试论信息化背景下高校教学档案管理存在的问题及对策

◆徐长忠 李慧鹏 罗献习

(石家庄铁道大学四方学院)

21 世纪，全球已快步进入信息化时代，信息与资源正面临着新的变革，从某种程度上来讲，信息资源的开发以及利用水平，已成为衡量一个国家与地区信息现代化的重要指标之一。作为我国高等教育信息资源的重要载体之一的高校教学档案，其开发与利用水平不仅关系着高等院校档案信息与资源的管理水平，更是促进教学水平与资源共享的重要举措。因而，信息时代，发挥高校教学档案信息资源优势，充分运用互联网与信息技术，创新工作模式，不断提升高校教学档案信息管理的水平。一方面，充分满足高等教育中对教学档案的多元化需求;另一方面，正确定位高校教学档案在社会发展及高等教育中的功能与地位，促进我国档案管理以及高等教育的可持续发展。

一、信息化背景之下高校教学档案管理的功能定位

1.高校教学档案管理的功能定位

以住，我们将高校档案管理的功能主要定位于通过对高校档案信息的保存及积累来实现教学信息服务的延伸，也就是说档案的保管与积累，提供档案信息服务是其主要功能。在互联网以及信息技术高速发展的今天，显然传统的功能定位已无法发挥档案管理的资源优势，更无法满足高校教学工作的多元化需求。因此，除对教学档案收集与管理、信息存储、信息服务这些基本功能之外，高校档案管理还应以互联网及信息技术为平台，不断拓展其功能，为高等教育及社会发挥更大的作用。

2.拓展档案载体及服务功能

传统化的高校对教学档案的收集多以纸质为主，随着互联网与信息技术发展，我国各大高校档案存储载体逐步趋向多元化，现阶段高校档案的载体除纸质外，还磁盘、光盘、缩微胶片等，实现了纸质档案与电子档案的双套归档模式，无疑为高校档案管理信息化建设提供了有力的支撑。鉴于此，一方面，当前高校应依托于计算机与互联网不断拓展服务功能，逐步推进教学档案信息服务的网络化建设步伐，为教职工提供更具有个性化、特色化的信息服务;另一方面，以积累的大量的电子文件为切入点，基于文档一体化管理模式，逐步推进实体与信息并存的方式来扩充教学档案管理，进而通过网络等手段满足不同档案利用者的需求，充分有效地实现教学档案信息资源的共享。

二、信息化背景下高校教学档案管理工作中存在的问题

1.信息化建设力度仍较薄弱

现阶段高校对于档案网络信息化建设的意识还比较薄弱，网络信息化建设的理论体系尚未形成，国内学者对于高校档案网络信息建设的研究理论空洞，没有创新意识，缺乏相关的具体实施方案与依据。

2.缺乏人才建设

信息化背景下高校档案管理者除了档案必备的档案管理学知识外，还必须掌握一定的互联网、信息技术、数据库等方面的相关理论知识，而当前很显然，高校在此方面的专业人才十分匮乏，无疑是阻碍高校档案信息化建设的重要问题。

3.信息服务技术滞后

一方面，互联网与信息技术成为构建高校教学档案信息化的重要载体与支撑，互联网与信息技术可以实现档案信息与资源不受地域限制，当前我国的互联网技术发展仍处于初步阶段，尤其是网络安全问题，成为制约档案馆信息服务技术发展的主要瓶颈之一。

另一方面，我国目前尚未制定出档案网络化管理的标准，高校在网络信息化建设中均是边摸索边完善，虽然出台一些关于电子文件标准、多媒体信息、数字档案标准等，但这些标准不全面、亦未形成规范，对高校档案网络化建设存在较大影响。

三、信息化背景下高校教育档案管理的对策

1.丰富档案管理内容，开展电子档案馆际互借服务

一方面，应开发制作高校档案网站主页以及维护的能力，运用专业的方式及能力，对教学档案信息以及网络资源分门别类，然后进一步挖掘其潜在价值，并建立相关的超链接在网页上以供用户查阅。

另一方面，由于因特网具有无时间限制无地域限制等特点，为高校资源的流通提供了便利条件，高校档案管理应树立无限大、超级全面的发展理念，规划共建共享的未来蓝图，创建区域性信息共享的网络化平台，实现成员馆之间资源的优势互补、资源共享。

2.设施设备的投入与建设

高校教学档案的网络化信息建设得以普及与推广的前提是必须有完备的基础设施与设备。因而，高校应根据网络信息管理要求，强化相应的基础硬件设施建设，如计算机网络设备、相关的软件设施、服务器、档案存储与记录设备等等;同时构建满足档案信息管理所需要的综合性管理平台与网络构架，有效提升高校档案网络管理水平，充分满足各类用户群的需求。

3.加强相应的人力资源建设

高校档案的网络信息化建设是基于高科技的一项服务，因而需要一批即具备档案管理学知识，又具备信息技术、数据库、互联网知识等的综合性专业人才，因而，高校在推行档案网络信息化管理的同时，必须注重相关人才的培养与引进，进而确保档案管理水平的有效提升。

四、结语

信息技术高速发展的今天，信息资源所发挥的意义不仅是个人发展的需求，教学档案做为高校教学成果的重要载体，应努力探索联合化的发展模式，基于横向与纵向两个层面扩展其服务功能，形成信息与资源高度共享的局面，进而推动高校教学档案管理的信息化建设。

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