条形码、二维码和RFIDD在档案管理中的应用比较研究

蒋术

摘要：本文对条形码、二维码和RFID进行梳理，从理论和实践层面对其进行技术指标分析，指出它们在档案管理中的适用范围。

关键词：条形码二维码RFID档案管理信息化

随着移动互联网、物联网的普及与发展，条形码、二维码、RFID等技术在档案管理中的应用日益重要。笔者在对条形码、二维码和RFID进行梳理的基础上，对其进行技术指标分析，认为条形码、二维码和RFID技术各有利弊，各档案部门应根据自身情况选择使用。

一、对条形码、二维码和RFID的介绍

（一）条形码

《条码术语》中指出，条码（bar code）是由一组规则排列的条、空及其对应字符组成的标记，用以表示一定的信息。其中“条”（黑色部分）是指条码中反射率较低的部分，“空”（白色部分）是指条码中发射率较高的部分。简单来说，条形码就是由反射率相差很大的黑条和白条组成的相互平行的图案。它具有可靠准确、数据输入速度快、经济便宜、灵活实用、易于制作等优点。但是它信息存储量小，仅能存储一个代号，使用时通过这个代号才能调取计算机网络中的数据，且只能存储数字、英文、字符，最大信息密度为128个ASCII码。

（二）二维码

二维码是条形码的一种，它是用某种特定的几何图形按一定规律在平面（二维方向上）分布的黑白相间的图形记录数据符号信息。能够在横向和纵向两个方位同时以图形表达信息，因此能在很小的面积内表达大量的信息，可容纳多达1850个大写字母或2710个数字或1108个字节，或500多个汉字。与条形码相比，二维条形码具有存储容量大、可引入加密措施、抗损毁能力、空间利用率高、持久耐用等优点，可以视为升级版的条形码。

（三）RFID

RFID（Radio Frequency Identification）被称为无线射频识别，是物联网核心技术之一。它是一种非接触式的自动识别技术，通过无线射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，无需人工干预。RFID系统由三部分组成：（1）标签（Tag），由耦合元件及芯片组成，每个标签具有唯一的电子编码，附着在物体上标识目标对象；（2）阅读器（Reader），读取（写入）标签信息的设备，可设计为手持式或固定式；（3）天线（Antenna），在标签和阅读器间传递射频信号。

二、条形码、二维码和RFID及其主要技术指标比较

与条形码相比，二维码打破了条形码只能记录数字和字母的局限性，存储容量和容错能力，成本、安全性上均呈现较大优势。故从功能、安全性、便利性和成本等技术指标，重点论述二维码与RFID的差异。

（一）功能上，RFID比二维码更强大

一是高速读取。以档案库房盘点为例，档案管理员只需布置好RFID天线的位置，就可以实现隔空搜集档案信息，一次能够采集多个，且RFID阅读器无需接触档案盒，无需找到RFID标签的位置，甚至可以高速读取。而二维码则需逐个阅读，其虽有一定的容错能力，但是仍需要对准才能准后确扫描出档案信息。二是重复使用，将RFID标签固定到档案盒上后，一般情况下不必取下。变更档案盒著录信息，只需对RFID标签进行重新写入数据即可。而二维码信息的写入具有不可逆性，信息变更后必须重新生成二维码，并打印粘贴，修改流程较为烦琐。三是实时监测。当给档案室中的每盒档案贴上RFID标签后，它的位置、状态（是否被借出）和完整性等信息能够实时显示在终端上，便于监测与管理。而使用二维码难以确定档案实体的状态，必须到指定位置进行检查才能明确档案状态。

（二）安全上，RFID比二维码更可靠

通过屏蔽设施和天线的设置，RFID信号的辐射范围能够缩小在几米之内，使其在档案库房外读取RFID标签信息的可能性缩小，但仍存在泄密的可能性。同时，利用相关技术如认证技术和加密技术，原则上能够实现档案外部实体的安全和内部信息的安全。而二维码信息是直接暴露在外的，使用任何扫码设备都能够快速识别，即使采取了相关的加密技术，其破译成本和难度都远不如RFID。

（三）交互上，二维码比RFID更具优势

以智能手机为代表的智能终端的广泛普及为二维码的使用创造了条件。一般情况下智能手机的摄像头能够解析出二维码背后的信息，且每个持有智能终端的人都可以亲自尝试。同时，二维码提供了一个接口，通过这个接口可以把档案利用者带到不同地方。文本、图片、视频、音乐、网站等均能够生成二维码。而RFID的互动性相对差些，没有专门的设备，普通人是无法查看RFID芯片内的信息的。

（四）成本上，二维码的价格远小于RFID

成本管控可以提升档案工作的经济效益。RFID的市场价为1～4元每个，而二维码接近零成本。表面上看二维码在成本方面具有绝对优势，但是这种比较并没有考虑时间成本、人力成本、信息变更等成本。而RFID一开始的投入成本很大，但是发挥作用后会节约很多资源。

三、条形码、二维码和RFID在档案管理中的应用策略及建议

（一）条形码在档案管理中的应用及建议

（1）档案的调阅管理。通过给每件档案分配唯一的条形码，并把条形码与唯一的档号在电子文件管理系统中一一对应起来，便能实现便捷的档案调阅服务。档案管理员只要手持条形码阅读器，扫描案卷上的条形码，就能找到需要的实体档案并查看其相关内容，无须翻阅实体档案，对实体档案具有一定的保护作用。（2）档案的库房管理。只需逐个扫描实体档案，然后通过挂接的电子文件系统进行汇总、统计即可，扫描结束，盘点工作也将结束。虽然条形码进一步提高了档案管理的效率，但是考虑到条形码技术上的缺陷，加之二维码能够实现其相应功能，建议档案部门应逐步取消条形码。

（二）二维码在档案管理中的应用及建议

2005年9月，国务院办公厅和中共中央办公厅下发了《关于印发<机关公文二维条码使用规范>的通知》（中秘文发〔2005〕56号）文件，确立了二维条码在流转公文中应承担的作用，开创了一种新的文件管理方式。二维码除了应用于档案的调阅、展览和库房管理外，还可以应用于档案的著录上。把已经录入电子文件管理系统的著录信息，包括档案的目录和摘要、著录项等生成二维码后，粘贴到档案盒上，能够较为详细地展现档案的背景信息，且不用手工填写任何内容，信息变更后直接重新生成二维码粘贴到档案盒上即可，这极大地丰富了档案实体的著录内容。

（三）RFID在档案管理中的应用及建议

RFID具有非接触式数据采集、档案数据处理量大、电子标签信息容量大、电子便签超强的穿透性、安全性高、寿命长、外观多样化、可重复使用等优势，是档案库房信息化、智能化建设的常用技术之一。RFID除了实现条码技术在档案管理中的功能外，还具有两大优势：一是RFID存储容量进一步扩大，能够达到MB量级；二是RFID能够实现非接触式的数据采集，而不必一个一个地去采集信息，尤其是在档案盘点的时候，能够极大地节约时间和提高工作效率。例如，北京市第一中级人民法院基于RFID技术构建了智慧档案室，其对室藏的20000册卷宗进行盘点发现，人工盘点需要56小时，使用RFID后，仅仅需要3个小时。RFID还可以与智能密集架相配合，为每一盒档案分配唯一且固定的位置，通过与电子文件管理系统的整合，能够实现准确的定位功能，为档案的排架和查阅提供支持，并通过语音播报技术，能够准确定位到所找档案的排架位置。综上所述，RFID强大的功能优势和良好的安全性，使其适用于库存规模小、利用率高的档案室库房管理工作。

参考文献：

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作者单位：中国人民大学信息资源管理学院