关于纸质档案和电子档案并存的思考

张鹏鹏

(齐齐哈尔市讷河儿童福利院 黑龙江 讷河 161300)

有人说，在“电子档案”兴起的今天，我们完全没有必要再去研究纸质档案，因为未来的档案世界，将会是电子档案的天下。那么，这究竟是不是档案发展潮流的必然趋势呢?对纸质档案的研究是否真的已完全失去了意义呢?为此，笔者谈以下几点看法。

一、纸质档案与电子档案的区别

所谓纸质档案，就是以纸张为信息记录载体的档案;而电子档案则是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质(如磁带、磁盘、光盘)上的档案。作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视，但有着悠久历史传统、且至今仍广泛流传着的纸质档案也始终是一个关注的焦点。纸质档案与电子档案共存于社会中有着各自不可替代的优点，二者之间就自然存在着区别:

1.载体形式及体积上:电子档案的载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘等形式，打破了纸质档案仅仅是单一的纸张为载体的格局。相对于纸质档案而言，电子档案容量大、体积小、可以大大节省库房存储空间，这就解决了档案保存与存储空间的矛盾。

2.信息的可控性和可变性。电子档案相对于纸质档案而言，可以直接由计算机进行处理，省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理快捷、方便，又能节省时间。电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息变活，让它们为自己的各种需要服务。利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印或复制，将这些信息转换成自己需要的形式;而纸质档案在这些方面不具备这些优点。

3.信息的共享性和无原件概念。纸质档案是以符合证据性要求而产生并得以保护的。存在的唯一性使纸质档案的原始性容易被确定，这也是其作为凭证作用的根本原因所在;而电子档案不像纸质档案一样具有唯一性，其原始性就难以确认同时，电子档案的可共享性，使得档案可能供所有需要它的人共享，因而轻而易举地创造了“多人共用同一文件”的奇迹。这就打破了纸质档案利用排它性的局限，实现信息共享。

4.电子档案相对于纸质档案有很好的复用性。对电子档案的重复利用不会在它身上留下老化的痕迹，一份电子档案无论多少次在计算机屏幕上被显示，或有多少次被打印在纸上，都不会使它的信息受到任何损失和破坏，正当的利用活动不会对电子档案的信息寿命产生一丝一毫的伤害;而纸质档案在重复利用上明显逊色于电子档案，且在利用过程中很容易受外界因素的影响而遭破损。

5.在利用上，电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能。传统的纸质档案的利用，需要利用者亲自到档案馆查找、阅读，这就免不了路途奔波和时间的浪费;而电子档案在现代信息传播技术条件下，利用极为方便。利用者不用到档案馆来，在任何地方一台联网的计算机上，都可以利用档案馆的开放档案。这样，提高了利用率，方便了利用者。

总之，纸质档案与电子档案之间存在诸多的不同。纸质档案具有的特点是:稳定、永久、静态、不积极、固定的，而电子档案则是不稳定、非永久性、动态、积极、流动的，纸质档案和电子档案各自的特点表露得淋漓尽致，其区别也就显而易见。

三、电子档案并不能完全取代纸质档案

正因为电子档案有其它档案不具备的优点，从而在当今档案界中，出现了“电子档案热”的高潮，甚至产生了电子档案将完全取代纸质档案的论调，认为在“电子档案热”的今天，没有必要对纸质档案进行管理和研究。那么，在现实情况中是不是真的如此呢?笔者认为，至少中国目前，甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的。电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限性。

1.电子档案的依赖性与不可识别性。电子档案是伴随着电子计算机技术、光盘技术等高新技术而产生的，对电子档案的利用自然要求有一定的电子技术环境。电子文件相对于纸质文件而言，有信息与载体相分离，不能直接阅读的特点，必须依赖于技术设备(硬件和软件)才能识别和利用。

2.载体不稳定且寿命短。电子档案相对于纸质档案而言，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过20年，载体脆弱且不稳定，这无疑与档案的作用产生矛盾。档案馆内许多长期保存的档案，需要30年或者50年后才能对外开放，有些绝密文件，其保存期限还可以在此基础上延长。试想，1995年进馆的电子文件，30年后载体可能已变质，其读出设备也早已更新多次，因此它是不可能等到我们将来利用之日的。

3.检索和利用各种电子档案，对电子档案中的信息进行加工处理需要一定的技术，这也成为一些“机盲”利用电子档案的障碍。目前档案界的状况是基层电脑设备没有完全普及，懂电脑、会操作的人较少，即使会操作也是半路出家，遇上技术环境的快速变化就难以适应和掌握。

4.管理、开发和利用电子档案要花钱，资金问题可能会成为管理者、开发者或利用者的一种负担。管理电子档案的费用在于保障其安全性、可持续性、易用性等所需要的技术设备和环境维护中，必须考虑档案保管机构是否有足够的资金和技术力量来支持电子档案的技术要求，而这些技术设备往往都是昂贵的。在开发利用中，开发活动比纸质档案的开发成本要高得多，不仅对工作人员有特殊的业务、技术要求，而且在设备材料的消耗及通讯方面的费用也高，妥善处理好这些花费是保证电子档案的开发利用持续发展的重要条件。

5.档案作为原始的历史记录是有其参考和凭证作用的。但电子档案的出现，打破了档案孤本的格局，档案的原始性就难以确认，这样，在现实利用中对档案的凭证作用无疑是一个很大的冲击，值得我们去深思和探讨。另外，电子档案的共享性，使电子档案在利用过程中会涉及一些权益方面的问题，如利用者的信息权、文件内容涉及的隐私权、档案文件的公布权等。档案有其一定的机密性，而电子档案在其保密上存在缺陷。电子档案的共享利用使一些机密文件，甚至关系到国家、社会利益的重要文件容易泄密，从而带来无可估量的损失。

另外，就我国的现状来看，电子档案的利用和推广也存在资金、技术、设备、人员等不足。电子档案要求有高素质的档案管理人员，要求有特殊的环境和技术。虽说目前某些档案馆达到了这一要求，但毕竟只是少数。比如电子档案利用中，我们必须借助计算机，甚至是一台已联网的计算机，但现实与理想中的环境存在很大差距，这个差距至少在短期内不可能消失，因而电子档案在一段时期来看，是无论如何不可能推广和普及的，更不可能替代纸质档案。

关于纸质档案和电子档案并存的思考

随着办公自动化和计算机技术的广泛应用，档案工作也面临着新技术应用问题，电子档案就是信息时代新技术的产物。这意味着有了一种新的介质、新的信息符号加入到信息存储队伍中来，古老的纸质档案面临着新的信息存储形态的挑战，我们该如何对待古老与现代的这两种档案介质载体是我们做好档案工作首先要明晰的认识问题。

任何档案信息源都是以一定的物质形态作为介质存储和传播的，从古代延续下来的以纸张作为存储介质的纸质档案，无论是纸上的文字内容还是纸质、文字自身，都能传达和解读出一种信息;现在随着电子应用技术的深入，以磁盘、光盘等存储介质形成了电子档案。无论是传统存储介质，还是现代化存储介质，它们都具有使档案信息得以保存和跨越时空传播的作用;“古人曰已远，青史字不泯”，这是传统档案介质的纵向信息传播与交流的形象反映;千里之遥共享信息资源，用现代化数字技术和计算机通讯技术构建的信息网络，存贮、传递，交流档案信息，这是现代档案存储介质的及时跨地域的横向信息传播交流功能。

纸质档案与电子档案同样是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，同样具有物理实态的特征，是形成者真实活动的记录，具有参考与利用价值。二者从保管、信息含量和存储功能上各有优缺点。

从形成过程看，纸质档案是采用人工可识读的记录符号，人们可以直接识别出来。纸质档案一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起。从某种意义上讲，纸质档案本身不仅承载着历史，也代表着一段历史，这一点是电子档案无法替代的。由于电子档案是通过计算机录入制作生成的，所以必须借助于计算机解码转换成人们可以识别的符号后，才能为人所用。这种对计算机的依赖性和不可识别性，与传统的纸质档案在载体质量上有着根本的不同。

从自身的信息功能来看，纸质档案自身所蕴含的信息更丰富，尤其是原始凭证性是不可取代的。档案是人类社会活动的真实记录，其内容具有原生信息的价值，其自身的物质形态也具有原生信息的价值。档案的产生与延续，就其实质来说，属于一种社会现象，它是以一定的物质形式(纸张)而存在的，构成档案信息与载体的统一，成为社会一种重要的信息资源。由于纸质档案这种信息与载体相依附的特点，形成了纸质档案特有的属性——原始记录性，这种原始记录性，不仅体现在档案信息内容的原始真实性，也表现在档案存储介质的原始依附性。因其原生信息的特点，也就具有了特有的作用——凭证作用。纸质档案的凭证作用是由其形成的特点和其本身的特性所决定的。从其形成的过程及结果来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来的，它客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的原始凭证功能;与档案信息相依托的物质形态，即记载信息的载体，是由特定的责任者，在特定的条件下制作完成的实体材料，从制成的材料，到档案上的各种注记，如特定的文字、图表、具有法定效用的签署、印章等，无不体现着档案最初形成的真迹。纸质档案这种原始凭证效用是电子档案无法比拟的优势所在。

计算机在档案管理工作中应用的产物，也是档案现代化的显著标志。电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘，尤其是光盘，由于信息存储的高密度性，使档案信息存储量极为丰富，具有“海量存储”之称，大大高于纸质载体所存储的信息，节省可以大量保存纸质档案所占用的空间，又简化了各种档案管理环节。电子档案还可以通过用音频、视频信号或用数字代码形式存储事物信息的原来形态，形象生动地再现历史活动状况，从而改变了纸质档案记录信息的单一性。多媒体技术的应用，使反映出的信息、图、文、声、像并茂，对人类社会活动的概貌进行全息化再现。在信息处理利用上，电子计算机具有高效率的信息处理功能，它通过数字或代码，对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理，由计算机转换成可视、可听的信息，从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力，并且不受时间和空间的制约，最大限度地实现共同享有档案信息。尽管电子档案有这诸多优势，它的一个最大特点也是缺点，就是信息与载体是可分离的，这种可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子信息保护还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。

从保管和耐久性看，长期以来，纸张一直作为档案信息的主导存储介质，这是因为经过实践证明，纸张具有较强的耐久性。美国国家档案局在对30亿页处于危险状况的纸质档案，研究确定其保护措施时，数十位专家对5种常用介质(磁性材料、光盘、电子文档、纸张、胶片)进行论证，最后结论是纸张、胶片是最适宜档案文献的长期保存。纸张的主要制成材料是纤维素，它具有较强的耐久性，尽管纤维素在一定条件下(如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等)可能发生水解和氧化反应，但只要我们注重排除易发生化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命延长到上百年甚至更长的时间。特别是随着档案纸张研究的深入，近年来研制出一种专门为档案用纸的耐久纸张，它采用优良的纤维原料，应用中性施胶和碳酸钙加填抄写工艺，为纸张存储介质的长久使用提供了更广阔的空间。电子文件的载体材料一般是光盘和移动硬盘。光盘是利用激光进行信息的存取，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物，以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定，易氧化，易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5～15年。

针对电子档案与纸质档案的这些特点，应对这两种档案分别加以利用。纸质档案的文字有个人字迹特征，有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造，我们可以通过或提供档案原件，或提供档案副本或复制品，或提供档案信息加工品等来满足不同的档案用户的需要。而电子档案的不安全性和资源的共享性，可以运用计算机的限读功能及反删改、反复制、反销毁功能，向使用者提供所需档案信息的复制磁盘、光盘等。

电子和纸质两种档案形式不可或缺，亦不可偏废。虽然进入信息社会，时代在发展，但纸质档案不能丢弃，古老的纸质档案从古走到今，它并没有因为时间久远蒙尘失色，只要人类的书写功能存在，它就有其不可取代的一席之地。纸质档案的原真性、持久性是电子档案所不及，电子档案的实用性、储容性是纸质档案所不及。因此，纸质档案适宜“藏珍”，电子档案方便“共享”。只有充分认识到电子档案的特点及其与传统纸质档案的本质区别，扬长避短，充分发挥这两种档案的作用，才能做好档案存储和信息共享工作。