人才市场档案信息化管理探讨

程 超

（讷河市人才中心 黑龙江 齐齐哈尔 161300）

人才市场档案信息化管理探讨

程 超

（讷河市人才中心 黑龙江 齐齐哈尔 161300）

随着社会经济的发展，人才的流动也愈发地频繁，传统人事档案管理已经不能满足现代社会的发展。而且在这个计算机网络技术被广泛应用的年代，只有建立网络化的人事档案管理系统，才能使全国各地人才市场和具有人事档案管理权的企事业单位的实现人事档案互联与共享。因此，将信息技术与档案管理技术和方法相结合必定成为日后人才市场档案管理的发展趋势。

人才市场；档案管理技术；信息技术

档案是伴随一个人一生的独特身份符号，是众多信息源中的一个基础信息，其作用和价值在现代社会当中愈来愈显得愈来愈重要。但在我国人事档案管理上仍存在滞后性，即便是在网络应用十分普遍的今天，个人想要从网上查询自己档案信息，例如档案现保管地信息、个人的就业基本信息、与用人单位的劳动关系信息等，依然是难以顺利实现的。因此人才市场档案信息化管理水平仍有待提高、管理措施仍需进一步完善。

1.人才市场档案信息化管理的定义和实现内容

1.1 人才市场档案信息化管理的定义

人才市场档案信息化管理是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，人才市场档案管理活动全面应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行管理处置，使其可以为社会企事业单位和个人提供便利服务的行为。

1.2 人才市场档案信息化管理内容

人才市场档案信息化管理的建设内容应当主要包含一下三个方面：

第一，基础设施的建设这其中应当建设的内容有计算机软硬件设施建设和应用系统建设，这两者分别是档案信息化管理当中不可缺少的基本条件和技术保障；具体来讲就是统一各级人才市场网络硬件配置和提供网络拓扑标准。并在局域网中做好数据备份系统及灾难应急工作，保证意外发生时能自我修复。

因为档案信息是不能对所有大众公开，所以采用Internet互联的时候，需要相关技术标准。而如大多数企业中采用的VPN技术，可建立相对独立虚拟专网，对传输数据进行加密，提升档案信息的安全性，另外，还应当有统一防火墙的配置标准，来对服务器进行保护使PC终端免受外部攻击。

第二，人才队伍的建设，在信息化时代应当培养出具有现代化意识和科技化意识的档案管理人员，这些档案管理人员不仅有过强的专业知识，还应有较宽的自己的知识面并掌握现代信息管理技术，成为既熟悉管理业务知识又懂得计算机管理技术的双重知识结构复合型人才，如人才市场档案信息化管理当中将纸质档案转化成电子档案时OCR技术就能达到这种目的，通过自动识别图文，可将纸质版文字转化成TXT或DOC文档格式，结合电子扫瞄仪能将纸质档案快速高效地转变成电子档案，而这就需要专业的人士去操作，所以人才市场档案信息化管理必须要有扎实的专业知识，还应当对现行的相关计算机技术有较好的了解和掌握；

第三，强化档案管理的安全建设，信息技术为档案管理在提供高效、快捷服务的同时，也给档案管理带来了不少的安全隐患，可能会因为个人原因或其他原因导致档案信息的丢失和泄密，这就要求信息化档案管理应当注重电子档案的保存环境和保存方式，必要时应当对一些重要的电子档案进行备份和维护，确保资料的完整性；另一方面，档案的信息化管理也需要相应的法律环境和手段为其保驾护航，根据社会的发展制定出人才市场档案信息化管理工作的各项法律规章制度，是人事档案管理有章可循。

2.人才市场档案信息化管理的好处

2.1 改善人事档案管理工作

人才市场档案信息化管理的实现在一定程度上可以冲破人事档案利用的局限，使档案管理工作逐渐走向开放化管理，由原来的保管、利用职能转变为信息管理和服务的职能，使人事档案信息资源配置更加合理，为社会和个人提供更为高效、优质的服务。

2.2 决策和管理更加便利

人才市场档案信息化管理的实现可以提供更加完整、可靠的信息技术和快速的综合分析能力，可以使一些人事决策更加及时准确。

2.3 工作更加职能化

人才市场档案信息化管理的实现就意味着一次投入，可实现多次产出，并可以提供远程服务实现网上资源共享，极大地缩短了二次编纂所需的时间，很大程度上增强了档案信息的时效性。

2.4 易于分类和重复选择

人才市场档案信息是个人从事各种社会活动的记录表，是实现对社会个人管理的重要凭证。而档案信息化管理就可利用计算机实现各种档案资源的分类、提取、分标、加工，而且电子档案相比与传统档案资料相比更易于保存、查询、和修改，这样不但提高了档案的利用率，也在一定程度上降低管理成本。

3.人才市场档案信息化管理的内涵和意义

人才市场档案信息化管理的内涵是人才市场档案信息的数字化和网络化和档案信息的接收、传递、存储一体化，另外还要实现这些人事档案的高度共享并保证其安全性，创造出新的档案管理模式。

人才市场档案信息化管理的实现就意味着人事信息实现了自动化、实时化和网络化，这样便可使得一些数据信息输入输出迅速便捷、还可实现多次利用、便利检索查询，而且这一信息化管理的实现还能对档案的查借工作加以控制，从而大大提高了整个管理部门的工作效率。因而探索和完善这一技术具有十分重要的现实意义。

4.结束语

综上所述，档案信息化管理是一项长期、全面而具体的工作，应当注意到方方面面的问题，还需要所有档案人员的积极参与与配合。其中管理型人才队伍建设对档案信息化管理的质量起着至关重要的作用，因此，人才市场档案管理信息化的实现就要应把提高工作人员的计算机技能作为目前档案部门素质教育的重中之重。而且信息化是当今世界发展的大趋势，档案馆信息化管理是势在必行，因此只有克服困难，迎头赶上，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。

[1]赵晖.信息时代高校档案管理应注意的几个问题[J].办公自动化,2008,123（1）:56-58.