档案信息化管理存在的问题及解决对策

范晓美

摘 要：随着技术的进步，信息化管理已经逐步扩展到档案管理领域，既提升了档案管理的效率，又确保了管理质量。本文结合自身工作经验，对当前档案信息化管理工作中存在的问题及解决对策进行简要分析，以便能够更好的推动今后的信息化管理工作，实现企业档案管理的良性发展。

关键词：档案管理；信息化；存在问题；解决对策

档案信息化指的是在国家档案行政管理部门的组织和规划下，采用现代信息技术，改革传统档案管理模式，进而提升档案信息资源的收集、管理以及服务应用水平。在档案信息化管理的过程中存在着一定的问题，下面本文就对这些问题进行分析，并指出具体的解决对策。

1 档案信息化管理工作存在的问题

档案信息化管理以信息技术为主要推动力，在企业档案管理中应用广泛。档案信息化管理的最终目的就是为了使档案信息更好的服务于人，这就要求整个环节不能够出现任何的问题。[1]尽管当前技术的应用很好的解决了传统档案管理的缺陷，但在应用中依旧存在着问题，具体表现在以下几个方面。

（一）管理人员信息化管理观念落后

现代化技术的应用要求管理人员必须要具有创新管理理念和现代化的管理观念，这样才能够更好的应用技术，提升管理效率和管理质量。但是从目前来看，企业在档案管理的过程中习惯了传统的手工工作，对信息化的重要性认识不够，信息化管理在运行的过程中还存在着一定的阻力。且目前信息化管理应用水平较低，而相应的设备投入较高，这样低产出的运行模式，使得管理者和企业领导看不到档案信息化管理的优势，因此始终持一种怀疑的态度。这些思想上的误区严重制约了档案信息化管理工作的推广和应用。

（二）档案的安全性受到威胁

档案的信息化管理必须要依靠网络技术，而当前网络环境下，档案的安全性将会受到一定的威胁，这一威胁主要来自两方面的原因。一是人为因素的影响。由于档案管理工作人员的安全意识不高，往往会在自己的档案网页上随意发布信息，且对发布的信息缺乏严格的审核和管理，导致诸多漏洞，威胁到档案信息的安全性。[2]二是技术因素。档案的信息化管理需要以计算机技术作为依托，当前网络环境下电脑病毒较多，加之黑客的恶意攻击，使得当前信息的安全性首要严重的威胁。

（三）档案信息化管理缺乏执行力

从当前的情况来看，档案的信息化管理在执行的过程中存在着两个主要的问题。其一是当前硬盘已经逐渐成为文件资料的载体，而当前的信息档案的整理、分类以及记录等工作都不能够完全的实现信息化，适应性不够，因此在执行力方面就有所欠缺。[3]其二是因为当前企业内部的档案信息化管理工作还没有统一的标准，仅仅着眼于某一个专业而不能够从全局的角度实现管理，推广成为一大难题。加之在贯彻执行信息化管理方面还存在着一定的疏忽，执行方面存在着偏差，也成为当前工作的突出问题。

（四）信息化管理人才短缺

档案信息化管理工作的有序開展，需要以人才为支撑，但是就当前企业内部管理人员来讲，缺乏这种既掌握信息技术，又具有专业档案管理技能的复合型人才，使得信息化管理在开展的过程中受到一定的约束和限制。当前的档案管理人员专业知识较为单一，较多属于普通的操作型人才。从年龄结构来看，大多数管理者年龄在四十以上，知识和观念老化成为突出问题。

2 企业档案信息化管理问题的解决对策

企业档案的信息化管理是当前档案管理的趋势，在实际管理的过程中，有成绩，也有问题，上文中对当前存在的几点较为突出的问题进行了分析，下面本文就针对这一问题提出几点切实可行的解决对策。

（一）创新管理理念，提升管理意识

要实现企业档案管理的信息化，要首先提升管理者的意识，使其转变思想观念，创新管理意识，要将档案信息化管理作为企业内部建设和管理的重要工作去开展，并且要逐步的构建起档案管理的信息化平台，使得信息化管理工作能够有序进行。[4]除此之外，还需要加大宣传力度，使信息化管理理念逐渐深入到每个管理者的心中，转变其思想观念和工作理念，增强服务意识和信息化管理意识，以便能够更好的适应现代信息化管理的需求。

在这个过程中，还需要明确档案信息化管理的目的，并确定管理准则，使得管理工作能够在良好的数据环境下进行有效的存储，并且得到高效快捷的管理，为企业今后的发展提供精确的数据。

（二）强化档案信息管理的安全性

档案的安全关系到企业的安全，因此在信息化管理的过程中一定要确保档案信息的安全性，尤其是在网络环境下，安全问题更要引起高度重视。为此，企业内部必须要完善信息化管理安全制度，建立起档案信息安全相关规定和标准，并逐步完善管理人员的准入制度，落实相应责任机制，增强管理者的安全责任意识。

同时，要建立起规范的管理体系，并坚持科学协调的原则，实现信息化管理的动态维护，并做好预测工作，制定标准化且统一化的管理准则，落实监督机制，这样确保档案管理的过程中降低不良因素的影响，进一步提升信息管理的安全性能。

（三）加强信息管理执行力度

当前档案信息管理过程中存在的一个突出问题是执行力度不够，信息化管理工作开展不到位，很难发挥其作用。这就要求在今后的管理工作中，必须要抓好信息化建设的基础性工作，并且要建立起档案信息资源数据库，为信息化管理工作的有序开展奠定坚实的基础，这样才能够确保其执行，进而提升了信息管理的执行力度。[5]

具体来讲，在操作的过程中，要建立起资源配置合理、利用方便且特色突出的档案信息数据库，能过将各种档案信息资源配置整合。同时，管理人员需要将企业内部的档案信息进行深入开发，广泛开展档案的文件级著录标引并录入到计算机当中，实现档案由实体管理向信息管理的转变。对于勘察设计单位来讲，会有诸多的数据资源，这就要求在转变的过程中一定要严把关卡，确保数据资料在输入过程中的精确性。在整个过程中，一定要加大档案信息化管理基础设施的投入，确保档案信息化管理工作有较好的执行力，确保信息化建设持续发展。

（四）建设专业化档案管理团队

对于企业来讲，档案的信息化管理工作是一项艰巨且重要的任务，要做好这一项工作，必须要有一只专业化的管理团队，能够推动信息化管理工作朝着良性的方向发展。这就要求企业切实将档案信息化管理工作抓紧、抓实且抓好，并采取科学措施建设管理人才团队。

企业需要对现有的档案管理人员进行技能培训，尤其需要对各级档案管理人员管理技术、管理方法和新信息应用等基础性知识进行普及和培训，提升其专业技能，并在此基础上逐步的优化管理团队，实现管理者信息水平的提升。[6]为了应对信息化管理趋势的发展，还需要提升管理人员的网络应用能力，培养复合型人才。

积极吸纳人才是实现企业档案信息化管理工作有序进行的重要举措，企业在招聘过程中可以积极接收计算机专业毕业生，借助其专业化知识，实现信息化管理。并可以通过多种渠道广聘技术人才，满足企业档案信息化管理的需求。

3 结束语

档案信息是企业经营发展重要的依据，其有序管理能够为企业发展提供科学的指导。在技术逐步发展的今天，档案管理也朝着信息化的方向发展，这既是实现资源共享的必然要求，也是提升档案管理效率和质量的必要途径。本文以此为中心，结合自身工作实际，对当前企业档案信息化管理工作中存在的问题从四方面进行了简要分析，并指出了相应的解决对策，希望通过本文的论述能够对今后的档案信息化管理工作起到一定的帮助作用，更好的推动企业的健康发展。

参考文献

[1] 周大申 浅谈档案信息化建设面临的问题及对策 档案管理， 2008（06）：81

[2] 李晶 浅谈档案管理信息化存在的问题与对策 魅力中国，2012（29）：40

[3] 刘艺凯 浅谈档案信息化管理存在的问题及解决对策 民营科技，2011（2）：206

[4] 周丽霞 档案管理信息化建设所面临的问题与对策 黑龙江交通科技，2010（01）：102

[5] 陈志文 方凤英 浅谈档案信息化管理面临的问题及对策 经营管理者， 2014（12）：56

[6] 沈银娇 档案信息化管理存在的问题及其对策 山西档案，2010（02），35—36