浅谈流动人员人事档案管理的问题与对策

李静丹

新乡县劳动就业局，河南　新乡　453731



浅谈流动人员人事档案管理的问题与对策

李静丹*

新乡县劳动就业局，河南新乡453731

流动人员人事档案管理为现代社会人力资源的管理提供了与人事相关的数据及信息支持，是为促进人才合理流动及资源优化配置的重要社会活动，可以说，流动人员人事档案管理在一定程度上影响了社会及经济的发展。文章分析了当前流动人员人事档案管理所存在的问题，并针对问题提出了相应的对策。

流动人员；人事档案；问题

流动人员人事档案，即流动人员在不断移动空间位置的过程当中所形成的与社会团体和组织相关的，用于记录及反映个人经历、才能、表现等方面以个人为单位的集中保存起来的各类信息材料的集合[1]。虽然近些年来我国流动人员人事档案管理取得了一定成绩，但同时我们也应正确面对其所存在的部分问题，并及时采取相应的措施以不断提高管理水平。

一、流动人员人事档案管理存在的问题

近些年来，在政府的高度重视下，我国流动人员人事档案管理的体制逐步健全，管理机构及管理范围的设置也越来越合理，但是不可否认的是，由于流动人员的规模巨大且形式多样，我国流动人员人事档案管理仍存在亟待解决的问题，其主要体现在以下方面：

第一，信息收集困难。因流动人员规模巨大，流动的频繁性，导致人事档案信息难以收集。另因部分企业未履行其为相关人事档案管理机构提供员工在职期间的新材料，导致流动人员的人事档案难以及时更新，致使流动人员人事档案内容出现较多疏漏。此外，还有些流动人员的档案管理意识相对淡薄，认为档案管理毫无用处，也不愿自行补齐相关档案信息，甚至有些流动人员已与相应人才服务机构脱离，对自身人事档案“不闻不问”，使得人事档案成为“弃档”、“死档”，导致流动人员人事档案缺失。

第二，档案管理人员数量不足、水平较低。据相关调查研究表明，多数县级流动人员人事管理档案的管理人员为兼职人员，只有少部分县市设置了专职的档案管理人员；省级档案管理机构通常会安排3-5个专职管理人员[2]。由此可以看出，我国流动人员人事档案管理存在严重人数不足情况。此外，我国流动人员人事档案管理人员还存在水平较低，专业技能较差且素质不高。

第三，档案管理的信息化程度较低。大部分流动人员人事档案管理机构仍采取传统的管理方式，有些即使用到部分现代化管理手段，但因设备不齐，导致档案管理的信息化程度较低。此外，多数档案管理部门未对所收集的档案信息进行分类整理，只是将其装在袋中、锁入柜中，导致档案的利用率不高，无法发挥档案管理的信息支持作用。

二、流动人员人事档案管理对策

流动人员人事档案是对流动人员进行才能考察、品格评价的重要依据，为此必须高度重视流动人员的人事档案管理工作。针对当前流动人员人事档案管理所存在的问题，可采取以下措施加以解决：

第一，加强人事档案信息收集，建立科学有效的流动人员人事档案收集机制。首先，为使流动人员人事档案能够完整，相关人才服务机构应制定相应的档案管理制度，以明确归档的时间、范围、要求及程序等，实现归档的制度化。其次，利用转正定级、档案工资、职称评定等活动及时向单位或是个人征集相关信息，如未归档信息、档案中缺失信息等，以不断完善人事档案。再次，在与单位或是个人签订代管人事档案合同时，要在合同当中明确单位及人个的向人事档案代理管理机构提供相关档案信息的义务，如在合同中明确规定由代理单位负责本单位流动人员人事档案信息的收集、审核及形成工作，并应及时向代理机构提供归档材料。

第二，提高档案管理人员专业技能及素质。管理人员的专业技能及素质直接影响了人事档案管理的水平和效率，为此，从主观方面，应有意识地提高档案管理人员的技能及素质。首先，要求管理人员需具备较高的政治素质，因档案管理工作具很强的政策性，若不能及时了解并掌握国家相关人才、人事政策法律、法规，流动人员人事档案管理工作也就失去了方向和意义。其次，要求管理人员具备较强的专业技能和素质，熟练掌握流动人员人事档案管理的基本方法，包括整理方法、分类方法、鉴别方法、检索方法等。再次，要求管理人员具备一定的现代化管理技术，如利用光盘、数据库等存储人事档案信息，以推动档案管理的信息化发展。

第三，创新服务，加强档案管理的信息化建设。随着科学技术的不断发展，现各类信息化软件已广泛应用于各领域、各行业，流动人员人事档案管理也需不断引进先进科学技术，利用计算机实现信息存储及检索等功能，创新服务，以加强档案管理的信息化建设。首先，实现档案信息的电子化。利用扫描仪或是人工手动，将流动人员档案信息存储至计算机当中，同时采取相关处理技术，将文字、图片、声音、图像、视频等信息转变为数据信息，使实现档案资料的数学化和信息化，同时也有利于日常查阅及统计。其次，实现现代化的档案库管理。针对当前流动人员人事档案的“看堆守摊”的管理方式，为能适应档案管理信息的相关要求，就必须实现档案库管理的现代化。可建立专门的人事档案信息数据库，并得瞬移网络链接建立一个开放式的数据库群。再次，实现网络化的档案服务。通过建立局域网，同时充分利用互联网和党政网等网络信息平台，以实现人事档案的信息共享，从而为社会及企业提供更多优质人才档案信息服务。

三、结语

因流动人员规模巨大，且流动形式多样，再加上管理人员有主观影响因素，我国流动人员人事档案管理工作面临着巨大的挑战。在此背景下，为能提高我国流动人员人事档案管理水平，一方面要不断完善档案信息，同时采取科学合理的管理方式，以提高档案管理水平，另一方面要有意识地提高管理人员素质，并采取现代化的管理手段，以提高档案管理效率。

[1]韩玲.浅谈流动人员人事档案管理中存在的问题[J].电子制作，2014(20)：273.

[2]王兴娟.流动人员人事档案管理的问题分析及完善对策[J].经营管理者，2015(34)：348.

李静丹(1985-)，女，汉族，河南新乡人，本科，新乡县劳动就业局，助理档案管理员，研究方向：档案管理。

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