人事档案的收集与补充

王明亮

(黑龙江省创业农场 黑龙江 建三江 156321)

一、人事档案材料收集的来源

搞清人事档案材料的收集来源，是做好收集工作的前提条件。只有掌握了从哪里收集，收集哪些方面的内容，才能在收集工作中心中有数，抓住重点。当前人事材料的收集来源主要有:

(一)通过单位人事部门收集个人的经历、考核考绩、培训、历史问题审查(复查)、工资升级、出国、晋升技术职称、调动、任免、离休、退休等方面的材料;

(二)通过党、团组织和政府机关来收集个人的入党、党内外表彰等方面的材料以及统—布置填写的各种履历表鉴定、登记表等材料;

(三)通过纪检、监察部门、保卫部门、司法部门来收集个人违犯党纪国法而形成的党内外处分，取消处分，甄别复查平反决定，个人检查以及判决书等方面的材料;

(四)通过人大常委、政协等有关部门收集的人大代表登记表、政协代表登记表等情况;

(五)通过科技、业务部门收集的反映个人业务能力、技术发明、技术职务评定和技术成果评定的材料;

(六)通过中学、大学的有关部门收集的个人在校学习时形成的学历、学位、学衔、学习成绩、鉴定、奖励、处分等方面的材料;

(七)通过部队有关部门和民政部门收集地方干部兼任部队职务方面的审批材料，复员和转业军人的档案材料;

(八)通过个人原工作单位收集的有关文件明确规定的应该归入个人人事档案的材料。

二、收集人事档案材料应采取的态度

人事档案材料的归档范围，要有利于反映人的信息，要有利于领导的选才;必须以客观真实、变化发展、全面的思想为指导，形成规范化、科学化、制度化的工作秩序和工作方法。档案管理人员要明确自己的职责，主动联系，全面地、及时地收集人员的德、能、勤、绩等各方面现实表现的材料，鉴定、清理、充实档案的内容。归档时，注意到材料的准确性、可靠性和典型性。并将新的变化随时记入卡片，为查询提供迅速、方便的服务，起到“开发人才的参谋部”作用。

三、人事档案的收集补充制度

人事档案材料的收集，是一项贯彻始终的经常性工作，不能单纯依靠突击工作，应当建立起必要的收集工作制度。主要包括:

(一)移交和转递制度。各级人事档案部门应当在现有工作的基础上，建立健全人事档案的移交和转递制度，明确规定各个单位、各个部门在日常工作活动中形成的，属于人事档案管辖范围的材料，都应当及时地移交给人事档案部门，以使人事档案能够及时地、源源不断地得到补充。移交制度应当有明确的移交范围、移交时间和移交时的人事档案的整理要求。比如，对各级单位的党、团组织、人事与业务部门，应当本着档案工作中分工管理的精神，对现已保管的档案进行检查、发现属于人事档案范围的文件材料，应及时移交给人事档案部门;对于各单位的保卫部门、应当在员工的政治问题得到妥善解决之后，将结论、决定及相关的重要材料送交人事档案部门归档;纪律检查和行政监察部门应当将有关人员的奖惩决定及重要材料送人事档案一份以备案;对于调动工作离开原单位的人员，该单位的人事档案部门应及时将其人事档案材料转递至新单位的人事档案部门，以防丢失和散乱。

(二)清理制度。人事档案部门根据所管档案的情况，定期对人事档案进行清理核对，将所缺材料逐一登记下来，有计划有步骤地进行收集。

(三)催要制度。人事档案部门在日常工作中不能坐等有关部门主动送材料，也不能送多少就收多少，应当经常地与有关单位进行联系，主动催促并索要应当归档的人事档案材料。如果有关单位迟迟不交，人事档案部门应当及时发函、打电话或者派人登门索要，一定要注意做到口勤、脚勤、手勤，以防漏下某些材料。

(四)及时登记制度。为了避免在收集工作中人事档案材料的遗失和散落，人事档案部门—定要做好档案材料的收集登记制度。就目前情况看，主要存在两种登记制度:—种为收文登记，即将收到的材料在收文登记簿上逐份登记;二是移交清单，由送交单位填写，作为转或接收的底账，以便检查核对。

(五)检查制度。根据所管辖人事档案的数量状况，人事档案管理部门应在每季度、半年或—年对人事档案进行一次检查核对，将那些不符合归档要求的材料，立即退回形成机关或部门重新制作或补办手续;剔出不属人事档案归档范围的材料退回原单位处理。另外，根据人事档案之间的有机联系，如若发现缺少的材料，应当填写补充材料登记表，以便补齐收全。

(六)随时补充材料制度。组织、人事及劳资部门为了了解员工各方面的情况，及时补充人事档案的内容，应当根据工作需要和档案材料的短缺情况，不定期地统一布置填写履历表、登记表、自我鉴定、体检表等，以便随时补充人事档案材料，使组织上能比较完整地掌握一个人的情况。

四、人事档案材料收集与补充的重点

目前新形势下的人事工作需要的是人事档案内容新颖、能够全面地反映个人的现实状况，尤其需要反映业务水平、技术专长、兴趣、工作业绩以及个人气质等方面的材料，而当前的人事档案收集工作恰恰不能满足这种需求。要改变这种状况，人事档案部门应当确定当前收集工作的重点，比如应重点收集反映业务水平和技术专长、发明创造、科研成果的鉴定、评价、论著目录等材料，反映重大贡献或成就、工作成绩的考察和考核等材料，反映学历和专业培训的材料，出国、任免、调动等方面情况的材料等，都应算作收集的重点。在业绩方面，除了现在已归档的外语水平、科技成果，评审职称形成的业务自传材料，还可建立现实表现专册，手册包括专业人员每年的自我总结和组织上的全面考核，包括工作实绩、科技开发、思想修养等，这佯便于在选拔优秀人才时，也注重工作业绩的考核，兴趣爱好体现了人的知识的广度和深度。将兴趣溶入工作中，可以充分发挥自己的能量。组织部门注意观察和记录人的兴趣爱好，可以全面地考察、认识干部，用人之所长。同时，人们气质的合理配置对事业的发展也有较大影响。

［1］李翠华.如何做好人事档案的补充收集工作［J］.办公室业务，2011(10)．

［2］牟丹阳.档案收集工作特点的探讨及思考［J］.兰台世界，2008(04)．