简论加快实现科技档案现代化管理的有效途径

杨玉峰

（黑龙江省木兰县社会救助局 黑龙江 木兰 151900）

简论加快实现科技档案现代化管理的有效途径

杨玉峰

（黑龙江省木兰县社会救助局 黑龙江 木兰 151900）

如何加快科技档案管理现代化的步伐，是档案管理部门和科技档案管理工作者面对的一项重要课题。要想解决这一问题，就要首先从面临的问题入手，认真加以分析，并有针对性地提出解决的办法与有效途径。

科技档案管理现代化；重要性；问题；途径

科技档案是指国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动所形成的对国家、社会、单位及个人具有保存价值的、需要归档保存的科技文献与文件资料，它是社会发展中有关科技活动的产物和真实记录。在当今信息技术高速发展的社会中，科技档案就科技工作者而言，应该充分有效地利用和开发科技档案信息，使其在科技领域信息中发挥出主导作用。只有科技档案管理现代化，才能保证科技档案更好地为科学研究和社会发展服务。

一、推进科技档案管理现代化的重要性

新技术革命时代的到来，使得高新技术广泛应用于社会生产中，并带来社会生产力的一次又一次飞跃，也同样影响着社会生活的深刻变化。特别是随着计算机和通信技术的快速发展与广泛应用，信息已经成为人类活动和社会发展的重要资源。简言之，信息资源的利用就是人类知识与智慧的利用，而科技信息的交流和利用，势必会有效推动科技生产力的发展与社会的进步。

二、实现科技档案管理现代化面临的问题

就科技档案而言，它是科技信息的物质载体。但在我国的科技档案管理工作中，有很长一段时间仍然停留在落后的传统手工操作以及陈旧的管理体制上。具体讲，主要包括以下几个方面：

1.科技档案管理基础工作薄弱譬如，设备老套陈旧，缺少完备的目录和索引，有相当一部分的科技档案还没有建立卡片登记，而制作这些卡片仍需要人工来完成，不但费时费力，需要大量的人力，还难以达到统一的标准。

2.科技档案汇编周期长并效率低由于始终没有把科技档案管理工作与现代化技术结合起来，目录和索引编制工作仍然由人工来完成，以致造成工作周期长、效率低。因为每完成一次编制都要将全部档案从头到尾翻阅一遍，从而耗费了大量的时间和精力。

3.检索方面存在的问题由于科技档案管理未实现现代化，科技人员在查询文件资料时往往要花费很多时间。由于被动的采用这样的检索方式，势必会造成漏查，因而导致科技档案利用率的低下。

4.计算机软件赶不上发展的需要一般讲，计算机档案管理软件的研制开发工作基本上都是由本单位的计算机人员完成，而这些人员大部分对档案专业知识了解甚少，以至于在编制过程中，因计算机与档案管理的关系没有弄清，造成计算机管理系统不能完全服务于档案管理工作，也就谈不上档案管理现代化了。就档案管理现代化的需要而言，应该配备的是一套能够基本适应各级档案室的软件程序，也就是按照国家档案局颁布的标准，对档案进行著录、标引、分类，再将档案信息录入计算机内存储，从而真正实现档案管理现代化。

5.档案信息录入的问题由于计算机管理档案工作前期处理工作量非常大，往往导致档案管理著录过程中出现著录项目不准确及重复著录等问题。加之著录信息的录入，存储的工作量也较大，这对于藏量在几万卷甚至十几万、几十万卷的档案馆来说，在有限时间内完成如此数量的录入工作是很难做到的。

6.档案管理现代化专业人才数量不足据了解，目前档案管理部门中计算机知识与档案管理知识兼备的人才数量有限。其原因也是多方面的，一方面是档案管理工作普遍存在工作量大、人员又少的状况，使其很难抽时间进行专业培训和学习；另一方面，档案工作人员对计算机技术知识在学习上不愿努力并伴有畏难情绪。

三、实现科技档案现代化管理的有效途径

在科技进步飞速发展的今天，整个社会活动都离不开科技的支撑。在适应科技的发展上，科技档案管理现代化的问题日显突出，也显得愈加重要。在此情况下，愈发要求科技档案管理尽快引进现代科学技术管理模式，以适应社会发展的需要。

1.建立计算机检索系统计算机检索系统的功能就是将文件或卷宗的内容、外部特征，这其中包括档号、分类号、标题名称、文件种类、作者、发文字号、内容提要、主题词、密级、保管期限、附注等著录项目，写在格式统一的计算机输入卡片上，输入到计算机内，以此形成数据库。如果需要时，随时可打开计算机进行快速检索，其超高的效率是显而易见的。

2.建立计算机编目系统在科技档案业务中，可以说每到工序都会接触文件或卷宗的立档单位名称、全宗名称、标题、作者、档号等等。而通过这些数据对档案材料进行整理，最后输入到计算机中储存起来，形成一个数据库，随时为需要者提供服务。

3.建立统计系统统计在档案管理工作中是必不可少的，它的主要内容就是对工作中的发生情况进行系统调查、分析、监督，实施量化管理。统计系统的建立，就是将档案机构、人员、库房等存储于计算机的基础上，再进行细化，譬如单份文件、卷宗数量、利用人次、类型等等。总的讲，只要是需要的数据，都应该存储于计算机中，一旦需要可根据指令制定出各种统计报表，提供给各部门使用。

4.建立库房管理系统库房管理系统包括两方面，其一是计算机能够及时将库房的实际及变化情况反映出来，使得档案管理人员清楚地了解和掌握档案存放的具体位置、相应数量和保管情况等，以便查询及利用。其二是要有效保证库房的安全，确保防盗门、报警器、电子监控设备等防护设施的齐备与完好无损，并随时对其进行检查与维护。另外，库房必须设专人负责进行管理，无关人员一律禁止进入。

5.强化科技档案保密意识不论是各级有关领导，还是广大档案管理人员，都应当对科技档案的重要性有一个清醒的认识。通过对《档案法》、《保密法》的认真学习，增强保密意识，强化保密工作。特别是科技档案管理人员，一定要严格遵守国家有关科技档案保密的规定，认真履行其职责，从根本上保证科技秘密的安全，有效维护好科技单位和科研人员的知识产权。

6.加快提高科技档案管理人员的综合素质要对档案管理人员及时进行有针对性的专业培训，使其尽快掌握和提高计算机技术知识水平，同时增加横向交流的机会，以开阔视野，加快实现科技档案管理现代化。