完善高校基建档案管理工作 实现其信息资源价值

陈旭阳

阜阳师范学院招生就业处，安徽阜阳，236041

完善高校基建档案管理工作 实现其信息资源价值

陈旭阳

阜阳师范学院招生就业处，安徽阜阳，236041

基于基本建设档案的系统、规范、复杂、长期、完整、有效等特性，针对高校基本建设档案管理过程中由于档案管理工作人员、归档材料、部门配合协调、档案管理方式等诸多原因导致档案管理杂乱的现状，建立了基建档案形成过程模型，理清了高校基本建设档案的工作思路，从广泛宣传、建章立制、奖惩到位、专业运作等方面对高校基建档案信息资源价值实现路径进行分析和阐述，为加强高校基本建设管理的科学化、规范化进程，充分发挥基建档案的全面记录和有效凭证作用，全面实现基建档案工具和信息资源价值提供了理论基础。

高校；基建档案；存在问题；价值实现

我国高等教育发展迅猛，纷纷上马的高校新校区占地几百亩甚至上千亩，基建力度不断加大，校舍面积动辄几十万平方米。在此情况下，且不论校园基本建设的科学性和规范性，单是基本建设的档案问题就凸显了出来。

高校基本建设档案问题涉及面较多：从征地到校园建设项目的可行性研究、设计、建设、项目实施、竣工和相关验收（包括穿插其间的所有项目的招标和采购），诸多项目实施过程中产生的档案收集、整理、成卷和归置等。不少高校管理层无暇顾及基建档案问题，更谈不上对基建档案资源的开发和利用，高校基建档案的管理实践和理论研究也处于边缘化状态。

高校规模的快速扩大对基建档案管理实践和理论研究提出了更高的要求，需要更多学者对此领域给予一定的关注。目前，学界对一般档案的实务操作研究稍多，理论层次研究偏少，对高校基建档案研究少之又少。2015年1月5日以“基建档案”“高校”共同为关键词，从CNKI数据库检索（2000－2014年）进行检索，其结果为：学术论文133篇，发表核心期刊的仅13篇，CSSCI以上的为0篇。鉴于此，本文从高校基建档案形成过程和价值实现的角度对高校基建档案管理理论和实务进行分析和探讨，力图为高校基建档案价值的最大化实现提供有效实现路径。

1 基建档案的内容与特性

基建档案是对基本建设项目的全面记录，具有有效凭证的作用。关于基建档案的内容，国家档案局、国家计委国档发［1988］4号文件《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，“基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。”［1］它一般分为四大部分：“依据性文件材料、基础性文件材料、施工文件材料、竣工图竣工验收文件材料。”［2］“《中华人民共和国建筑法》［3］、《建设工程质量管理条例》［4］、中华人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》［5］等法规性文件都对基建档案资料和高校基建档案管理都做出了明确的规定。”［6］基建档案包括的内容既繁杂又具体，具有严谨、复杂、系统有效等性质，按照政府和组织的不同类别，可以将基建档案分成城建基建档案、机构基建档案、专项基建档案等不同的种类。从其内涵、性质分析可以总结出基建档案的以下6个特点。

1.1 系统性

每个项目的基本建设档案都是系统工程的具体体现，它涵盖从征地、规划、论证、设计、招标、建设、工程监督、竣工验收、决算、审计、后续维修、改造以及相关工作的全部过程。能够全面反映项目的系统化、科学化和规范化进程，随时可以查阅、分析项目的质量、规模、结构和效益，是各级政府、组织和社会团体管理重要的基础性资料之一。

1.2 规范性

基本建设工作的性质决定了基本建设的每一项工作形成的所有文字、图表和音响资料均须有充分的依据，且要做到系统、规范、完整、有效，符合档案的存档要求。否则，基本建设全过程的所有工作就无所依从，更不要讲基建档案的形成、分类、整理、应用和其价值的实现等工作。

1.3 复杂性

基本建设工作是一项复杂的系统工程，它既包含了项目的规划、论证，又包括项目的设计、招标，各个环节的施工、检查、验收，项目完工以后还有相关的审计、决算和后续质保、维修改造。每一个基建项目都需要用项目管理的标准严格要求，进行精细化管理并做好分步实施、监督和检查验收并落实到位，以保证基建项目质量，上述工作的若干环节使得基建档案的收集整理和后续使用十分复杂，这也体现了基建档案的价值。

1.4 长期性

一是基建项目实施时间较长，从一年到几十年（如三峡工程）都有；二是使用周期长，每一基建项目使用最短也要十余年，长的可以达到几十甚至上百年；三是基建工作的终身问责制要求必须长期保留基建工作所有原始资料并进入档案管理环节。这些都要求基建档案要长期妥善保存，使之成为基建项目的永久性凭证。

1.5 完整性

残缺不全的基建档案缺乏借鉴、参考和凭据作用，更谈不上信息使用价值。每一项基建项目从始至终都要做好相关材料的收集和整理工作，以保证每一项目所形成的档案资料都能完整，避免基建档案的缺失，为单位和组织后续工作提供有效支撑。

1.6 有效性

基建档案内容决定了其每一部分的收集、保存、管理都需要有充分的法律、政策和制度依据，做到图纸审批、签字手续齐全，采购、变更原因清楚，资料规范，验收、决算等资料审批手续符合相关要求，不能出现越级审批、化整为零等违规做法。

2 高校基建档案管理工作现状

“高等院校基建档案是在基建工程项目活动中伴随着基本建设项目的进展而产生的，它是高等院校档案管理中一个比较独立的门类。”［7］基建工作和基建档案的特点对基建档案管理提出了较高要求，然而在现实工作中特别在高校这一特定环境下，由于多种主客观因素，管理现状与目标要求差距较大，不少高校基建档案管理工作依然存在问题。

第一，涉及档案管理工作人员文档意识不强。有的认为档案管理可有可无，没有从思想上提高认识；有的觉得从事基建档案管理不像其他基建工作人员那样经常受到各级领导和社会各界的关心、帮助和支持；也有的感觉自己一无所长才勉强从事这项工作。

第二，档案专业人员缺乏。外界对档案管理认识片面、学校档案专业人才不多、有的领导对档案工作重视程度不够，加之各级机关、单位编制控制等原因，使得从事高校基建档案管理专业人员严重不足，有的仅靠一两个非专业人员进行档案管理。

第三，归档材料不完整。每一个基建项目的实施都是一项系统工程，每一项目完整基建档案的收集涉及面广，环节多、周期长、耗时力较多，加上档案管理人员偏少、业务熟练度不一，如果重视程度不够，工作稍有不慎就会出现基建档案材料漏项等现象的发生。

第四，不同部门协调不够。同一项目的基建档案往往分散在不同部门，基建档案工作责任主体不明，经办人员工作不力，不同部门、不同岗位推诿扯皮，不愿主动协调，不愿配合档案管理工作的开展等情况都会给档案收集和整理带来困难。

第五，档案管理工作滞后。单位长期不重视基建档案管理的结果是，经常出现档案管理人员专业理论学习不够，工作积极性不高，进取精神不强，奉献精神不足，先进的档案管理手段和方法无法在工作中得到及时有效的应用。

3 高校基建档案形成过程

高校基建档案问题的解决是一项系统工程，应全面分析，认真研讨，明晰责任主体，分项解决并及时进行复查、纠偏，使高校基建档案在维护产权、解决纠纷、后期维护、投资效益分析、校园改造和学校发展等诸多方面切实发挥其应有的作用，避免不必要的损失和不应出现的各种纠纷。

3.1 建立基建档案形成过程模型

从高校基本建设的特点和工作内容、工作程序出发，本文设计高校基建档案形成过程模型如图1。

3.2 高校基建档案价值实现路径

从模型和工作内容看，高校基建档案资料分布较广，不仅高校基建部门有收集、整理基建项目档案的重任，校办、审计、国资、财务、纪检等部门也都有相关的责任。若要有效实现基建档案的价值，就必须切实发挥上述相关部门的积极性、主动性和能动性，明确项目各阶段责任主体和责任人，建立完善相关规章制度，制定高效的运行和配合机制，明确责任追究和奖惩机制。在基建档案管理时做到“三同步”：“一是坚持建立施工现场监督机构与工程开工同步；二是坚持项目归档材料的收集积累与施工过程和结算进度款同步；三是坚持施工现场预立卷与施工进程和竣工验收同步，从根本上改变和解决工程竣工图和基建档案混乱的现象。”［8］最大限度规范高校基建档案收集过程，充分发挥基建档案的信息和资源价值。

图1 高校基建档案形成过程模型

4 完善基建档案管理工作，实现其应用价值

从长远看，高校基建档案具有重要的工具价值和信息资源价值，实现高校基建档案工具价值和信息资源价值的最大化，可重点在以下几方面开展工作。

4.1 广泛宣传，高度重视基建档案工作

长期以来人们对基建特别是基建档案工作重视程度不够，有人甚至认为基建档案可有可无。高校应全方位、多层次宣传基建档案的重要性，使人了解基建档案与学校发展的密切关系，懂得基建档案的缺失给高校发展会带来巨大负面影响。通过宣传栏、报告会、实地考察等诸多方式，让人们从思想上提高对基建档案重要性的认识，形成良好工作氛围，为基建档案的收集、整理、完善献策献力。

4.2 建章立制，完善管理体制运作机制

把基建档案工作作为学校重要工作之一列入议事日程，按照《高等学校档案管理办法》［5］，《建设工程文件归档整理规范》［9］、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》［10］等规范性文件和学校发展规划和基建工作需要，建立分部门基建档案收集和后续使用管理规章制度，加强工作督查，避免形式主义、官僚主义，用完善的制度为高校基建档案管理和其价值的最大实现奠定前期基础。

4.3 奖惩到位，提高档案管理工作效率

好的制度也需要认真的工作人员来执行，完善的规章还要配合有效的奖惩机制才能相得益彰。奖惩制度可以分为经济、职务晋升和其他三类：为基建档案管理作出重大贡献的，可以给予物质和精神奖励，优先晋升职称职务，学校绩效考核和实施相关激励制度时给予同步考虑；反之则分别给予罚款，延缓晋升和其他相关处罚，实行优胜劣汰机制，确保基建工作的高效运转，切实提高档案管理工作效率。

4.4 专业运作，形成基建档案良性互动

在规范现有工作基础之上，还要加强基建档案的创新管理，包括技术创新、管理创新、服务创新，强化档案工作的服务理念，主动加强与校内各相关部门、地方政府以及政府的土地、规划、城建、市政等部门的沟通、联系与合作。创新工作理念，改变工作方法，发挥自身优势，形成基建档案新的特色。为高等教育的大众化、普及化提供档案资源支持，最大限度实现高校基建档案的“还原历史、规范工作、展望未来”的信息资源价值。

在对基建档案性质与特性分析的基础上，针对高校基建档案管理过程中存在的问题从源头上进行了梳理，建立了高校基建档案形成过程模型。提出了通过营造高校基建档案良好工作氛围，设置科学、规范、有序的档案管理工作流程，建设高素质且具有创新精神和服务理念的专业人员队伍，实行较好的奖惩机制等方式提高基建档案管理实效，实现基建档案的应用价值，给高校的建设、发展和高等教育普及提供有关的信息资源支撑。

［1］国家档案局，国家计委.基本建设项目档案资料管理暂行规定［EB/OL］.［2015-01-06］.http：//wenku.baidu.com/linkurl＝ SDe-7D303Sr LywHqQhE 5srqbGtsDiOdQR 3UHTymPojREUSpd2X ＿rXc2JHP3WlaZ-5lj9w ＿zlB06 Lf9kQA5CLosAILgnOFF8o-uvIqjEeF2y

［2］秦奕.浅析高校基建档案管理人才队伍建设［J］.档案天地，2012（11）：53-54

［3］中国法制出版社.中华人民共和国建筑法［M］.中国法制出版社，2011：3-6

［4］中国法制出版社.建设工程质量管理条例［M］.中国法制出版社.2011：7-10

［5］教育部办公厅.高等学校档案管理办法解读［M］.高等教育出版社，2010：31-37

［6］范译文.浅谈高校基建档案管理中存在的问题和措施［J］.科技风，2014（4）：234-234

［7］安尼瓦尔·塔西.浅谈高校基建档案管理［J］.图书与档案，2011（35）：504-504

［8］傅毅.高校基建档案管理应与工程建设进程同步［J］.浙江档案，2005（7）：34-35

［9］中国建筑工业出版社.建设工程文件归档整理规范［M］.中国建筑工业出版社.2008：2-7

［10］陈秀菊.电力科技档案管理手册［M］.3版.中国电力出版社，2011：37-39

G64

A

1673－2006（2015）06－0040－04

10.3969/j.issn.1673－2006.2015.06.011

2015-01-13

安徽省哲学社会科学规划课题“技术创新提升大学生创业能力实证研究”（AHSK09－10D124）；安徽高校档案协会

基金项目“高校档案专职人员定位与规划研究”（2014dw06）。

陈旭阳（1966－），安徽临泉人，副研究馆员，同济大学博士研究生，主要研究方向：档案管理。

（责任编辑：刘小阳）