于版面和技术要求等因素，很多部门会随意把资料拿到外面的打印店去制作，这就很容易造成资料的泄密和外传。特别是拿电子档文件去制作的时候，很多人员就直接把文件给复制到了他的电脑中，造成了各种损失。因此对于机密文件，必须在本机构指定的位置或文印店来进行制作，严禁随意刻录。

（2）当对一些机密文件进行复印的时候，必须要有第二人在场，不可单独把资料拿出去复印和存档。并且在复印后文件上要盖好相关的印章，指定文件的用途不可用做它处，防止不法分子拿着文件进行其他的违法事宜。

3.1.4处罚制度

对于工作中以权谋私、利用职务之便给其他相关利益人提供本部门内部机密资料的，以及其他相关违法行为，要进行严厉的处罚。对于构成犯罪的，要提交公安及检查机关进行处理，接受法律制裁。只有严格执法，对渎职人员进行严厉打击，才能将制度给予落实，才能对其他工作人员敲响法律的警钟。

3.2 提高工作人员的安全意识

在日常工作中，要经常给档案管理人员进行法律的普及，可以进行一些法律讲座、典型案例的培训，一些已有的犯罪事实的形成和处理等。既让工作人员了解到各种犯罪的方式和方法，从而有效的进行避免和控制；同时又能让他们了解到出售国家机密所要承担的严重后果，从而提高法律意识，增加控制手段，做到警钟长鸣，严防机密文件外泄。

3.3 提高信息化的技术水平

随着计算机办公的逐步普及，越来越多的资料需要进行电子的存档。那么如何防病毒、防监控、防窃听、防黑客等都成为了防止机密外泄的重要手段。针对大量工作人员非计算机专业人员的现状，最好不定期的进行各种信息化和电脑技术的培训，特别是对于各种电脑入侵的防治等技术操作进行针对性的培训。达到信息的密码化、科技化，形成更高的安全防护系统。只有从技术水平上得到真正的提高，才能有切实可行的措施来防止各种犯罪手段的实施。

4 结语

档案管理涉及到国家和政府的很多机密，也是传承历史文化、人类文明的窗口。保障档案的完整和安全，是我们每个人应该重视的事情。只有从思想上提高认识、设备上不断更新、技术上不断提高，同时相关工作人员认真负责的做好本职工作，相信档案安全保障体系一定可以做好。

参考文献

[1] 项文新. 构建基于信息安全风险评估的档案信息安全保障体系必要性研究. 档案学研究[J]，2008（1）.18-19

[2]李佳善 .我国档案管理保障体系存在的问题及对策研究[J] .科技创新导报 2011（10）.23-24