卫生监督执法档案数字化管理研究

摘 要：由于卫生监督机构具有特殊的职能，其监督执法档案具有类别众多、分类精细、数量巨大等特征。卫生监督执法档案数字化管理，旨将传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，从而提升建库效率，最终提高档案的应用效率。本文主要分析了卫生监督执法档案数字化管理的重要性，卫生监督执法档案数字化内容，卫生监督机构构建数字化档案的相关建议。

关键词：卫生监督执法；档案；数字化管理

1 卫生监督执法档案数字化管理的重要性

卫生监督执法档案是指卫生监督机构在依据卫生法律、法规和规章规定，对行政管理相对人遵守法律、法规和规章规定的情况进行监督检查，对违法行为追究法律责任的行政执法活动中，直接形成的具有保持价值的文字、图表、声像等各种形式为载体的文件材料。

（一）推动档案数字化管理

卫生监督执法档案将保管和利用档案从传统手工操作转变为采集信息和现代化管理，科学配置卫生监督执法档案信息资源，是将优质服务提供给社会的主要途径。通过卫生监督执法档案数字化建设，可使卫生监督执法机构及时、准确的收集信息，从而共享档案信息资源。采用信息技术，不但可以节省时间，还对档案内容有效丰富。利用档案数字化，促使卫生监督执法档案载体的多样化，对档案原件积极保护，提升管理档案效率，获得直观与形象的档案信息，为档案应用提升便利性。

（二）充分保证领导决策

及时准确的决策，恰当的管理措施，需要通过可靠、稳定的信息和迅速的综合分析能力提供保障。对此，卫生监督执法档案数字化管理将体现出其优势：一方面，处理卫生监督文书过程与管理完成数字化管理，为领导提供了科学决策的手段；另一方面，卫生监督执法机构依法监督产生的电子档案，对于卫生管理水平的提升制造了条件。卫生监督执法档案是卫生监督工作的初始资料，是掌握卫生监督管理情况的重要条件。同时，各级领导还可以结合衛生监督档案相关信息，制定工作计划，进一步提升管理水平。

（三）提高执法工作效率

档案数字化能够实现一次投入，多次产出，资源共享，不仅节约保管空间，避免纸张与人员的浪费，而且对于档案的保存提供了更为可靠的安全保障，杜绝发生篡改档案的行为。数字化管理要求档案及时归档，从而保障卫生监督执法档案数据的完整性、即时性，方便执法档案的查阅，极大程度的提升档案利用效率，提高卫生监督机构执法服务质量。

2 卫生监督执法档案数字化内容

卫生监督执法档案数字化是指将卫生行政执法全过程记录中所产生的文字记录、同步音像资料、采集的电子数据信息等各种载体的档案资源，利用扫描、压缩、转化等方式转化为图片、声音等数字化的档案信息，在磁盘、光盘等容量大的存储介质上以数字化的形式保存，同时采取各类便捷的查询方式对需要的档案资料快速检索，向局域网、政务网、互联网等发布，进而达到数字化档案管理目标。

1.档案数字化。卫生监督执法档案数字化过程也就是对卫生行政执法全过程记录进行收集、整理与归纳。由于一些档案资料大小制式不统一、数据格式不一致，所以在扫描、转化等建档过程中必须通过人工进行辅助，特别是在实物档案的人工整理归档中可以恰当融合辅助。针对页面超大的材料，可以采取成本低廉的数字照相方法；利用扫描图像化各种监督执法文书；在监督执法中拍摄的各类图像资料可以实施技术处理，有效实行压缩处理，建立较为完整的数字档案库。

档案存储的方式有两种：文件与数据库方式，文件方式虽然比较简单容易完成，但是却不能保证检索效率与安全性，仅在没有要求较高速度、安全性低的小型档案库中应用。当出现较大数量的档案时，应利用数据库方式，选择高性能、大容量、操作便捷的存储系统。

2.档案管理网络化。目前，大部分卫生监督机构都已成功应用了网络化。卫生监督执法档案管理也需要利用这一优势，只有档案管理实现网络化，才可以充分表现出档案数字化的所有优势，促使卫生监督工作程序化、规范化。档案管理网络化有效的解决了传统查询档案的很多问题，在时间与空间上不会对档案的利用造成限制。通过提供优秀的由数据库支撑的档案系统管理软件，多人同时进行档案查询时不会出现冲突，不仅提升工作效率以及档案信息的共享程度，而且对资源配置有效进行了优化。

3.建立档案管理软件。根据卫生监督执法档案工作和提供服务的需求，建立功能完善、操作便捷的管理软件。卫生监督执法档案已经从卡片式目录转变为电子目录管理，实现“一户一档”管理，自动将日常卫生监督工作中对一个监管对象的许可、监督和处罚信息归类在一起，设置在线归档、查阅、统计分析等多种功能，与日常业务紧密结合，有效整合卫生监管的信息资源，为卫生监督执法提供帮助。

3 卫生监督部门构建数字化档案的相关建议

当前，我国大部分卫生监督机构都已开始推行卫生行政执法全过程记录，卫生行政许可、日常监督、行政处罚数字化程度较高，可是彻底实现卫生监督档案数字化管理的却极少，究其原因是档案数字化管理还缺少一整套完善的规范之外，还存在基础设施设备、技术条件等限制。还需要从以下几方面进行不断努力。

1.培养数字化档案管理的优秀人才。数字化档案管理工作不但要了解监督执法工作，还要熟悉数字化的开发与应用，体现出很强的实践性，这一优秀的复合性人才是当前全部管理工作中急需培养的重点，应当受到各级领导的极高关注。

2.档案数字化管理工程体现出系统化特点，其并不是一蹴而就的工作，必须在科学规划下，分步骤分阶段的进行实施。数字化过程需要对卫生监督执法档案管理庞大的历史存量档案以及每一年增加的档案全面考虑，科学设计建档程序。对于存量档案，可以通过具有较高利用率的、有效的监督执法材料先实施建档，充分确保在短时间内发挥数字化档案库的应用价值。

3.卫生监督档案数字化必须形成一致的标准。国家档案局已经制定了电子文件档案要求，为全国性电子文件管理制定了科学规范。监督执法档案其更加具有独特性，当前还是缺少一致的规范。一些单位已经走了很多冤枉路，不能获得较好的应用效果。因此，最关键的是构建一整套与卫生监督执法管理数字化档案相适合的标准，以便对各级卫生监督执法档案工作进行规范。

4 结束语

随着不断发展和应用的计算机技术，档案事业将信息化建设作为发展重点。卫生监督机构将信息化建设作为主要工作，也开始在档案管理过程中启用数字化。本文具体是对卫生监督执法档案数字化管理实行分析，研究怎样在确保质量、提高效率的基础上，对有着庞大数量的纸质、电子档案规范管理。科学制定卫生监督执法档案数字化管理系统，为档案数字化工作提供大量经验，对信息化进程有效促进，提高应用档案的效率。

参考文献

[1]王雪萍.浅析我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯，2011，（2）

[2]刘新安，桑书宇.档案实体属性的研究及其意义[J].浙江档案，2013，（4）

作者简介

丁伟明（1979-），男，河北承德，助理馆员，本科，主要研究方向：档案管理。