浅析档案信息资源的开发利用

刘云峰

一

档案是人类活动的真实记录，是综合信息资源的重要组成部分，其中蕴藏着丰富的信息资源。借助档案，我们可以更好地了解过去、把握现在、预见未来。随着经济和社会各项事业的发展，信息资源的开发利用已经成为人们的自觉行为，信息资源已经成为重要的战略资源。档案管理工作的最终目的，是最大限度地开发利用档案信息资源。只要做好档案信息资源的开发利用工作，就能充分利用档案的潜在价值创造出经济效益和社会效益。档案信息资源的开发利用是一项系统工程，是对人类精神财富的升华和再创造，要做好档案信息资源的开发利用，就要在社会各界给予高度重视和大力的支持基础上，持续有序地进行，拓宽档案信息资源的开发渠道。目前，我国档案信息资源开发利用的形式很多，归纳起来主要有以下几种：

第一，加强档案基础业务工作，注重做好收集工作，不断丰富馆藏，处理好开发与保密的关系。在档案利用的广度、深度及提供良好服务方面加大力度，认真分析自身优势和档案利用者的实际需要，主动出击，多渠道、全方位、多层次地开发利用档案信息资源，开发利用的新领域，发展开发利用的新局面，促进现代化技术的运用。大力宣传档案工作，提高档案工作者的整体素质，促进档案信息资源开发利用工作的开展。

第二，加强对各级机关、团体、企事业单位和其他组织应归档的各种门类和载体文件的督控指导，确保归档文件的齐全完整、准确。开展档案整理质量检查，规范档案整理方法，提高档案整理质量，并按照有关规定认真做好档案登记、目录报送工作。

第三，加强馆室藏档案的安全保管保护工作，完善人防、物防、技防措施，确保档案实体的安全。做好重点档案抢救工作，完善重点档案保护利用制度。

第四，加强对档案信息网络系统的管理，保障操作安全、接入安全和应用服务安全。建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制，完善档案管理测评体系。

第五，加强重大活动、重点建设项目和重大科研项目档案的指导服务和协调管理工作，做到及时建档，齐全完整，流向清楚，依法移交、科学管理、利用方便。加强统筹城乡综合配套改革、农业产业化经营、农田水利基本建设、农业合作开发项目、农业科技、农村土地承包、农村基层组织建设、农村三个文明建设、农民社会保障、国家惠民政策实施成果等方面的建档工作。

第六，加强对涉农部门、镇乡、行政村等建立新农村建设档案工作的联系和指导，开展新农村建设档案工作，示范镇乡创建和村级档案工作，规范化管理达省级标准活动，发挥典型示范作用，为农业经济发展、农村稳定和谐、基层民主建设和农民增收服务。研究完善城建、国土、房地产、劳动就业、社会保险和社会救助体系专门档案的管理体系和办法，充分发挥专门档案在维护人民群众利益、促进社会公平、构建和谐社会方面的作用。

第七，树立档案工作前瞻性、创新性意识，围绕民生需求，加快档案资源建设和数字化处理进程，切实建立方便人民群众的体系完善。如功能多样、检索便捷、手工机读并举的检索体系，编制馆室档案资料简介及政务、民生档案利用指南和工程建设、婚姻、地籍、林权、知青、军人等专题档案目录。并将保存价值高、利用频率高的档案资料进行数字化处理，充分挖掘、整合馆藏各门类档案资料中的信息资源，为快速高效查阅和深度开发利用提供有力保障，服务民生，促进经济社会的发展。

第八，举办档案展览，是以档案原件或复制件为材料，按照一定的主题进行信息传递的方式。编撰、出版专题材料，编研成果的出版既为档案使用者节约时间，提高效率，又将沉睡在库房中的档案变为有价值的信息，对于档案的长期保管具有重要意义。

第九，建立现行文件查询利用中心。这种服务方式是近几年档案部门推进政府信息公开的重要举措。各级国家综合档案馆开展的现行文件提供利用服务，得到各级党委和政府的重视和支持，受到社会各界的欢迎与好评。

二

档案事业若要有所发展，必须面向社会、面向群众，变被动服务为主动服务。因此要加大档案信息资源的开发力度，将无序信息加工成形式多样的信息产品提供给广大用户，主要从以下方面进行：

1.全面提高档案人员的综合素质。档案员的角色之一是在浩瀚的信息和各类用户之间充当信息中介，担负组织管理和信息传播的重要职能。因此，要提高档案员的素质。作为信息时代的档案工作人员，其一要有强烈的事业心、责任感和使命感，有开拓进取的创新精神；二要熟练掌握现代信息技术和为公众提供方便快捷服务的技能；三要有良好的文化素养，要善于学习和吸收各种文化知识，使自己成为“杂家”。

2.加强档案资源建设。“巧妇难为无米之炊”，搞信息化建设离不开先进的软硬件的支持，档案信息资源建设需要长期的资金投入。目前，档案资源建设整体投资不高，有的部门缺乏资金来源，有的部门对档案重视不够。同时，在网络化管理上，没有统一的规范化、标准化格式，造成各自为政的局面。因此，整合各种档案信息资源，提供规范化、标准化服务。对有利用和参考价值的各种门类载体档案资料的征集工作，强化散存于民间的珍贵历史档案、名人档案、地方特色档案及与人民群众的生产生活密切相关的各类档案资料的征集，丰富和优化档案资源。

3.各级档案馆要在做到明确档案密级。做好相关级别档案的保密工作，确保国家机密，维护档案所有权者的利益的基础上，遵循“开放档案的范围应最大化，档案保密的范围应该最小化”的首要原则。依照《档案法》的规定，把可以开放的档案尽快开放出来，建立科学合理的降解密制度，处理好全面开发与适度保密的关系，积极稳妥地做好已经到开放期档案的划控和解密工作，这是满足开发利用档案信息资源需求的一个重要渠道和举措。

4.解决档案馆档案信息开放在时间上老化、内容上滞后、空间上断层脱节的问题。设立现行文件服务利用中心，冲破《档案法》和《档案法实施办法》规定的实施档案开放的领域，将一些与公民利益密切相关的材料按一定的方式向外公开是切实可行的办法。实践充分证明，现代信息技术手段是高质量快速进行档案信息资源开发的重要手段，可以创造优越的条件、提高档案信息的质量及档案信息的传递技术，使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，使大力开发和科学合理、有效利用档案信息资源成为现实，也可以为共享档案信息资源打下基础。

5.检索工具是从浩瀚的档案中迅速提取档案的有效手段。编制档案检索工具，是开发利用档案信息资源的基础工作，十分重视这项工作。应本着检索档案信息实用、方便、迅速、准确的原则，采用微机管理及实行电子计算机检索等现代化服务手段，完善检索工具，优化检索手段，提高服务效率。

6.强化服务职能，提高服务质量是为了全面开发档案信息资源。档案部门应运用各种服务方式，变被动服务为主动服务，最大限度地满足利用者的需求，在服务态度上做到热情主动、细致周到，善于与利用者沟通，了解利用者的需求。在服务内容上做到紧跟社会形势，了解社会需求，及时地、有针对性地开发档案资源，提供社会急需的高质量档案信息，在服务形式上做到上门服务、档案信息上网等多种形式并用。

7.实行有偿服务，调动档案信息开发利用工作人员的积极性。档案信息开发利用工作是一项投入多、周期长、见效慢、效益大的工作。每一项档案信息开发成果都凝结着档案人员的辛勤劳动。档案机构作为社会公益机构，一直靠国家有限的投入开展工作。档案经费的缺乏，会挫伤档案人员的工作积极性，直接影响档案信息资源的开发利用。因此，档案信息资源的开发利用应与其创造的经济效益挂钩，按一定比例收取费用，增加经费投入，促使其健康发展，走以档案养档案的路子，使档案信息开发工作形成良性循环。

8.加强对档案的宣传、提高全社会开发利用档案信息资源的意识。档案信息资源的开发利用需要机关企事业各级部门的积极支持和参与，以促进工作的开展。这就需要通过开展多种形式、多种渠道的档案宣传，广泛地宣传档案的重要作用、档案部门的职能、档案工作的内容和基本任务。通过宣传教育，人们逐步了解档案和档案工作，熟悉档案部门的室藏内容、利用档案的方法等，有针对性地利用档案。

档案工作者主动地将档案工作与中心任务、大局工作联系起来，主动融入，主动呼应，抓住机遇，加快发展。要把积极进取的精神与科学求实的态度结合起来，坚持从部门的实际出发，正确分析档案事业发展的有利条件和可能遇到的实际困难，突出重点，在服务大局中找准位置，发挥作用，作出贡献。