基于地方高校人事管理的信息工作

陈静红，朱晓燕，黄　晨

(湖北工程学院 人事处，湖北 孝感 432000)



基于地方高校人事管理的信息工作

陈静红，朱晓燕，黄晨

(湖北工程学院 人事处，湖北 孝感 432000)

摘要：人事信息资源是高校人事部门的战略性资源，对它的开发和利用是人事管理工作的重要内容。地方高校的人事管理信息工作，由于现代信息技术的应用取得了一定的成效，但随着高等教育的发展和人事制度改革的深化，人事管理信息工作稍显落后。加强地方高校人事管理的信息工作，需要建设专业化信息工作队伍，分梯度研发人事管理信息模块，建立人事管理信息互动机制，提高人事管理信息服务于学校决策的水平。

关键词：高校;人事管理;信息工作

高校人事部门是学校行政管理的核心部门。高校人事管理工作直接关系到教职工的切身利益，牵一发而动全身。因此，人事管理工作的质量好坏、效率高低直接关系到教职工对学校工作的认可度，影响到学校的办学效益。随着地方高校办学规模的扩大，事业单位分类改革、养老保险制度改革和分配制度改革的逐步深化，地方高校人事管理信息量大幅度增加，信息更新速度明显加快。人事信息资源是高校人事部门的战略性资源，对它的开发和利用是人事管理工作的重要内容，是人事管理工作取得成效的关键。随着国家信息化发展战略的实施，利用现代信息技术提高人事管理工作的质量和效率，实现人事管理的信息化和规范化，已成为地方高校人事管理的必然趋势。

一、地方高校人事管理信息工作的现状和问题

目前，地方高校大都建立了人事管理基础信息库，内容包括教职工履历、学历学位、教育培训、职称评聘、职务任免、考察考核、聘期绩效考核、工资统发变动、社会保险、出国出境、录用调离、辞职退休等等。人事管理基础信息具有权威性、时效性、政策性强的特征。因此，基础信息数据库需要经常维护、及时更新，扩充相应的信息指标及代码，充实信息内容，以确保信息的权威性、时效性。同时，高校人事部门借助现代化的信息技术手段，可以避免数据的失误和丢失，提高信息查询速度，优化信息处理程序。

目前地方高校均已建立了自己的网站，使得学校能突破传统媒体的限制，实现信息整合、传播、多方交流的新功能。地方高校人事部门依据这一大好发展形势，基本上都建立了“人事处主页”，部分人事信息，如工资政策法规、职称评审政策、岗位设置情况、人事管理动态、师资队伍状况、报到离职流程、著名学者特聘教授岗位、人员招聘信息、工资福利和离退休审核与统发等，上网发布。教职工通过网上系统，不仅可以查询相关信息，了解办事工作流程，而且可以直接在网上办理部分事项。

虽然互联网的普及以及数据库处理软件的应用，使得地方高校的人事管理信息化、网络化建设取得了一定的成效，但随着学校规模的扩大、人事制度改革的深化、人事管理信息量的大幅度增加、信息更新速度的加快，地方高校人事管理信息工作稍显落后。其主要表现在以下几个方面。第一，在人事管理信息采集、归类及整理上没有统一代码和统一口径，各部门采集信息碎片化，造成各部门重复劳动，报送的数据口径不一致，工作人员难以减轻信息处理的事务性工作。第二，目前地方高校人事部门和教职工的互动仍然以教职工来访、工作人员接访的方式为主，网络平台的自助互动功能没有得到有效的发挥。这不仅造成了人事工作人员将大量工作时间用于接访的局面，而且也使得人事管理中的政策执行工作推进缓慢。第三，由于地方高校人事管理信息化程度不高，所以，在对人事信息进行后期分析、整理，并利用分析、整理得到的一些有价值的结论指导学校制定选人用人政策、设计和改进绩效方案、制定人力资源发展战略等方面，信息工作的作用还未得到全面发挥。

二、加强地方高校人事管理信息工作的措施

笔者根据多年的地方高校人事管理工作的经验，结合人事管理信息化建设的实践，就加强地方高校人事管理信息工作提出以下几点措施。

1.建设专业化的人事管理信息工作队伍。要做好人事管理的信息工作，首先就要建设一支沟通能力强、具有信息知识与技能的人事管理信息专业人员队伍，并建立相应的组织机构和信息管理体制。专业人员负责采集人事管理信息，并将各种散乱的、无规律的、无系统的信息，使用统一代码加以录入、整理、归类，使之成为可供利用的信息资源库。当这种资源库真正建立起来后，人事工作人员就能减轻一部分事务性工作，将更多的时间投入到人事招聘、人员甄选、绩效改进、师资队伍建设等战略性课题研究上。[1]人事管理信息工作涉及到很多新知识和新技能，比如办公软件的使用、信息管理系统的使用以及基于云计算和大数据的新型数据库应用等等。为保证人事管理信息工作的顺利实施，必须不定期地对有关人员进行网络和相关软件使用的培训。

2.分梯度研究开发人事管理信息模块。人事管理信息的研究开发，可以分模块按梯度逐步进行。具体步骤是：首先建设面向人事工作业务的最基本最核心的模块，如招聘报到模块、考核评价模块、专业技术职务聘任模块和工资统发变动模块；其次建设面向人事工作业务的相关模块，如出国管理模块、合同管理模块、师资培训模块、离校模块等；更高层次的研究开发是与人事工作业务相关的信息的外延式扩展模块，如人员经费统计分析模块、师资经费分析模块、师资队伍管理模块等。此外，还有与教务处、科技处、组织部及财务处等对接的模块，如教学、科研、干部管理模块，教师公寓管理模块，财务工资数据对接模块等。按照梯度逐步开发人事管理信息模块，既可以提高人事工作的效率和水平，增强人事决策的准确性和科学性，也可以为经济和社会发展提供服务，使人事管理的信息工作充分发挥其应有的效能。

3.建立人人参与的人事管理信息互动机制。人事管理的信息互动，能传递党和政府的声音，了解教职工的诉求和建议，开展对外宣传。做好人事管理的信息互动，有利于教职工理解人事工作的政策性，便于人事管理工作的推进；有利于高校对办学中心工作实施引导，规范教职工的专业技术评聘和考核的管理；有利于提升高校绩效管理的激励作用。

(1)设置能实现有效互动的三级用户人事管理信息机制。要实现人人参与的全方位互动，可以设置三级用户人事管理信息机制。具体是：一级用户为人事处各业务部门的工作人员，他们拥有最高的权限，可以查询和修改信息，可以控制其他低级别用户的使用权限；二级用户为各二级学院人事专干，可以查询基本人事管理信息，集中向人事部门提交人事信息的变动情况，接受人事部门发送的人员信息变化，对信息数据进行查询、打印；三级用户为教职工本人，仅有只读权限，能查询和打印本人的所有信息。三级用户实时关注个人信息变化，可以向二级用户或一级用户进行互动式沟通，一级用户根据文件或政策要求进行审核，应修改的及时修改，依据政策不能修改的跟教职工做好解释工作。

(2)利用公共网实现与社会、其他高校、省人社厅、省教育厅和社保机构的互动。在人事管理信息工作中，网络化已经成为一种趋势。人事管理信息工作应实现与社会公众网的连接，使之成为一个多方交流沟通的桥梁。充分利用社会公众网的优势，及时将可公开的信息资源上网发布，不仅有利于人事系统政务公开，接受社会监督，而且有利于地方高校人力资源的社会共享，提供社会服务。在人事管理信息横向互动方面，可以充分利用高校的数字化校园网，实现与其他高校、省人社厅、省教育厅、社保局的远程通讯和电子政务，尽量避免公文的实体邮件传递，提高公文的交换效率，从而提高工作效率、实现信息良性互动。

4.以人事管理信息服务于学校的人才决策。基于人事管理信息中的师资队伍信息，综合教务处掌握的学生人数，依据德尔菲法，可以进行师资队伍预测。通过对现有教职工的数量以及学历学位、职称、年龄结构和在各职位上的分布状态的核查，可以了解学校师资队伍拥有量及其利用潜力。根据历年人事管理信息中的师资队伍信息，可以找出人事变动规律，并利用马尔科夫分析法制定校院两级人员调配图。[2]因此，人事管理信息中师资队伍的统计分析可以用于学校的招聘、选人用人决策。人事管理信息中师资队伍的历年统计分析以及所揭示的人员甄选效度，可以用于指导学校进行人才引进、选人用人制度的调整。利用人事管理信息，建立师资队伍培养档案和优秀教职工的成长追踪档案，可以从中找出年轻教师成长的规律。依据学校的战略目标以及师资队伍建设重点，结合人事管理信息分析结果，可以适时调整与之相关的招聘策略、绩效改进、绩效考核评价、绩效分配方案等，从而使人才决策有利于学校战略目标的实现。

5.以人事管理信息帮助学校改进工作评价、聘期考核、绩效考核。借助人事管理信息，学校能够在深入分析高校负担能力、办学实际、发展战略、师资队伍培养的指向性和导向性，以及同类地方高校和社会经济环境的基础上，结合历年来绩效工资政策实施的分析和人员经费的预决算，实行有效的工作分析评价、聘期考核、绩效考核，制定更为合理的绩效工资分配方案。有效的绩效方案不仅能鼓励杰出、提高优秀教师留置率[3]，而且能有效控制总量。绩效奖励发放不仅激励教职工，而且也传达了高校办学中心任务和目标的信息。绩效奖励是人事管理中的一个手段。依据人员经费的统计分析和高校重心工作的调整，可以设计出与地方高校发展相匹配的绩效工资方案，从而让绩效管理成为一个好的管理工具。

[参考文献]

[1]黄含其,谢陶.论高校人事管理信息化建设[J].湖南商学院学报,2008, 15(6):47.

[2]人力资源和社会保障部人事考试中心.人力资源管理专业知识与实务[M].北京：中国人事出版社，2013：61

[3]格哈特，瑞纳什.薪酬管理——理论、证据与战略意义[M].朱舟，译.上海：上海财经大学出版社,2005：62

(责任编辑：张晓军)

The Information Work Based on the Personnel Management at Local Universities

Chen Jinghong, Zhu Xiaoyan, Huang Chen

(OfficeofPersonnel,HubeiEngineeringUniversity,Xiaogan,Hubei432000,China)

Abstract：The personnel information resources are strategic resources of the personnel department at universities, and the development and utilization of the resources is an important part of the personnel management work. As a result of the application of modern information technology, the personnel management information work at local universities has made some evident achievements. Nevertheless, with the development of higher education and the reform of personnel system, the personnel management information work have fallen behind slightly. To strengthen information work of personnel management ,there is need to create professional information work team, develop the personnel information management modules,establish interaction mechanism with respect to personnel management information, and improve the level of information service for the decision-making of university .

Key Words：universities; personnel management；information work

中图分类号：G472.3

文献标识码：A

文章编号：2095-4824(2016)01-0092-03

作者简介：陈静红(1976-)，女，湖北应城人，湖北工程学院人事处经济师。

基金项目：湖北工程学院科学研究项目(201547)；湖北工程学院大学发展与改革研究中心开放项目(HGFGZX2015K02)

收稿日期：2015-12-03