试论如何有效推进网上报销系统建设

久其软件

一、网上报销系统建设遇到的问题

随着财政部《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》的出台，各个单位的财务人员又将面临新的挑战，如何能够做好管理会计的体系建设，《意见》中也给出了部分建议，其中，推进面向管理会计的信息系统建设 是一项具体的要求。目前，有众多行政事业单位开始建设网上报销系统，充分利用信息技术优势，结合管理需要、会计要求，灵活运用管理会计工具方法，加快会计职能从重核算向重管理决策的拓展。但在建设过程中，有部分单位遇到了一些问题，系统建设遇到瓶颈，影响了管理会计体系的进一步深化，大体上出现了以下几方面的问题。

1.管理流程不到位

很多单位在进行信息化建设时，过于依赖成熟的软件规范现有管理流程，殊不知任何的管理系统都是建立在一套固定的管理制度之上，没有明确的管理制度，信息化系统的设计就是空中楼阁，无法落地。报销人员在使用系统时，并不十分清楚系统设计原则，操作困难。待系统运行一段时期后，必将积累出大量的修改意见，信息化建设就陷入了修改、完善、再修改、再完善的循环之中，系统建设进展缓慢。这是典型的信息化建设失败模式之一。

2.单据设计不合理

单位在将纸质单据转化为电子单据的信息化建设过程时，往往忽略了报销单据的设计，仅仅是将传统的报销单据上所包含的信息在系统中进行展现。这种设计模式经常会导致纸质单据中可随意备注的信息，在系统中无处录入，例如支出类别、支出方式、预算代码等等，系统中将会丢失众多有效的数据，而财务人员还需要单独在系统外进行信息的记录，不但增加了工作量，还容易出现错误。

3.操作设计不简洁

这类问题可以看一项具体的案例。某单位要上一套网上报销系统，一个普通人员在进行报销时遇到的问题如下：

上系统前：小张要报销一笔费用，他就会找到对应的单据，按照样例填写完成后，交给领导签字，根据管理要求，逐级进行签字，之后到财务报销，完成报销工作。

上系统后：小张需要登录系统，填写用户名、密码，点击报销管理，找到相应单据，由于不熟悉，可能需要点开各个单据来选择合适的报销单据，在填写报销单据时，需要键入报销事项、报销人员、所属部门、所属预算信息等，如果不小心忘记点击保存，则所有工作还需要重新进行一遍，即使点击保存，也会遇到提示某某填写有误，有可能忘记点击 提交 按钮，则该单据无法进入到流程中，更别提提高工作效率了。

系统的建设不仅没有提高报销效率，还大大的增加了使用人员的填写时间，这样的项目必将失败。

4.外延扩展不全面

建设网上报销系统后，财务人员仅仅是完成了流程化管理，然而，各个业务部门仍然不知道预算的执行情况，仍然需要大量的现金进行支付，录入的凭证信息往往与业务端数据不符，领导需要资金使用情况的报表时，财务人员也无法进行快速的反馈。

二、网上报销系统建设经验

在久其公司实施的众多网上报销系统项目中，就有较好的解决了这些问题。网上报销系统是基于北京久其软件股份有限公司自有知识产权的信息化开发平台，融合单位的财务管理制度要求，以方便快捷有效为建设目标，以资金管理为主线，利用互联网和银企互联技术拓展的一项新的报销模式，主要实现了报销人员无需在财务处现场等候，即可完成报销单据的填写、领导审批、财务确认等工作。

系统实施后，报销人员只需将整理好的票据和填写完整的报销汇总单交给审核人员，办理交接手续后即可离开。财务审核人员将在工作日内完成报销业务的处理工作，报销款项将直接划入商家或个人账户。

1.信息化制度与信息系统紧密结合

信息化系统与管理制度二者密不可分，管理制度先行，信息化系统是将管理制度更好的实施，并促进管理制度的落实。因此，单位的财务人员进行信息化建设之前，确定详细的报销制度，包括业务种类、单据种类、填写要求、审批流程、审批权限等，并且确保所有使用人员了解报销管理体系。在系统建设过程中，将管理制度真正的融入到系统中，让系统成为单位财务报销管理制度最好的体现，所有的系统控制点均符合单位财务管理制度的要求，流程设置也能够按照管理制度进行规划。充分利用计算机进行审批的控制及流程的流转，并通过待办事项等方式，提醒相关人员，提高整体的办公效率。

在建设过程中，管理流程也出现了一定的变化，由于选择了平台化开发的网上报销系统可以快速的响应管理要求的变化，对于单据样式、流转信息等进行快速调整，使系统适应新的管理要求，为使用者提供一个更加方便、灵活的网上报销系统。

2.全面完善报销单据所含信息

在进行财务信息化建设时，久其公司通过对历史单据的梳理，发现了财务人员常用的五项信息，并且在系统设计时，按照字段的含义及业务要求，将其分布在单据的相应位置，财务人员在接到电子报销单据时，将相关信息录入到对应的单据字段中，确保信息的完整，提高了数据的使用效率。

3.根据操作习惯对系统进行优化

系统在设计时，充分考虑使用人员的操作习惯，梳理每个字段的含义及取数规则，确保系统能够自动赋值的字段，就绝不需要选择；能够选择录入的，也绝不用手工填写。对单据中的各个字段项都有有明确的提示，填写什么，如何填写，是否必填等；退出填写时会自动提醒是否保存或者是否要提交等信息。经过久其公司多年来的经验总结，一般情况下，一张报销单据只需要选择一个报销事项，填写一个金额就完成单据的填写任务，其他字段信息都基本能够由系统完成，这样大大的提高办公效率，为使用者带来了便利。

4.丰富的系统接口设计

该系统可以与财务软件、预算管理、银企直连等系统实现了无缝对接，并且提供贴心地操作服务。 与预算管理结合，从中提取预算指标数据，在进行报销时，可实时控制预算的使用情况； 通过银企直联的接口，可以将报销的金额直接通过银行转入到报销人员的卡中； 报销结果直接生成财务凭证信息，大大的简化了财务人员的工作，并且提高了凭证数据的准确度； 分析预算执行情况、资金使用情况，有效提高资金使用效率，并且为下一年的预算编制提供支持。

系统的成功实施，起到了改善工作环境、提升服务质量、提高工作效率的作用。信息平台上业务流程规范清晰，一看就懂；办理说明细致，一填就行；办理过程快捷方便，一办就好，获得了使用人员的一致好评。