高职院校行政秘书工作浅析

刘芸

摘 要：在我国高等教育快速发展的背景下，高职院校现已发展成为教学、管理和科研为一体的比较独立的个体，目前它在高校的地位也越来越重要。行政秘书是各高职院校中不可或缺的一支团队，他们是高职院校行政管理层与师生员工间相互沟通的桥梁和纽带，其工作直接关系到学院行政管理的质量与效能。本文分析了高职院校行政秘书工作的现状，并提出了对行政秘书工作的改进对策。

关键词：高职院校；行政秘书；工作现状；对策

行政秘书在高职院校的管理中是必不可缺少的，既是学校教学管理层的参谋和助手，又是管理层与師生间交流的纽带和桥梁，是管理部门中必不可少的一支力量。需要有良好的文字表达能力，工作效率高，条理性强，具有较强的应变能力，并具有团队合作精神，对各种情况比较熟悉。行政秘书看似平凡而琐碎的工作却起着至关重要的作用，工作以广而多、杂而乱、细而碎“著称”，若处理不当，会影响了师生之间的关系和工作效率。因此，通过对高职院校行政秘书工作的现状进行分析，提出改进的对策，从而更好地开展行政工作。

1 行政秘书的工作职责

1.1 日常行政工作

做好与学校各部门的日常联系；负责传文、印文、发文、信件和报刊杂志等工作；负责各种行政文件复印、扫描、打印工作；负责上报各类档案的校对、呈送和收集管理及保密工作；收发各类文件传真工作。

1.2 公文办理工作

负责做好文件主要涉及各类信息资料、来函的保存、回收、清退、销毁工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办、督办工作；审核有关文档的签署，证明材料，并及时做好归档备查工作。

1.3 会务工作

协助领导做好会议安排、会务筹备的工作，包括准备相关材料、发通知、会场会务等；做好公务接待、来人来访、综合协调等工作。

1.4 资产管理工作

承担本部门及会议室各类固定资产和家具管理工作；负责领取、发放、保管各种办公用品等工作。

2高职院校行政秘书工作现状分析

2.1 工作任务较多并且繁琐

高职学院的行政秘书在工作中具有较多的头绪，工作的范围涉及面也较广，每天都有很多工作需要做，不但有各类文件的登记与传阅需要登记完成，各种会议的通知及各种来电来访需要接待与处理，另外，还要做好领导交办的临时性的工作。与此同时，需要与不同的老师和学生接触，对他们提出的问题要及时的处理。在实际的工作中有很多工作内容都不在行政秘书的岗位职责范围内。

2.2 高职院校对行政秘书队伍建设不够重视

虽然行政秘书工作具有服务性和辅助性的特征，但是由于很多学院没有意识到这一工作的重要性，大多不设行政秘书岗位，工作得不到足够的重视。高职学院行政秘书的工作是非常繁忙的，经常是几件事放在一起做。不仅是学生还是老师，都要服务于，工作做不好，就会有人投诉，所以，行政秘书不被重视，付出与回报无法形成正比，使得有些行政秘书心生抱怨。

2.3 没有太多的晋升的机会，外出培训机会少

高职学院的行政秘书中有很多人并不是学秘书专业，从事行政事务通常不会得到高级的职称，评到中级职称就算是到头了。在实际工作中，高职学院的行政秘书得不到重视与关爱，不具备专业知识的培训与交流，也没有明确的职业规划，对未来也很渺茫。行政秘书平时大都忙于具体事务， 个人学习进修的时间少， 也少有机会外出参观考察、学习和工作研讨， 缺少接受系统性、专业性再教育和职业再培训的机会。

2.4 学校在对行政秘书利益分配方面存在不合理现象

在校园评定秘书职称中，往往忽视了秘书的特殊性。对于教师的评定有一套完整的评价体系，通过取得不同的职称来提高个人收入，得到工作上的满足。但是行政秘书的评定却恰恰相反，工作压力大，项目多且繁杂，工作量巨大也得不到相应的尊重和理解，相对应的工资和升值空间也很难得到，而且这些工作没有过多的技术性，对职位的要求也不高，导致了工作的创新能力下降。

3 改进高职院校行政秘书工作的对策

3.1 高职院校领导要转变思想观念，给行政秘书更多理解与关爱

高职院校领导应树立“管理是学问，优秀的行政秘书是人才”的理念，认识到行政秘书对提升学院行政管理的重要性，建立合理的评价机制，重视行政秘书队伍建设，提升个人业务能力培养、完善专业知识、发挥协调能力、强化服务意识，提高工作效率，使行政秘书在高职院校能发挥出积极的作用。

3.2 适当提升行政秘书的职业地位和待遇

高职院校应对现行的分配制度进行适度调整，建立完善合理的薪酬体系与激励机制，将收入与奖励向教学第一线倾斜的程度控制在合理、适当的范围内，逐步缩小教学人员与行政秘书收入的差距，适当提高行政秘书的待遇水平，包括行政待遇和工资待遇。在晋升、评定、培训等方面要与老师有相同的机会，消除行政秘书在工作中的不稳定感。制定有效的激励政策，对优秀的行政秘书人员给予适当的奖励和补助。

3.3 行政秘书人力资源发展规划问题

制定完善的行政秘书教育培训计划，确定培训流程，明确培训方式和内容，将行政秘书职业发展列入到高职院校人力资源发展规划之中。为行政秘书营造良好的职业发展环境和多元化的职业发展路径，建立高职院校和行政秘书相互促进、相互发展的互动机制。

4 结语

总而言之，我们国家的高职院校在不断的深化改革，对高职学院的行政秘书也提出越来越高的要求。所以，行政秘书必须从思想观念上进行转变，把角色定位明确下来，以服务为宗旨，努力多办事、办好事，从多角度、多方面来强化自己，不断培养自己工作的意识，提升自己工作的能力，同时学校也应该给予相应的支持和激励，充分调动高职院校行政秘书的工作积极性。作为行政秘书，还要保持乐观开朗、积极向上的心理，保持刻苦的学习，锐意创新的工作态度，在工作中要踏踏实实，与时俱进，为学校的健康快速的发展贡献自己的智慧和力量。

参考文献

[1] 陈小艺.浅谈新时期高职院校行政秘书工作的现状[J].教育期刊，2012年第1期.

[2] 孙子健.试分析现阶段我国高职院校的行政秘书工作[M].北京教育出版社，2012年.

[3] 周益民.中国高职院校行政秘书工作问题初探[J].教育期刊，2012年第3期.