浅谈房地产档案信息开发与利用

陈小微

(上海西部企业(集团)有限公司威斯特房地产分公司 上海 200060)

一、开发的战略与目标

(一)战略

现代化技术作为房地产档案信息资源开发利用的支撑，促进房地产档案管理模式不断完善，以实现其收集、整理、查询、利用、提高档案管理水平以及开发利用质量，为房地产更好发展进行服务。

(二)目标

开发利用的目的是为公司改善经营管理、提高开发质量、降低物质消耗和增加社会效益和经济效益服务。

二、开发的内容与模式

(一)开发的内容

从根本说，是将房地产档案信息中隐含的信息量以及知识价值展现出来并且传递出去，从而实现档案信息真正的价值。

(二)开发的模式

1.专业性

房地产档案信息资源开发具有很强专业性，更是一种知识载体，逐步深入到各个学科领域中，使得档案开发利用工作人员必须具有着高度专业性。

2.现实性

公众随着信息全球化的不断发展，其信息需求量骤增，对房产权利人自身的合法权益维护保障，开征房地产税收以及住房制度改革的知情需要以及利用需求也随之提升。因此，对房地产档案信息开发利用具有很强的现实性。

三、当前的现状及存在问题

(一)开发现状

作为国民经济先导产业，市场变动必然影响着房地产发展与繁荣，在不断明确房地产权利归属关系的同时，另一方面还需要时刻确保二手房地产交易行为合法有效。房地产档案信息及现代化图形数据档案库，可全面良好清晰的反映出各类房产结构，面积以及户数，为建设部门及时提供各类相关数据，使得城市建设既能够节省资金，对成本可以方便快捷的计算，从而加快工程进度。

(二)开发存在的问题

1.档案部门自身存在的问题

第一，档案开发利用服务观念落后，对档案认识不足。许多人对档案工作的认识仅局限于个人人事档案，但具体涉及到保管，利用以及内容却均不清楚，甚至许多领导干部认为档案工作只是单纯保管好档案实体。第二，档案工作者自身素质不高。多数档案工作人员仅具备档案文史知识，而熟悉精通计算机信息化，管理，法律等综合知识人员稀少，单一知识结构直接阻碍了档案信息资源开发利用。第三，档案收集范围狭小，室藏单一，导致利用率低下。目前室藏档案一般多以纸质档案，其他如照片、计算机信息、录像等载体形式少之又少，收藏档案门类不全面，范围狭窄，导致室藏档案无法满足群众需求。

2.体制存在的问题

在目前情况下，我国房地产档案信息均分散在多个部门进行保管存放，一些档案室的建设并不是档案部门统一规划下进行建立，这种分级管理模式常导致档案资源难以做到有效共享，并且档案室进程出现重复存档以及争夺档案资源现象，甚至存有相关法律法规相互冲突，无法协调工作等问题。例如档案实际工作标志不一，直接对档案资源的充分开发利用造成一定程度的阻碍。

许多房地产企业存在局室合一的管理制度，虽然此制度有助于管理部门执行其应有职责，监督并且协调室藏档案开发利用工作但是这样管理制度，从根本来说部门对档案室的监督相当于对自身的监督，因此无法对开发利用档案形成有效的督促检查。

3.法律法规不够完善

我国目前相关法律法规中并没有明确指出哪些档案可以随时开发利用，哪些不可以，而当到期时对开放的档案需要如何处理，档案部门需要如何审查档案均没有相应的法律法规指引与指示，档案室对档案信息开发利用具体尺度无法准确把握，另外《中华人民共和国档案法实施办法》与《中华人民共和国档案法》中均有对公民隐私权做出保护。但是，相关档案法律法规中并没有明确指出，涉及到公民隐私的档案需要如何处理，什么是涉及公民隐私的档案，档案开发利用重要还是保护隐私重要等问题均没有涉及。一定程度上阻碍了房地产档案信息的开发与利用。

四、开发利用有效开发的技术与方法

(一)数字化建设

自从房产管理信息综合系统实行以来，极大提高房地产事业工作效率。但是随着房地产日益成熟，在业务办理过程中逐渐暴露出局限性等问题，开始制约信息化工程发展。据调查反应出两个原则:第一是在前置业务已受理情况下，在下一步收件的时候进行验收，如有变化则要扫描变化之后的材料，做到同一资料不同版本管理和共享。若无变化则与前置业务资料实现共享。第二，当收件资料是前置业务成果时业务人员根据情况查询前置业务办理过程，以数据或扫描件等形式完成共享。

为避免资料重复，需要统一规范业务内资料名称，在统一全局业务资料基础上再次调研，统一想法，制定计划，进行测试。资料共享系统情况稳定，不仅实现房产档案的资料共享，也为日后信息化档案管理奠定了基础。

(二)房屋权属登记数字档案

自从房屋权属登记数字档案利用以来，效果显著。单位查档案不受地点，时间等客观因素影响，根据新系统随时查阅档案资料。服务方式多样化，加入网上预售备案系统与二手房合同网上交易系统，实现房屋查封，抵押等信息网络化查询，并且提供自主信息查询服务，以提高服务效率，并且建立起房产数据GIS整理系统，提高查全率，便于解决某些棘手事件。

(三)对档案员岗位责任制明确

档案员将《档案法实施办法》以及《档案法》认真贯彻执行在工作当中，同时将各类档案的收集，整理，立卷与归档工作做好，并且对其进行统计分析，只有将档案资料整理完整才能方便公司人员查询和使用。在工作过程中进行指导与监督，编制出必须的参考资料以及检索工具，对归还，借阅，查阅，移交，复制，销毁档案等工作需要严格履行公司制度。并且需要时刻保证档案室卫生及安全，确保收藏档案完整与安全。专职档案员对档案信息开发利用有着无法替代的作用。

(四)做好统筹管理及深层次开发利用

1.统筹管理

第一，以维护与建立房屋楼盘表为中心，对各房管业务间管理进行梳理，以形成各类型房地产档案关系结构图，以便对数字化房地产档案更好进行统筹规划，避免重复建设与建设不足等现象出现。

第二，对室藏纸质档案以扫描形式形成其数字化，并且建立起电子影像文件与业务数据连接通道，完成档案与业务数据的清点核对工作，对各类数字档案以及纸质档案实现配套管理，以减少冗余数据出现。这一步既可以由档案室与业务部门共同完成，又可由业务部门单独完成。

第三，对产生的档案以及业务数据需要进行前置管理。即所谓在业务审核，受理等过程中，对相关数据关系直接建立起电子逻辑组织关系。电子数据以及文件需要直接归档，形成数字化档案，尽可能做到避免重复劳动，以提高归档质量与归档效率。

2.加强信息化建设

加强房地产档案建设，突破利用局限。房地产档案信息化主要包括档案原件管理和档案数据管理信息化。档案原件就是资料原始文件，是数据源头和房地产身份证明。档案数据指原件数据化后的数字档案，它从原件提取数据，利用数据库进行各种操作。要建立高质量的档案信息系统，保障档案输入准确性，完整性，在利用档案的过程中不断更新升级档案信息系统。同时建立多途径搜索方式，方便用户快速查到想要信息。建立数字化信息覆盖，实现房地产交易的全国化，使得数字档案成为主流。

3.丰富档案信息形式

加强房地产档案信息的服务开发，增加利用形式。第一加大宣传力度，通过各种媒体，以举办房地产展览向社会展示档案资源的价值和利用方法，使人们的意识形态影响实践行为，逐步提高民众的档案信息意识。同时也要树立超前服务的意识，建立房地产档案网络中心，实现资源的最大化共享。其次积极开展档案的编研工作。对房地产资源档案深层次的开发利用。

4.丰富室藏

想要满足社会各界对房地产档案信息的需求，必须大力丰富室藏，扩大房地产档案信息的储备量，开阔房地产档案信息接收渠道，建立起种类齐全，内容丰富同时科学系统的房地产档案信息室藏体系，才能够满足于房地产档案信息资源进一步开发利用。

(五)房地产档案信息资源开发利用方式

1.宣传开放式。

利用电视，报纸等新闻媒介以增强社会档案信息意识，并且宣传房地产档案效益的实例。还可以通过房地产安全内容的实物展览，利用效益图等室藏内容展览介绍等，将其介绍给全社会，以促进房地产档案信息开发利用率。

2.咨询服务式

这种方法可以说是运用作为普遍的开发利用方式。需要设立起专门的房地产档案信息借阅，由熟悉室藏的工作人员负责接待，采取多种检查，搜索工具，帮助用户更快捷方便的寻找到所需资料。

3.开展编研

这种方法是对房地产档案信息资源深层次的开发利用。所谓编研，就是将室藏的档案资料按照一定形式加工、提炼、汇集将其整合为具有专业性以及系统性，指导性的档案信息。

4.建立房地产档案信息网络中心

想要做到这一点，必须大范围的实现房地产档案信息的资源共享，其也是档案信息开发利用的发展趋势。

五、档案信息资源有效开发利用的益处

(一)档案部门通过档案信息资源的有效开发，可以丰富服务手段

通过对档案信息资源的有效开发利用，使得房地产行业的服务手段不仅局限于借阅纸质档案资料方面，而是扩展到计算机互联网等更加方便，由传统的被动接待变为主动服务，由不同层次不同角度热情回应客户利用需要，主动帮客户划定查找范围，群定查询内容，利用计算机检索系统为主，其余相关检索工具为辅，提高查询效率，一旦确定客户所需要档案资料，迅速提供利用。高效快捷的服务手段，使得客户能够“足不出户，共享天下事”。

(二)档案部门通过档案信息资源的有效开发，拓宽服务领域

档案部门通过对档案信息资源的有效开发，使得房地产档案信息不仅局限于为市场规范以及产权管理方面服务，而是通过档案室内部各个环节，档案室与档案室之间以及社会各界的沟通交流，使得城市规划、建设、经济发展计划，预测房地产走向以及提供政策依据等均成为了房地产档案信息资源的服务领域。

(三)档案部门通过档案信息资源的有效开发，加大服务力度

通过对房地产档案信息资源的有效发开，将现代核心技术——计算机技术运用在其中，使得房地产档案信息由收集、整理、查询，利用更加真实，可靠，快捷，方便。其咨询工作由档案室资深专家以及接待服务人员组成，接待服务人员负责解决客户在进行档案利用查阅时所遇到常规性问题以及注意事项，而资深专家则负责解答客户带有一定难度以及专业性的疑问。

(四)档案部门通过档案信息资源的有效开发，增强服务效果

通过对房地产档案信息资源的有效开发，可以大幅度的增强服务效果，档案部分利用重大纪念日，节日等依照不同主题举办档案资料信息展览，活跃档案工作，增强档案信息开发利用社会影响力，同时可以通过互联网，报刊，电视以及广播的媒体对社会公众进行房地产档案信息开发利用教育宣传，让更多人了解到房地产档案信息的价值，促进房地产档案信息的服务效果以及利用率。

［1］蒋瑛.浅谈房地产档案信息开发与利用［J］.北京档案，2014(03)．

［2］谭英.浅谈房地产档案信息的开发和科学利用［J］.才智，2009(35)．

［3］王金凤.谈档案信息开发利用的对策［J］.黑龙江档案，2013(03)．

［4］段超燕.论高校档案信息资源的开发利用［J］.工会论坛(山东省工会管理干部学院学报)，2007(04)．