新形势下公立医院人事管理流程再造和优化的探索

摘要：随着《事业单位人事管理条例》的出台，公立医院人事管理工作面临更大的挑战，为了迎接挑战，医院人事管理应积极创新工作方法，努力实现规范、科学、高效运行。本文从人事管理流程再造和优化入手，积极有效地探索新形势下医院人事管理工作的新模式，提高人事管理的工作效率和品质。

关键词：人事管理 流程 再造 优化

人事管理部门作为医院的核心部门，其管理工作是否规范、科学、高效，不仅关系到医院人才队伍建设和医院的发展，而且关系到医院及职工的切身利益。随着《事业单位人事管理条例》的出台，公立医院人事管理部门更应抓住机遇，积极投身改革，思考如何与时俱进地优化和改进医院人事管理工作。笔者从人事管理流程再造和优化入手，进行了积极探索，取得了较好的效果，现报告如下。

一、流程和流程再造

流程也称过程与程序，是完成一项或多项工作任务的一系列逻辑有序的活动。医院服务流程是医院实现其基本功能的过程，可分为行政管理流程、医疗服务流程和后勤保障流程。人事管理流程属于行政管理流程的范畴，它把人事管理中的各项事务性工作通过一个个环节予以理顺、规范，保障人事日常管理工作顺利开展，保障人事政策法规顺利贯彻实施，有效服务于临床医疗工作。

流程再造。美国哈佛大学哈默（Michael Hammer）教授等学者提出的业务流程再造BPR（Business Process Reengineering），强调以业务流程为改造对象和中心，对现有的业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计，使企业能适应信息社会的高效率和快节奏，适合企业员工参与企业管理，实现企业内部上下左右的有效沟通，具有较强的应变能力和较大的灵活性。BPR理念对实现医院人事管理规范、科学、高效运行具有很强的借鉴意义。

二、原有流程存在的不足

第一，流程格式不规范，以用文件、规章制度代替流程为主；流程环节描述简单，不具体，实际操作时许多细节容易遗漏或疏忽。

第二，流程涉及面窄、没有形成体系。

第三，流程使用受分工局限，工作人员知晓率、使用率不高。人事科每个工作人员均有具体分工，相互间虽有协作和关联，但对彼此工作的具体要求和做法并不清晰，一旦某个员工不在岗或离岗，其他员工无法有效接替，工作不能顺利衔接。

第四，流程运用缺乏监管和优化。人事部门负责人因主要精力用于思考本科室发展规划和完成本单位的参谋工作，对工作结果跟踪不够力，流程实施缺乏监管；负责人没有一线的实操，通常不能深切体会一线工作完成过程中存在的问题，对流程的优化也无人主持并予以落实。

第五，流程交接被忽视。人事科是医院重点部门，部门负责人须定期轮岗；人事科是医院培养干部的摇篮，工作人员会调任其他重要岗位。因交接时间有限，不可能手把手地带教新人一段时间进行工作交接，往往是凭口口相传，遇到问题再临时去询问，流程交接会被忽视或被遗漏，接任者不清楚具体做法、细节和注意事项，造成各类数据、信息资料的动态更新被中断，数据信息不准，档案资料凌乱不全等问题。

三、如何再造和优化

全科统一思想，明确做好人事工作的基本要求是规范和效率；基本做法是全员参与，边工作边实施，建流程，立规矩，提高工作效率。具体做法如下：

第一，流程再造和优化。流程是文件政策的具体化，文件政策是流程的依据和支撑。科室人人动手，结合文件规定和实际操作，再造和优化各自经办工作的流程，注重细节描述。期间多次借鉴PDCA循环管理的理念，进行实践--拟定--实践--讨论修改--实践--复习强化--实践，多次循环，不断改进、优化。例如新聘职工反应获取工号时间较长，影响他们进站工作。我们首先查看流程，发现原来的做法是人事科集中编排工号，报宣传科做工牌，员工领到胸牌后再自行到医务科和信息科申请进站。我们认为是胸牌制做费时较长，于是将人事科报送新工号的部门增加为三个。运行一段时间后，仍有新职工反应时间长了，经再次讨论，改为人事科提前编排工号，新职工报到时就可领到工号到相关部门办理进站手续，大大缩短了进站时间。

第二，规范和完善各种表格和文本模版。人事工作需要大量使用各种表格、文书文本。规范的表格、文本是流程的另一种形式和补充。我们对分散保存在各个电脑中的表格、文本逐一进行修改。同样再次借鉴PDCA循环管理理念，对文书进行完善。例如规范了辞职证明的格式，增加了辞职职工签收栏；在法律顾问的指导下，制定“新员工告知书”，细化告知内容，便于留下培训新员工的书面记录。

第三，所有流程、表格、文本模版的电子版本由科室负责人集中管理，统一了标准和格式；根据工作类别将流程、表格和文本汇编成册，初步形成了人事工作流程管理体系。

第四，强化训练，熟悉流程，统一使用。一是科务会时反复强调流程再造和优化的重要性；二是通过QQ群有针对性的、不定期复习，不断提醒和强化工作人员熟悉工作流程；三是科室负责人不定期抽查流程执行情况；四是科内实行轮岗制。

四、效果

再造优化了10多个方面的工作流程、常用表格和文本，包括招聘及人才引进、入职管理、合同管理、辞离职管理、员工日常管理、进修培训、工资社保福利、档案管理、职称评聘、退休返聘等。其中工作流程39条，常用表格和文本模版60个，仍在不断更新和完善。具体成效如下：

第一，汇编成册的流程、表格、文本模版，方便查找，成为像词典一样的“工具书”，即使某工作人员不在，其他人也可有效接替，提高了工作效率，提高了职工对人事科工作的满意度。

第二，流程、表格和文本模版相互提示，降低了出错率，大大减少了传、帮、教的工作量，新人能借此迅速进入工作状态。

第三，工作人员逐渐养成按流程办事、没有流程建流程、发现问题讨论优化流程的习惯，工作规范程度明显提高。人人都能参与科室内部管理，人人都有责任和权利，主人翁意识、管理水平得到提升。

第四，工作人员开始关注PDCA循环管理工具，逐渐养成了持续改进工作的良好习惯。

五、体会

人事管理流程再造和优化是一个长期的过程，既要保持流程的全面性、稳定性、持续性，也要结合医院管理需要、人事工作的特点持续改进和完善。只有全体工作人员思想统一、步调一致，有落实有检查有改进有传承，人事管理工作就会得到有效的规范、完善和提升，为医院人事管理提供良好的保障，为今后实现人事信息现代化管理做好充分准备。

参考文献

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作者简介

朱敏，女，45岁，本科学历，经济师，现任华中科技大学同济医学院附属梨园医院人事科科长。