项目监理组织与参建各方的沟通协调分析探讨

钱洪波

摘 要：随着建筑业市场的快速发展和监理行业市场竞争的日趋激烈，对监理服务的各项工作提出了新的要求，尤其在组织协调方面。一个建设工程项目绩效的好坏，一方面取决于项目各参与方的项目管理的水平，另一方面还取决于各参与方之间的有机协调和配合。为此，本文就项目监理组织与参建各方的沟通协调，进行了相关的探讨，以供广大同仁参考借鉴。

关键词：项目；监理；组织协调；方法

引 言：在整个工程的建设过程中，项目管理总目标与各参与方目标之间是既相联系又相矛盾的。因此，只有通过积极的组织协调，才能使项目各方彼此沟通，促使相互了解和理解，确保工程建设目标顺利实现。

1项目监理组织协调的基本含义

所谓建设工程监理中的组织协调工作，是指为了实现项目目标，监理人员所进行的监理机构内部人与人之间，机构与机构之间以及监理组织与外部环境组织之间的沟通、调和、联合和联结工作，以达到在实现项目总目标中，相互理解、信任、步调一致、运行一体化的工作。

2 项目监理组织协调的基本方法

2.1交谈协调

交谈协调是指监理人员与相关人员实行面对面或电话交谈来解决问题的方法。该种方式往往可使参与人员留下深刻印象，因而可在一定程度上加强落实力度。

2.2 会议协调

监理方采用会议协调的模式主要有工地会议、专题会议及监理内部会议等形式。工地会议的任务主要是对照施工实际进度与施工计划进行比较，对进度滞后情况分析其导致原因并提出合理建议，分析过程中出现的质量及安全问题，分析形成原因，制定纠正措施；专题会议则是不定期的根据项目实施过程中出现的进度严重滞后、工程出现重大变更等必须及时解决的质量或安全、技术问题而召开的协调会议；监理内部会议则是定期召开的内部沟通协调的会议，其宗旨是沟通各方信息并对实际发生的问题进行答疑解惑，要求各方对实际问题各抒己见，最终能够在专业知识丰富的总监引导下对存在问题达成共识。

2.3书面协调

监理人员通过采取会议纪要、工作联系单、通知单及备忘录等形式与相关方进行沟通协调，这既是工作需要也是监理实施自我保护的方式。

3 项目监理组织与参建各方的沟通协调

3.1 监理组织与承包商沟通协调

工程实施过程中，监理单位与施工单位始终是监理与被监理的关系。作为监理，我们首先必须明白的一点是，所有的施工任务都必须依靠承包人来完成，承包人要完成任务，需要相关的组织机构、人员、设备、材料和技术管理。当承包人确定某个方案的时候，必须全面考虑质量、工期、费用之间的关系，也会考虑到制定的方法是不是容易被施工人员接受并顺利实施的问题。但不少监理的工作思路却不是这样的，有些人认为，监理要控制，就是要让承包人听监理的，否则就不能达到控制的目的。这是双方所处角度不同的原因。承包人的施工是一个系统，编制的方案必须服从这个系统。我们作为监理，关注的目标是不一样的，也许我们更多的强调的是质量或工期，很少关注承包人实施施工所需的成本支出。这样，难免在工作中出现意见分歧争执，甚至施工单位对监理单位有抵触情绪。所以，我们作为监理应该充分理解施工的意图，深入理解方案的精髓。而且应该掌握方案与资源之间的关系，这样就有了一个共同的基础。如果监理简单地说是与不是，同意与不同意，则无法与承包人达成共识，即使承包人表面上给予答应，事实上也不可能积极进行推广，因为这样的方案不一定对承包人有利，而要促进承包人努力实施监理的要求和合同文件的要求，最好的方案应该是理解并掌握承包人的总体安排和具体的实施方案，这样，才有实现目标的可能。所以，应该与承包人积极进行沟通和交流，让施工单位了解监理人员的职责所在，理解监理人员的良苦用心，让施工单位明白监理单位与施工单位目的的一致性就很重要。对结构安全类存在的问题要讲原则，对有一定弹性的问题可适当灵活。

3.2 监理组织与建设方沟通协调

就关系而言，建设方与监理方的关系是协议关系。只有让建设单位充分了解监理方的能力，对监理服务可能达到的效果充满信心，才可能对监理方给予相应的授权，并在过程中积极支持监理方开展工作。要达到这样的效果，除了监理方认真履行自己的职责，完成好本职工作以外，还要靠监理方与建设方在整个建设过程中全面的、不间断的沟通。通过沟通，监理方可以了解建设方的意图和需要的信息；通过沟通，建设方可以感受到监理方在工程建设中起到的作用，这样的结果就是沟通的目的。下面就浅谈一下项目监理部与建设方的沟通。

3.2.1 沟通的形式

沟通的形式是多种的，但归纳起来可以划分为书面形式的沟通、会议形式的沟通、日常工作中的交流沟通等。

（1） 书面形式的沟通

包括监理规划、监理月报等等。

① 监理规划

监理规划是项目监理部开展项目监理工作的指导性文件，通过该文件，建设方可以对监理工作计划有一个较全面的了解。内容全面，针对性强的监理规划能够让建设方对监理的工作能力充满信心，并直接影响到建设方对监理方的信任程度。

② 监理月报

监理月报是由项目监理部每月底提交给建设方的阶段性文件，监理月报中所反映的对本工程建设的建议和意见，能让建设方体会监理方的责任感与专业性，是监理方超前管理意识的一种体现，急工程所急，想工程所想的建议会使监理方被建设方认同并感激。

（2） 会议形式的沟通

会议形式包括监理例会以及技术交底会等。

① 监理例会

一般都是由监理方主持，参建各方参与的一种沟通形式。会议是一种高效的解决问题的沟通方法，监理方在会议上不但要平衡各方意见，也要敢于表述自己的意见。监理例会各有特点，但事实证明：拖踏冗长的会议会使参会各方（含建设方）感到反感，相反，精炼的会议能取得良好的效果，建设方也很愿意接受并积极参与此种交流。

② 技术交底会

这里所说的技术交底会是指就某个分项工程和工序，监理方按照监理实施细则以及相关规范，向承包方开展的技术和规定的交底，建设方做为旁听，此种沟通形式专业性较强，要求监理方做好充分的准备，要让建设方感受到监理方高水准的专业技术能力。通过这种沟通，建设方也会很认同监理方这种做法。

（3） 日常工作中的交流沟通

日常工作中的沟通主要是通过交谈的方法开展，通过交谈可以反映一个监理工程师的综合素质，包括专业技术水平、应变能力、协调能力等等，所以应该支持并鼓励这种沟通形式。

当然，不一样的沟通形式会取得不一样的效果，下面要谈的沟通的时机与策略的选择。

3.2.2 沟通时机与策略的选择

沟通的时机和策略选择因人、因时、因地、因事件不一样而不一样，不能一概而论。

（1） 重视沟通的时机与环境

监理工程师沟通时应找准切入点，适时的展开沟通。另一方面，监理工程师在任何情况下，即使有充足的理由，也应避免愤怒、喜乐等情绪波动，或者相反，因自责、愧疚而轻易承担责任，沟通应是在一个理智、平和、友好的氛围中开展。

（2） 监理方与建设方产生较大分歧时的沟通

工程建设过程中，有时出现因某个问题监理方与建设方产生较大分歧，当监理工程师利用丰富的施工经验不能说服建设方时，监理工程师应提出“服从业主决定，保留监理意见”，对此建设方会采取十分慎重的态度。

4 结束语

总之，组织协调是一种管理的艺术，最大限度地调动各方面的积极性、主动性，使大家能够协同作战，创造出“天时、地利、人和”的良好环境和工作氛围，确保工程项目的目标顺利实现。

参考文献：

[1]韩彤.项目沟通管理浅谈[J].科教文汇，2013（3）.

[2]周振华.浅谈监理在工程建設中的组织协调作用[J].山西建筑，2011（2）.

[3]党希宏.总监理工程师从业素质对监理工作的影响[J].科技资讯，2010（35）.