浅谈事业单位档案管理中存在的问题及对策

杨金明（秦皇岛市北戴河区国有资产经营公司 066000）

一直以来，在档案管理过程中，许多事业单位只注重档案的收集、整理、保管等环节，认为把档案管好就算尽到了责任。随着社会的发展，传统的档案管理方式已不能适应发展的需要，其弊端逐渐显现出来。为改善这一局面，把档案管理工作落到实处，我在实际的工作中对此展开了深入调查和研究，认为其尚有一些亟待完善之处，并在此基础上提出了几点改进措施，具体如下。

一、档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理的重要性认识不够

在多数人眼中，档案工作就是一项默默无闻的工作，它并不像其他工作那样引人注意，从事档案管理无法快速取得突出的成绩。所以，各事业单位的领导人员及从事档案管理的工作人员普遍对这一岗位存在认识误区，认为档案工作无非是抄抄写写或者简单保管资料的一种事务性工作，不仅不是单位的主要工作，更不能给单位创造经济效益，只要不丢失，不泄密就行了。 这种想法的存在严重制约了档案管理工作的顺利开展。

（二）档案管理的秩序混乱

当前，很多事业单位普遍缺乏规范的档案管理制度，导致管理秩序混乱。究其原因，主要有以下两点：其一，档案收集工作不到位。在收集档案过程中，由于缺乏必要的档案收集考核手段，使得已有的管理制度无法真正发挥应有的作用；其二，档案整理不规范。在多数事业单位中，档案管理人员的流动性普遍较大，加之缺乏统一的工作标准，在管理工程中常常出现目录与实际内容不相符、遗漏资料等问题，且难以追究责任。

（三）档案人员的综合素质有待提高

在日常的管理工作中，档案部门有时也会做一些专业知识的培训，但管理人员的流动性比较大，即使做一些培训，但大多都是新手，并不能取得理想的效果。加之，有些事业单位对档案管理人员的技能要求不高，许多档案管理人员甚至并不是专门负责档案管理，往往身兼数职，无法完全投身于档案管理中，这也在一定程度上降低了档案管理水平。

（四）档案资源的开发利用不够完善

随着科学技术手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍采用，但有些先进的技术手段还没有被充分挖掘出来。以信息技术手段为例，多数事业单位只是将信息、目录输入计算机，他们仍然习惯于手工操作，档案管理的信息化程度不高。

二、改善档案管理工作现状的几点对策

（一）提高认识，加强领导

其实，档案管理是事业单位工作的前提。档案管理作为单位工作质量的一种再现，其管理水平的好坏直接关系到单位的工作效率能否提高，因为档案记录着单位的资料，为研究单位的业绩提供了重要资料。只有结合单位的现状制定相应的管理政策，才可以使一个单位蒸蒸日上。所以，无论是单位领导还是档案管理人员，必须摆正观念，对档案管理工作引起重视，并把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，纳入议事日程。同时，各事业单位还要积极建立自己的档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，及时发现问题并加以解决，以促进档案管理工作的良性发展。

（二）建立健全档案管理制度

有道是，“无规矩不成方圆。”对于一个事业单位来说，要想高效地运作和规范化管理，同样离不开自身的制度建设，因为一个好的制度可以使单位的管理正常运转。那么，如何做呢？首先，用健全的工作制度来规范事业单位的档案管理。例如，重大会议的材料、招聘、对新员工的考核以及与员工签订的合同等情况都应在档案中如实记录，所收集上来的材料也应该及时补充完整。其次，要建立档案管理达标升级考核机制。各单位应对档案管理工作实行定性定量考核、分级分类指导、等级动态管理，进一步推进档案管理工作制度化、规范化和科学化建设。只有这样，才能使档案能够按照科学的轨道有序运转。

（三）增强专业性培训

众所周知，档案管理人员的专业知识和综合素质的高低，在一定程度上决定着档案管理工作的水平。因此，各事业单位应积极鼓励和安排档案管理人员参加档案现代化管理的理论知识和操作技能业务培训，不断提高档案管理人员的素质水平。具体而言，主要包含以下几方面：首先，开展计算机基本技能和基础知识培训。信息技术的应用是当前档案管理工作的基本要求，只有将档案管理和信息技术应用相结合，才能灵活运用信息技术解决和处理档案管理中所遇到的问题。其次，开展组织能力和协调能力训练。档案管理人员还应具备组织能力和协调能力，努力协调好内部的关系，使其建立互相信任、互相包容的团队关系，从而更好地服务于单位。再次，开展工作规范培训。由于事业单位的变动较大，档案管理人员必须紧跟时代步伐，不断更新、收集档案，补充档案库资源，通过完善的档案管理，推动事业单位各项工作的顺利开展。只有这样，才能全面提高档案管理人员的素质，为档案管理工作的顺利开展打好基础。

（四）开展信息化建设

随着现代科学技术的飞速发展，计算机技术得到了广泛的应用。具体到档案管理工作而言，实行信息化管理已经成为当今社会对档案管理工作的普遍要求。在这一形势下，各事业单位必须最大限度地提高管理效率，采用科学的管理办法，满足新时期对档案管理工作的要求。首先，各事业单位的先关工作人员必须要学会利用计算机、扫描仪等现代设备，将档案信息正确录入电脑，并能够对信息进行一定的技术处理，将文字、图片资料转变成数据资料，将档案资料数字化；其次，各事业单位必须利用互联网高速的信息传递功能，实现各级档案信息的准确与高效传递，保证信息的时效性；再次，各事业单位必须充分利用网络技术进行档案管理创新，构建档案管理数据库系统，提高档案资源的利用率，提高事业单位档案管理工作的质量。

综上所述，不难发现事业单位的档案管理工作中仍存在着一些比较明显的问题。 随着科学技术的发展，社会经济水平不断提升，事业单位的档案管理也必须要适应社会的发展。这就要求个事业单位领导及其相关工作人员摆正思想，积极查找档案管理工作存在的问题并探索科学、有效的改进措施。只有这样，才能有力支持并推行档案管理的创新与改革，促进事业单位以及社会的发展。

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