设备档案管理中存在的问题及解决对策

摘 要：随着科学技术的不断发展，无论是各大高校、企业还是医院，其设备档案管理工作都起着至关重要的作用。然而，设备档案的管理问题却没有得到广大领导的足够重视，档案管理者的综合素质不高，设备档案管理的一些规章制度也没有得到足够的完善，这也使得档案管理中存在的问题比较严重。本文对企业设备档案管理中存在的一些问题进行分析并提出解决对策。

关键词：设备；档案管理；档案管理人员；存在问题；解决对策

一個企业的辉煌与否虽然与它所获得的经济效益成正比，但是若要看这个企业是否有良好的发展前景，就要看这个企业能否做好其内部的协调工作。企业的日常运作离不开设备的运转，因此，设备管理者必须特别注意设备的日常存放与更新维护。档案的管理也是一样，管理好企业内部员工的个人档案，是档案管理者必备的素质。所以，只有将企业的档案管理工作做好，才能使企业的设备以及员工档案得到正确地利用，从而有效地协调企业内部的管理工作，促进企业能够更好地发展。

1 设备档案管理中存在的问题

1.1 企业领导对设备档案的管理不够重视

许多企业领导在对设备档案的管理上存在着一个误区，他们认为档案管理工作只是负责存放保管企业的一些资料以及员工的档案，只要将档案进行安全保管做到不丢失、不泄密就可以了，这个想法过于陈旧片面，这也导致了企业内部档案利用率不高，甚至使档案造成损毁，使企业的内部资源不能得到有效地利用，不利于企业管理内部的协调工作。

1.2 设备档案管理制度不够完善与规范

设备档案管理缺乏完善的管理制度，不能有效地约束档案管理人员的行为，导致一部分档案不能及时有效地整理，造成了档案的丢失，使档案不能得到有效地利用，不利于体现档案的真实性与有效性。

1.3 大多数设备档案管理人员的综合素质不高

在我国绝大多数企业中，设备档案管理人员都没有得到过专业的技能培训，档案管理人员的素质整体不高，文化水平参差不齐，档案管理者的专业知识以及管理经验都不够丰富，这也导致无论是企业领导还是管理者本身都认为设备档案管理是一项非常简单的工作，因此企业领导也忽略了对档案管理者的专业综合素质培训，这也是我国企业档案管理者素质普遍不高的原因之一。

2 解决问题的对策

2.1 企业领导应该提高设备档案管理的意识

作为企业领导，首先应该充分认识到设备档案管理在企业日常运作当中的重要意义，提高设备档案管理的意识，加强对档案管理工作的宣传力度，以身作则，积极地投入到设备档案的管理工作中去，同时对档案的规格质量提出严格的要求，有效地组织协调各个部门积极参与设备档案的管理工作。作为档案管理者，应该从自身的角度去掌握有关档案管理的知识，对工作有着积极的热情与向上的心态，认真对待工作，按照上级领导的要求认真完成工作任务，使档案能够及时有效地得到归纳整理和分类保管，从而使档案得到充分有效的利用。

2.2 建立完善的设备档案管理机制

俗话说得好：“无规矩不成方圆。”完善的规章制度是档案能够得到有效管理的重要基础。所以从根本上必须建立完善的设备档案管理机制，这样才可以有效地制约住档案管理人员，从而实现档案管理的规范化。比如，为提高档案管理者的工作热情，建立奖惩制度，在规定时间内能认真完成任务的人，给予一定的物质奖励，而那些自由散漫并在工作中有重大疏忽的人给予惩罚，做到赏罚分明，有效地约束档案管理人员的行为，从而体现出奖惩制度的绝对权威。

2.3 提高设备档案管理的信息化水平

由于设备档案管理在各大企业中没有得到足够的重视，所以当今很多发达的科技手段并没有应用其中，很多企业的档案管理还是运用手工抄录的方式，这不仅加大了档案管理员的工作量，也不能有效地进行档案设备的管理，不利于档案信息的收集与检索。另外，人工保管设备档案，很可能会造成档案发霉、破损等情况的发生，甚至还会导致个别档案无法使用，使档案无法得到有效地利用。所以企业应合理有效地运用现代化技术手段来保管电子档案，做好备份的储存工作。

2.4 使档案的管理功能得到进一步的修正和完善

在企业追寻经济效益的同时一定不能忽略设备档案的管理功能，所以企业应该对档案管理功能进行精准的定位，以企业能够长远建设并获得较多的经济利益为目标，强化设备档案的管理功能，完善企业的设备设施，实现设备档案的规范化，提高设备档案的质量，从而使企业更能符合日后发展的目标要求。

2.5 对设备档案的存放和管理进行定期的更新维护和检查

对于无法以电子版形式存放的设备以及档案，企业的管理者应该统一设立专门的存放库房，并对这些库房进行定期的打扫与检查，同时对存放的设备进行定期的维护与更新，防止所存放的设备档案由于时间问题出现破损。

3 结论

随着高科技的普及与社会生产力的提高。企业的设备档案管理在其日常运作的过程中扮演着重要角色。所以，笔者认为最重要的一点就是要提高各大领导对设备档案管理的重视，这样档案管理部门才能更深一步地去了解设备档案管理中存在的问题，然后再通过建立系统完善的设备档案管理机制，建立相应的奖惩制度，提高档案管理的信息化水平，完善设备档案管理功能，从根本上解决我国大部分企业设备档案管理中存在的问题。

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作者简介

姜晓玲（1968-），安徽合肥人、毕业于安徽医科大学，护理专业，现供职于安徽省产品质量监督检验研究院、中级，研究方向：档案管理。