试述事业单位档案规范化管理的工作构想

牟忠美

摘 要：档案载录了事业单位始建至发展历程中的点点滴滴，而科学、规范化的档案管理不仅能够为事业单位文件查阅与利用带来极大便利，使得事业单位档案管理水平切实提高，同时也为其未来发展提供了强大的资源支撑。基于这一背景，本文通过对事业单位档案规范化管理意义的论述，分析了事业单位当前档案管理实践中的不足，并结合笔者工作实践提出了相关改善建议，以期对事业单位档案管理工作提供有益参考。

关键词：事业单位管理体系；档案收集；规范化管理；文书归档

信息化技术在社会各行业的大面积普及，也为事业单位档案管理提供了技术支撑。传统档案管理在此形势下已逐渐凸显出与发展脱节的种种迹象，亟待加强规范化管理以与时代相适应，以便更好地服务于单位管理，实现长足发展。与此同时，伴随着市场经济发展需求与国际化趋同性的趋势，各大事业单位在迎来一众机遇的同时也需要接受更多新的挑战，在此背景下的档案管理作为事业单位不可或缺的重要组成日显重要。

1 事业单位档案规范化管理的意义

档案资料载录着事业单位发展的各个印记，是事业单位展现其历史与案例的重要平台，是解决新问题、应对新挑战的咨询手册，也是制定未来发展战略规划的指南针。何以衡量一家事业单位管理现代化水平的标尺，考量视其档案管理水平的高低即可知一二。档案管理工作内容包含了记录事业单位上下、生产前线或后勤等一系列资料信息，同时记录着相关财政收入和支出的财务档案；行政文书和事业单位印章的保存、管理，行政工作登记备案的行政档案；工作人员基本信息与人员流动情况的人事档案；记录相关产品研究资料的研发档案，等等。基于上述可知，每一档案都各有其收录与管辖范围，且中心内容已各不相同，但却都与事业单位发展与运作密不可分，必须予以高度重视，采取规范化管理，借以严谨的发展观推动事业单位档案管理整体水平的提高。从另一个角度去看，当下社会主义市场经济改革的深化，不仅带动了国内各领域、行业的发展，同时也迎来了更多、更大的挑战与冲击，改革创新已呈必然之势，作为与国民经济息息相關的各大事业单位更应如是。其中，档案管理工作作为事业单位管理中至关重要的有机组成，应给予足够的关注，使之充分发挥职能作用，辅助事业单位于激烈竞争中平稳过度，进一步实现可持续发展。

2 事业单位档案管理工作中的不足

（一）队伍素养待强化。随着档案管理信息化程度不断纵深发展，为档案管理提供了先进的科技手段，也对档案管理人员提出了新的要求。但大多事业单位在市场经济的调控和竞争之下，一直都将发展战略重点投放在经营上，对待档案管理工作的态度普遍徘徊在一种“可有可无”的形态中，对待档案管理工作人员重视度亦不高，从而导致愿意投身档案管理事业的人员逐年减少，即便在岗人员，也因长期缺乏专业培训而致使业务能力无法适应档案管理工作的发展需求。加之部分事业单位档案管理人员长期“陷”在被动工作氛围中，全然不会主动收集资料，坐等相关人员上交，造成档案资料收集环节出现严重滞后性。

（二）档案收集不完整。因部分事业单位档案管理结构的不合理，比如过度重视上级发文，而对涉及内部生产经营相关的资料、管理文件、经济合同、报表的管理过于疏忽，资料的收集既不及时，又不完整，没能抓住新形势下事业单位的工作重点，不仅对事业单位重点科研成果、重要生产项目资料收集不当，对电子版信息资料的收集也多有缺漏，增加了档案的收集难度。

（三）档案利用率偏低。社会经济发展迅速，社会改革不断推进，从而衍生出社会各界对档案的要求亦不断提高，因此事业单位在档案收集工作中遇到的问题越来越明显，尤其档案收集与利用之间脱节严重。例如，事业单位在进行运营或执行方案研讨时，通常较少、甚至从不在以前存留下的类同档案，或是已探讨的档案中寻找方案或依据，由此导致大量事宜进行重复研究，不仅在人力、物力与财力上造成了浪费，同时亦有碍于方案的及时执行，从而影响单位整体运作。

3 事业单位档案规范化管理的实践路径

（一）培养全员管理业务素质。因档案资料收集管理工作是一项专业性较强的工作，新上岗的人员必须接受一定时期实习才能完全胜任，所以，事业单位要根据内部档案工作具体情况，配备相应的档案收集人员，并确保其工作相对稳定，为事业单位档案管理工作的长足稳定储备人才资源。此外，实践亦证明，确保档案收集人员工作的连续性与稳定性，极有利于为事业单位培养更为专业的档案资料收集管理人员。

（二）健全档案归档制度规范。档案规范化管理是事业单位档案管理工作开展的重中之重，对其管理制度的制定必须予以严格审视，参照实际情况与需求可能性，以及权衡各部门、各对象受众的利益。比如，制度应对档案管理工作的每一环节作出明确的分工指引，如具体的工作细则、详细的管理要求、人性化的奖惩措施、完善的应急预案等。此外，还应对档案的复印、备份以及保密等手续予以严格限定，以提高档案管理人员的警惕性，降低管理失误风险。

（三）创新档案规范管理理念。理念的革新不仅是提高事业单位档案管理水平的前提和基础，还是规范员工自身行为，维护事业单位良好形象的有效方法之一。为此，可利用座谈会议、实例分析等活动的开展来宣传档案管理工作的重要性，特别是事业单位管理层首应以身作则，借以示范带头作用来端正全体员工对档案管理的认知，同时，档案管理人员自身也应清晰认识到本职工作的重要程度，藉以不断强化专业技能，提高工作效率，树立对本职工作的荣誉感和自豪感。

（四）加快档案的信息化建设。事业单位应广泛借鉴先进的管理经验，加大对档案信息化管理的资金投入，结合事业单位实际情况与经济实力合理适度的引入相关先进设备，对以往纸质档案全面以电子文档形式收编归档，同步设置电子检索功能。需要注意的是，在全面推广信息化管理时，要警惕信息技术特性是利弊同在的，故在享受信息技术为档案管理带来的便捷时，也必须强化网络安保措施，防止电子档案遭受病毒漏洞、网络窃取等技术攻击。身处信息化时代的每一行业都在积极推行信息化建设，由此，档案信息化管理同样也是事业单位信息化建设的方向之一，其将促进档案更便于相关人员的查阅与利用，同时亦有益于档案资料的长久保存。

4 结语

立足于信息飞速发展的新形势下，事业单位档案管理工作的责任和任务越来越重，因此，档案管理人员必须不断学习和掌握新技术，在反复实践中进行不断的探索，逐步推广与普及档案信息化管理意识，健全信息安全保障体系，创新档案信息服务观念，推动档案事业的建设进程。

参考文献

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