浅议高校干部人事档案现代化管理

摘 要：随着信息化时代的来临，传统的高校干部人事档案管理模式已难以适应高校人事管理在准确性、严肃性、时效性等方面的需要，高校干部人事档案管理现代化改革刻不容缓。在高校扩招和人事改革的双重背景下，虽然部分高校在制度建设、信息采集、软件开发以及管理模式方面对高校干部人事档案现代化管理做出了一定的努力，但相比于高校教育与科研事业的快速发展，仍存在一定的滞后性。研究发现：档案管理内容不全，档案材料全面性不足；档案管理质量偏低，档案材料实用性不强；档案管理制度陈旧，档案材料实效性不大；档案管理人才流失，档案编制稳定性不优；档案管理水平欠佳，档案管理重视度不高；档案管理设施落后，档案管理科学化不佳；档案信息协调不畅，档案管理高重复率较高是高校干部人事档案存在的七大问题。基于当前高校人事改革的趋势与方向，结合高校当前人事档案管理的现状与不足，文章提出了相关的政策建议，以期提高高校干部人事档案现代化管理水平。

关键词：高校干部；人事档案；现代化管理；信息技术

高校既是我国现代化人才的聚集之地，也是现代化人才培养的摇篮，其承担着尖端科技研究与先进技术发明的重任。随着我国高校招生规模的不断扩大以及高校人事管理制度改革的持续推进，高校对干部人事档案管理的现代化要求愈加迫切，具体表现在：对干部人事档案的利用率大幅提升；对干部人事档案的准确性日趋严格；对干部人事档案的时效性不断增强。然而，当前我国高校干部人事档案的管理比较陈旧、落后，档案管理还是手工操作，依旧沿用纸质化管理的模式，标准化水平低，网络设施不齐全，已然跟不上高校教育和科研事业的发展标准。

众所周知，高校科研机构是我国高素质人才培养、高技术科研推进的前沿阵地，而高校干部人事档案管理工作是这个教育和科研事业的主要保障之一，是高校人事工作极为重要的组成部分。研究高校干部人事档案现代化管理，改进并加强高校干部人事档案的管理工作，既有助于学校对教学和科研干部的能力考察，也为高校形成一个良性的人才选拔机制提供条件。因此，积极推进高校干部人事档案现代化的管理，不仅在高校档案科学管理层面具有较大的理论价值，更在高校教育科研战略的推进方面具有较强的实践意义。

1 目前我国高校干部人事档案管理所面临的问题

（一）高校干部人事档案管理内容不全，档案材料全面性不足

目前，我国高校干部人事档案只是反映和记载了干部本身的政治面貌、政治思想、专业技术水平和社会阅历等。毫无疑义，这些信息对干部提升具有参考、凭证和依据等价值，是客观考察和了解干部的一种参考资料，且干部的政治面貌以及政治思想更是升职时重要的依据。因此，人事干部档案中有关政治面貌、思想以及社会阅历的记载较多。由于档案内容的局限性，很难让人清楚的了解他们的特长以及工作能力。此外，干部档案中也常出现的一些错误，如姓名书写不规范、出生日期前后有差别，而且有的人事档案材料“自我评价”都是千篇一律，对自己没有准确的认识。

（二）高校干部人事档案管理效率偏低，档案材料实用性不强

我国高校长期以来缺乏切实可行的人事档案管理的科学方法，再者学校有着诸多分散的部门，这也造就了档案的分散性和繁杂性，一些档案分散在组织、科研处或者教务处等多个部门，分散在这些部门的档案不能及时归档，没有送到干部人事管理处，直接导致档案的收集、整理和保管出现问题，进而影响了档案整体的完整性。我国高校目前档案材料中漏洞较大的是学历档案材料，因为高校乃是人才的聚集之地，生源广泛，学历层次高，学历档案材料来源于我国的各大高校，就目前学历档案材料来看，我国各大高校对学生学历档案没有统一规范，内容有所欠缺。甚至有些学历缺少报考登记、学生登记、论文答辩以及获得学位等材料，还有的学历档案的材料上面没有盖章和日期，缺少应有的材料，学历材料档案内容的空白，导致学历档案的材料不全。

（三）高校干部人事档案管理制度陈旧，档案材料实效性不大

我国高校干部人事档案的管理仍然是有人工来完成，程序工作繁杂，而且效率偏低。近年来我国高校不断扩招，导致大量的人才涌入进来，而且每年人事部干部所接收的档案数量与日俱增。大量的档案材料堆积在一起，人工很难快速的整理完毕，再加上档案规格大小不同，导致整理档案的难度也有所增加。我国多数高校目前采用打孔法整理档案，不但破坏了档案的整体性，而且也不利于档案材料的添入与提出，虽然有些高校配备了计算机录入档案的信息，但由于人事管理档案者人数偏少，导致计算机的利用率极低，大多数的计算机只是用来录入档案的一般目录，这种落后陈旧的人事档案管理方法已经不能满足社会的发展要求。

（四）高校干部人事档案管理人才流失，档案编制稳定性不优

随着我国高校的不断扩招，每年都有大量的学生进入高校之中，而根据我国档案管理法的有关法规，明确提出档案的数量在一千份以上时，就需要一名专职人事档案的管理者，在两千份以上时，就需要两名专职的人事档案管理者，但我国高校人事档案管理者因为各个学校编制上实际困难并没有达到相关档案法规的要求，缺少人事檔案专职的管理者。高校扩招人流量不断的增大，人事管理也即将改革，这对档案的利用率也急剧的增加，档案的转入以及转出量也大幅度的增加，而人事档案管理的专职人员不足，面对大量的档案管理工作，他们也是心有余而力不足，造成一定的心理压力。整天面对一大堆档案，根本没有时间去学习人事档案的现代化管理技术，没有足够的现代化管理水平，跟不上高校扩招的需求，形成恶性循环，导致人事档案的管理工作越来越困难。

（五）高校干部人事档案管理水平欠佳，档案管理重视度不高

长期以来，部分单位对干部人事档案管理不够重视，档案管理意识不强，甚至有人对干部人事档案的功能和作用在理解上还存在一些偏差，理解过于片面，局限于调资晋级和入党提干，认为人事档案仅仅服务于人事部门和领导，这种错误的观点促使人们误认为人事档案管理只能为政治服务，档案管理的形式方式以行政为主要目的，没有将档案管理引导至科学的管理轨道上面，档案管理人员缺乏参与意识和档案的使用意识，他们仅仅只是充当了档案管理者，他们思想观念陈旧，没有主动学习意识，对自身的要求较低，整天只是忙于对纸质档案整理、鉴别、收集和装订，没有充足的时间去学习人事档案现代化的管理技巧与技术，跟不上信息化时代对人事档案管理的要求。

（六）高校干部人事档案管理设施落后，档案管理科学化不佳

我国目前很多高校干部人事档案的管理者都是兼职，相对专业的档案管理水平欠佳，缺乏人事档案管理的专业素质。兼职管理档案的老师只是简单的对档案文件进行整理。由于高校人事档案管理者的设施不齐全，以及人数较少，他们即便是管理档案，也仅仅只是简单的手工操作，自动化管理几乎很少见到，这也就导致了档案信息的储存量少，更新速度较慢。有些人事档案管理者对计算机使用较为生疏，没有意识到计算机管理档案的优点，仅仅只是运用传统的手工记录档案，已经不能满足现代化的需求。有些档案管理者虽然注意到现代化管理的重要性，但限于他们本身对计算机的使用不够熟练，也只能望洋兴叹。诸多的纸质档案管理工作，占用了他们大量的时间，基本上没有空余的时间去学习一些专业的档案现代化管理的水平，使得他们在对档案管理时有些力不从心。

（七）高校干部人事档案信息协调不畅，档案管理高重复率较高

我国高校目前大部分的部门所使用的信息数据，都是有所属部门自己编写和研发，由于编写是所使用的编写软件不同，信息的格式也不尽相同，导致数据库之间没有相关的联系，数据兼容性较差，导致档案的管理难度加大，数据库间没有联系，甚至有些信息资源不能共享，只能依靠档案管理者手工输入，同时也会导致一些不必要的信息重复输入，增加了档案管理者的工作量，也导致档案信息数据库资源的浪费。我国的一些高校，对人事档案的现代化管理发起的比较晚，档案信息的运用还没有达到现代化管理的水平，没有实现信息的网络化、计算机化和数据库化，干部人事档案的尚未得到共享，没有发挥出高校人事档案存在的真正意义，人事档案的现代化管理完成的还不彻底，加强档案的现代化管理任重而道远。

2 推进高校干部人事档案现代化管理的对策

（一）增强档案管理意识，强化对档案材料的鉴别和收集

每一份档案都记载着个人成长的点点滴滴，个人档案从初中便已经形成，升学、工作，个人经历的不断变化，档案材料也不断的丰富，干部人事档案客观的反映了本人德智体美劳等方面的情况，是人事部门考察、选拔以及考核干部的重要依据，所以干部人事档案需要保持完整性和真实性，应该加强师生对档案重要性的认识，让他们在填写档案时要实事求是，按照一定的规格去填写。而档案材料的有关事件应该与干部本人实际情况相符，客观并且全面的评价干部本人业务能力、思想品德、专业知识水平以及工作实绩，按照相关的法律法规，负责并且认真的完善档案材料。人事档案管理者可以不定期的收集材料，并且可以和形成材料的有关部门联系，验证档案材料的真实性，也可以定期收集职称评选、职位罢免和工资调整等。增强档案管理意识，加强对档案材料的鉴别和收集。

（二）完善档案管理制度，加强对档案材料的管理和更新

档案管理是人事档案管理者的基本工作，档案管理者应该饱含热情，本着认真、耐心和细致的态度去管理档案，整理档案可以采用定期和不定期相结合的整理方式，以不定期整理为主，对每份档案都应该严格的鉴别、核实和审查，然后才能归档，不符合归档要求的档案资料可以驳回，或者通知本人将档案材料带回形成材料的部门，重新规范档案格式，提高档案的内在质量。整理档案是一项异常繁杂的事情，必须应该准确的分类、有序的排列和整齐的装订，目前我国高校干部人事档案的规格仍旧有所差别，而转入的档案规格同样如此，没有统一的标准，给整理档案带来了诸多的不便。我国目前根据中央部署，已经开始对干部人事档案进行审查。

（三）优化档案管理队伍，注重对档案人员的教育和培训

档案管理者自身素质的高低决定了档案管理的工作水平高低，干部人事管理工作是一项具有专业性、政治性和保密性的工作，人事档案管理者必须要有超强的业务能力、较高的政治素质以及广泛的知识面，要有较强的责任感和事业心，乐于奉献和敬业爱岗。高校的档案管理者应该接受现代化管理的培训，不但能够提升业务水平也能加强自身素质，档案管理者应该接受网络化和信息化的熏陶，将现代化的管理水准渗透进档案的管理工作中来。档案管理者对档案的有效管理，能够提升高校对人事档案资源的共享，能够更好的为教学科研干部的任免提供最为有效的服务。

（四）改善档案管理环节，加大对档案管理的重视和支持

高校人事干部档案的现代化管理有着极为重要的意义，必须要对人事档案的管理重视起来，切实加强对人事档案的管理，也可以适量的增加档案的管理人员，提高人事档案管理者的业务水平和政治素质，这样能保证人事档案管理工作更加顺利的进行。人事档案管理对管理人员的要求较高，所以档案管理者必须要有较高的政治素质、较强的业务水平和较广的知识面，在对档案进行严格管理与要求的同时，应该从政治和工作方面正确的引导他们，让档案管理工作早日实现现代化。

（五）更新档案管理模式，注重对档案管理的协调和配合

促进档案管理有关规章的形成，运用科学的方法合理的管理档案，有根据档案管理的规定，结合本校的实际情况，采取一定的管理措施，健全档案材料、鉴别归档以及检查核对。干部人事档案涉及部门较多，必须建立干部人事档案管理的责任制度，以加强各部门之间的协调合作，加强对档案管理者的指导、检查和督促，推动人事档案现代化的有效进展，在对档案管理的工作中，档案管理者应该履行相关的档案管理法规，按照《干部档案工作条例》的要求与职责，主动服务，扎实工作，确保档案归档时的质量，使得档案管理工作有法可依，从而提高人事档案信息资源的利用率。

3 结束语

随着我国高校的不断扩招、人事部管理的持续改革，对高校干部人事档案的现代化管理改革的诉求也愈加迫切。经过本文的研究与探讨，发现我国高校目前干部人事档案现代化管理存在档案内容局限、档案材料残缺，内容质量偏低、档案管理的方法较为陈旧等问题。管理制度的执行环节有待更新、管理人员的专业水准有待提高、管理设施的软硬环境有待完善。基于当前高校人事改革的趋势与方向，结合高校当前人事档案管理的现状与不足，文章提出了相关的建议，具体包括：增强档案管理意识，强化对档案材料的鉴别和收集；完善档案管理制度，加强对档案材料的管理和更新；优化档案管理队伍，注重对档案人員的教育和培训；改善档案管理环节，加大对档案管理的重视和支持；更新档案管理模式，注重对档案管理的协调和配合；以期提高高校干部人事档案现代化管理水平。

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作者简介

吕晶（1979—）女，汉族，甘肃宁县，西北大学人事处档案室从事干部人事档案管理工作，硕士，中级职称。