村集体会计档案的整理与装订

魏黎明

村集体会计档案的整理与装订

魏黎明

近几年来，笔者利用暑期实习的机会，和农村经济管理部门的有关同志一起，对部分村集体经济组织的财务管理情况进行了审计，重点对会计档案的整理与装订质量进行了调研，发现其很不规范。下面，根据《村集体经济组织会计制度》和《会计档案管理办法》之规定，对村级会计档案的整理与装订谈点意见。

一、会计档案的内容

会计档案的内容是指会计档案的范围。具体包括会计凭证、会计账簿、财务会计报表和其他会计核算资料四个部分：

1、会计凭证。包括原始凭证、记账凭证、科目汇总表及其他会计凭证。

2、会计账簿。包括总账、明细账、日记账、固定资产明细卡片和其他辅助账簿。

3、财会报告类。包括月度财务报告、季度财务报告、年度财务报告，财务会计报告包括会计报表、附表、报表附注及相关文字说明、其他财务报告。

4、其他会计资料。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册、财务计划、经济合同、财务公开底稿等文字材料以及电子数据等。

二、会计档案的整理与装订

各会计核算单位当年形成的会计资料，在年度终了都要由会计机构按照归档的要求，对会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料进行收集、整理和装订，做到按范围收集、按规定整理、按标准装订。

1、会计凭证的整理与装订。会计凭证是会计档案的重要组成部分，也是会计核算单位的重要经济档案。每月记账后，都要及时将会计凭证整理装订成册，做到凭证完整无缺，以备日后查阅。会计凭证的装订方法及要求如下：

（1）整理凭证。会计凭证的整理，一方面要保证会计凭证的完整无缺，另一方面要便于会计凭证的调阅和查找。为此，整理会计凭证时要注意以下几点：①会计凭证应按时间顺序或编号顺序进行整理。②对于面积较小的附件，可粘在一张不大于记账凭证的衬纸上，以防装订后看不全凭证的内容。③由多虚线构成的原始凭证，要从虚线处剪下装订，避免装订后时间长了凭证脱落。④破损原始凭证要注意粘贴好，有重要内容的残缺处应查清内容及时补齐，或在空白处注明情况，以防日久核对不清。⑤凡是凭证上的大头针、回形针、订书钉等金属物都要拆除，以免时间长了生锈隆起，影响凭证的美观和保管。⑥将所有凭证附件依记账凭证的左上角整齐，并用夹子夹牢。

以上是会计凭证整理的方法。除此之外，还应注意以下两点：一是会计凭证装订时某些重要原始凭证的处理。根据《会计基础工作规范》第55条规定，会计凭证装订时，对于那些重要的原始凭证，比如各种经济合同等，为了便于日后查阅，可以不附在原始凭证之后，另编目录，单独保管，然后在相关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号，以便日后核对；二是会计凭证装订时数量较多原始凭证的处理。根据《会计基础工作规范》第55条规定，会计凭证装订时，对于那些较多的原始凭证，可以不附在记账凭证之后，单独装订成册，在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类，然后在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证的名称、编号。

（2）折叠凭证。凡是附件长度、宽度超过记账凭证的，都要折叠成小于记账凭证的长宽度。折叠时，要按记账凭证的大小自下而上、自右而左折叠。然后，选用略大于记账凭证的木板1块，砖2块，将整理折叠好的会计凭证垫压2—3天，使所有凭证平整附实，这样装订出来的会计凭证才美观。

（3）装订凭证。会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖主管会计骑缝章。

会计凭证装订前，首先要进行认真检查，看记账凭证的号数是否衔接，有无缺号和重号，所附原始凭证的张数是否相符，所有附件是否整齐，以防个别凭证漏订丢失。然后加具会计凭证封面、封底，使会计凭证封面封底和记账凭证、附件等依左边和上边对齐，在会计凭证左上角三分之一处打眼用线绳（不要用金属丝）装订牢固，要避免歪斜和凭证脱落，绳结处注意贴封签密封，并由会计人员加盖骑缝章。

会计凭证装订的要求是既要美观大方又要方便于查阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证，厚度以1.5—2.0厘米为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄了又不利于放置。凭证装订册数可根据凭证多少来定，原则上以月份为单位装订，每月订成一册或若干册。有些单位业务量小，凭证不多，把若干月份的凭证合并订成一册也可以，只要在凭证封面注明本册所含的凭证月份即可。

为了使装订成册的会计凭证外形美观，在装订时要考虑到凭证的整齐均匀，特别是装订线的位置，如果太薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在此处，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。

有些会计在装订时采用角订法，装订起来简单易行。其具体操作步骤如下：①将凭证封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封面上角，做护角线。②在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上均匀地打两个眼儿。③用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将曲别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线绳从中间穿过来并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。④在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证两端也系上。⑤将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。⑥向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。

（4）填写记账凭证封面。封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的基础索引。“启用日期”要把年、月、日写全；“单位名称”要写全称；“本月共××册，本册是××册”要写清楚；“凭证张数”填本册共多少张；记账凭证号数“自第×号至第×号”栏要填写清楚；“保管期限”按规定要求本册凭证应保管多少年。还要把原始凭证及记账凭证总页数，按照记账凭证所附原始凭证的张数加计清点，准确填好数字。装订年、月、日要如实填好。会计主管人员、装订人员要盖章，卷脊上一般应写上 “某年某月凭证”和“案卷号”，以利于查找。为了解决会计凭证装订后封面写错不易更换问题，此项工作可于会计凭证装订前完成。

装订好的会计凭证厚度通常在1.5厘米至2.0厘米之间，这样可以保证装订牢固、美观大方。凭证装订好后，按编号顺序入柜，并在显露处标明凭证的种类编号，以便调阅。

2、会计账簿的整理与装订。各种会计账簿在年度结束后，除按规定可以跨年度使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。会计账簿的装订及要求如下：

（1）订本账的整理与装订。订本账虽然有固定的格式和明细的分类，但在会计年度结束后，也要及时进行加工整理。为了保持会计账簿的原貌，整理时不拆去空白页，但需要在记录账页的最后一行下面画红线，以示结束使用，并在会计档案案卷备考中，详细记明使用账页的页数和空白账页的页数。

（2）活页账的整理和装订。活页账在装订前首先要撕去账夹和空白账页，填齐账户目录页号，然后按封面、账簿启用表、账户目录、账页、封底的顺序排列，装订成册。同时，还要在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，并由主管会计和装订人签章。

装订账簿一般是一个会计科目装订一册。如果一个会计科目的总页数比较少，可以把几个会计科目合并装订成一册；如果一个会计科目的总页数比较多，也可以分装成几册，在每册账簿上注明“共×册第×册”字样。

账簿装订后，应将装订线头用纸条粘贴封口，由装订人或经办人、会计主管人员在封口处加盖名章，以示负责。

（3）会计账簿编号顺序。会计账簿按年编号，编号顺序为总分类账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产明细账、产品物资明细分类账及其他明细账。

（4）认真填写会计账簿案卷的封面。详细写明：单位名称、会计年度、账簿名称、账簿编号、本账起讫页次、记账人员和会计主管人员签名盖章等。

3、会计报表的整理与装订。村集体经济组织、农民专业合作社的会计报表，一般可按月、按季或按年整理装订成册。装订时应注意以下几点：（1）会计报表的装订顺序为会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。（2）装订前，要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐，如有损坏部分应进行修补，完整无缺的进行装订。（3）按用途和保管期限编制卷号。

4、其他会计资料的整理与装订。对其他会计资料，也要随同正式会计档案进行收集整理，装订成卷。

（作者单位：河北融投创业投资有限公司）