浅谈基层档案交接工作中的几点问题

文/浙江省温州市龙湾区永中街道办事处　程彩琴

浅谈基层档案交接工作中的几点问题

文/浙江省温州市龙湾区永中街道办事处程彩琴

【摘要】我国基层档案工作已形成一定的规章和体系，档案工作规章制度要求机关档案人员在工作调动时，必须做好档案交接手续。然而在实际工作中，档案交接工作存在很多问题，必须引起工作人员的重视。本文主要分析了基层档案交接工作中出现的问题，并提出一些解决对策。

【关键词】基层单位；档案交接工作；存在问题；解决对策

档案交接是档案管理的一个重要环节，做好档案交接是每一个档案人员的职责。但在实际档案管理工作中，很多管理人员忽视档案交接工作的重要性，经常出现人已离岗，档案却未曾交接的现象。因此，基层档案工作人员必须明确责任，保证档案的完整性和连续性，对实际工作中存在的问题予以重视，并积极探索解决办法。

一、基层档案交接工作中存在的问题

（一）档案交接工作缺乏管理，重视不足。有些领导对档案交接工作重视不足，导致交接工作流于形式，由于缺少严格的管理，当档案工作人员离职时，档案管理工作无法及时收尾，在新的工作人员上岗后，档案交接手续还没有做好，使得档案交接工作没有实现其时效性。另外，由于没有做好档案交接工作，很容易出现档案丢失、种类不全等情况，却找不到相关的负责人员，甚至一些基层档案交接仅仅是交接一串钥匙，双方并没有对档案信息进行认真核对，导致档案工作脱节。

（二）档案交接手续不够严谨，离职人员责任心不强。档案管理人员的综合素质是做好档案工作的重要因素之一，当前的基层档案管理人员职业水平参差不齐，在档案交接过程中，不按程序办理，该仔细检查的不予检查，该签字的不予签字，很多情况下档案交接完全变成两个人的事情，只当面交代一下就算完成交接工作，完全违背了档案交接的要求和内容。档案工作人员对待工作缺乏严谨的态度，对交接工作草草应付，一旦出现问题就互相推卸责任，致使档案交接工作出现众多问题。

（三）档案交接工作过程缺乏监督。档案交接过程中有一项非常重要的环节就是监交人签字，监交人一般情况下是管理档案工作的领导，作为第三方监督档案交接工作。但在实际工作中，有些基层领导把档案交接看成很简单的工作，没有在现场进行监督，导致档案交接程序不严格，间接推动了档案管理在交接上出现漏洞，而且基层档案出现问题时，往往找不到相关负责人。

二、做好基层档案交接工作的措施

（一）加强对档案交接工作的重视，健全规章制度。基层单位要加强对档案交接工作的重视，将其列入重要议事日程，档案人员在离岗前要先办理好档案交接手续，再办岗位调动手续，对没有办理档案交接工作的人员，不予签发工作调动通知和工资转移手续。基层单位要日益完善档案管理规章制度，将档案交接列入工作人员的岗位职责，严格规范档案交接的程序。具体说来要做到以下几点，一是在交接之前要查清所有档案，使账务相符；二是将零散文件要系统有序的归类存档；三是将借出的档案及时催还，对于没有按时归还的档案要标明原因；四是根据实际要求填写档案移交表；五是填写档案移交说明并签字。对于档案管理接收者来说，在上岗之前要提升自身的档案管理工作能力，并跟上任档案人员详细了解目前的档案情况。

（二）加强对档案交接工作的监管力度。基层单位应加强对档案交接监管工作的认识，安排专门人员监督档案的移交工作。监管人员要严格按照工作原则，认真履行自身的职责，按程序办理。普通档案人员因岗位变动进行档案交接时，应该由档案机构的相关负责人来监督；档案机构负责人在办理档案交接时，应由档案行政管理部门或者其分管领导进行监督。监督人员做好档案移交和接收的全过程监督，除了监督档案交接是否依据规章进行外，还要记录档案交接的时间、地点、交接人员的姓名、职务等，检查无误后，由交接双方签字盖章，监督人员最后也要签字确认。对档案交接进行监管有很强的责任性，如果发现问题，档案交接双方和监管人员都负有一定的责任。

（三）提升档案交接人员的专业素质和工作水平。提升档案交接人员的综合素质是完善档案交接工作的重要途径，只有档案工作人员具有一定的职业素养水平，才能促使档案交接顺利完成。为了提升档案人员的专业水平，可以在档案交接前，加强对交接双方的培训，以保证档案交接工作按照规则和程序进行。同时，还要加强对档案人员的思想教育培训，档案交接工作中存在的问题不仅仅是由交接人员的工作能力导致的，很多情况下是由于交接人员责任心不强引起的。因此，通过培训端正档案交接人员的思想，加强其对档案交接工作的认识，强化其责任意识，是档案交接工作顺利进行的强有力保证。

总而言之，基层档案记载着单位发展的历史和荣誉，做好基层档案交接工作是保证档案连续性的一个重要环节。因此，基层单位档案人员要加强对档案交接工作的认识，严格遵循档案交接的规章制度和流程，提升档案人员的职业素养和道德素质，增强其责任心，有效避免并及时解决档案交接中可能出现的问题，保证基层档案工作有序开展。

参考文献：

[1]高爱芹.基层单位档案交接工作之我见[J].档案管理,2010（3）.

[2]朱永军.企业档案管理人员更替时的业务交接[J].档案管理,2012（2）.