浅谈项目沟通管理

【摘要】沟通在项目管理中的重要性； 沟通与沟通能力的理论知识；沟通管理的内容及分述；

关键词：沟通、沟通能力、项目管理、沟通管理。

谈及项目管理，大家往往想到的是质量管理、安全管理、成本管理及进度管理等；往往忽视项目沟通管理。大多以为沟通管理就是简单的做些思想工作、找相关人员谈谈心就可以。实则不然，沟通管理在项目管理中占有举足轻重的地位，一个项目是否成功与沟通管理有着很大的联系。一个项目要想取得成功，技术经验占25%，而沟通则占到75%；沟通是否有效直接关系到项目实施的进展，关系到项目是否成功。沟通管理是项目管理的核心与灵魂。

沟通如此重要，下边本人就对沟通及沟通能力的理解归纳如下：

沟通是指信息从发送者传递给接受者的一个传递过程。沟通既然是在二者之间传递信息，首先就要明确沟通的对象，明确对方的相关情况，如一个项目负责人需要沟通的对象就包括：建设单位、监理单位、所属公司的各级领导、各级建设行政主管部门、项目组成员、材料供应商及各劳务分包单位等等。这些均需针对各自的特点，采取不同的沟通方式。其次要注意沟通有思维与表达二个基本要素；一方的思维过程表达出来的信息传递给另一方才能形成沟通。同时沟通又有思维的交流与语言的交流二个层面；多数人重视的是语言的交流，但若没有思维的交流，不了解对方此时此刻在想什么；你想的再清楚，讲的再清楚，也达不到沟通的效果。再有就是要注意沟通的方式。沟通方式从沟通方向上分有下行沟通、上行沟通、横向沟通和斜向沟通四种。从沟通渠道上分有书面沟通、语言沟通、非语言沟通和结构化沟通（如格式化、标准化、程序化的试验与验收等）。最后说一下沟通的原则：沟通原则有尽早沟通和主动沟通二个原则，尽早沟通要求项目经理要有前瞻性，定期和项目成员建立沟通，不仅容易发现当前存在的问题，很多潜在的问题也能暴露出来。在项目中出现问题并不可怕，可怕的是问题没被发现。沟通的越晚，暴露的越迟，带来的损失越大。主动沟通说到底是对沟通的一种态度；主动沟通不仅能使项目经理与团队成员及项目干系人建立紧密联系，更能表明你对项目的重视与参与，会使对方的满意度大大增加，对整个项目非常有利。从而达到预期的沟通效果。

沟通能力则是指信息传递出去后，双方能达成或接近共识，取得预期的沟通效果的能力。沟通能力包括表达能力、争辨能力、倾听能力和设计能力。沟通能力有二个要素：一个是思维是否清晰？能否有效地收集信息并做出逻辑的分析与判断。另一个是能否用口头或书面形式贴切地表达出自己的思维过程和结果。这二个要素相比之下前者比后者更重要，没在思维作基础，再好的语言表达技巧，也仅是空中楼阁；不可能达到预期限的沟通效果。判断管理者沟通能力强弱的重要标准就是判定管理者是否能实时的把握交流方的思维，且能提前迅速作出反应，也就是使交流从语言层面上升到思维层面的能力。 综上所述，沟通能力看起来是外在的东西，实际上是个人素质的重要体现；他与一个人的知识、能力与品德处处相关；管理者要想提高自身的沟通能力，应从提高自身素质及知识面开始，通过不断的积累，不断的探索，从而提高整体的沟通能力。

谈过沟通与沟通能力的一些看法，接下来谈谈沟通管理及在项目管理中的作用。

项目沟通管理是指为了确保项目信息的合理收集和传递，对项目信息的内容、传递的方式及传递的过程等进行的全面的管理活动。沟通管理是项目管理中最重要的工作之一。项目管理者在沟通管理方面所花的时间应占到全部管理工作所耗时间的75%—90%，可见沟通管理在项目管理中的作用与地位。沟通管理是项目管理的核心与灵魂。通常情况下，沟通管理由沟通计划编制、信息发布、绩效报告与管理收尾四部分组成。现分述如下：

沟通计划编制是为保证沟通达到预期效果，在项目部门内部，部门与部门之间以及项目与外界之间建立沟通渠道，能够快速、准确地传递沟通信息，使项目内各部门达到协调一致，项目成员明确各自工作职责而编制的计划。确认项目沟通计划要求的信息一般包括：项目组织和各利益相关者之间的关系；该项目相关的技术知识；项目本身的特点决定的信息特点；与项目组织外部的联系等等。编制沟通计划依据包括：沟通要求、沟通技术、制约因素和解决方案。项目沟通计划应确定利害关系者信息交流与沟通要求。针对项目干系人的沟通需求进行分析，从而确定项目干系人需要什么信息，什么时候需要这些信息以及采取何种方式将信息提供给项目干系人等因素。确定项目干系人的信息需求和传递信息需求的方式，是项目成功的关键。

有效的沟通计划应考虑以下几点：

（1）确定项目相关文件的保存方式。对于收集到的不同类型的信息，应制定统一的规章制度，将与项目有关的重要文件进行建档、保存。

（2）建立项目组织联系方式。项目涉及多方人员，为提高工作效率，应建立一个项目管理的所有相关人员的联系方式名册，做到简洁、明了 。

（3）确定工作汇报方式。明确表达项目组成员对项目经理、项目经理对上级和相关方的工作汇报方式，包括汇报时间、汇报形式。

（4）统一项目文件格式。对于项目统一文件模板，是规范管理的一项措施，所以必须统一各种文件模板，并提供编写指南，以保证项目沟通的效率。

（5）沟通计划应简单实用。沟通计划是用来执行的，要保证项目相关人员已经正确理解，不要仅是一纸空文，不具备操作性。

绩效报告涉及绩效信息的收集和公布，以便向项目干系人提供有关资源如何利用来完成项目目标的信息。绩效报告一般应提供关于合同范围、进度计划、成本和质量的信息。要做好绩效报告，就必须选择合理的绩效报告的工具和技术（绩效评审、偏差分析、趋势分析、挣值分析），使绩效报告与项目的实际情况最接近。

管理收尾包含项目结果文档的形成（这些文档可以使发起人或客户对项目产品的验收正式化），包括项目记录的收集、对符合最终规范的保证、对项目的成功、效果及取得的教训进行分析、以及这些信息的存档以备将来使用。管理收尾活动不能等到项目结束才进行，项目的每个阶段都要进行适当的收尾，保证重要的、有价值的信息不流失；另外，人才数据库中的雇员技能应该得到更新，以反应新的技能和熟练程度的提高。

以上是对项目沟通管理工作的一些看法；这项工作涉及管理工作的方方面面，可以說是组织协调工作的全部概括；同时也是衡量一个项目负责人能否胜任工作的重要标准。这项工作最锁碎，也使许多人疲于应付而又不得不面对，它占据管理者大部分的时间。只有项目团队每一位成员都认识到沟通的重要性，都能积极主动去找到工作中的矛盾点，并善于通过沟通去化解矛盾。这样项目才能够得以顺利进行，项目管理才能够取得成功。项目管理目标才能得以实现。

[参考文献]

[1]建筑工程项目管理；全国一级建造师执业资格考试用书（第三版）；中国建筑工业出版社

[2]建设工程项目管理规范；GB/T 50326—2006 中国建筑工业出版社

[3]《建设工程项目经理执业导则》实施指南 中国建筑工业出版社

作者简介及联系方式：孙巨才；一级注册建造师（建筑、市政）；绿师建筑工程师；工程合同管理师；1996年9月开始长期从事现场施工管理工作。现就任于中扶建设有限责任公司工程部。