“软“硬”两个方面是档案鉴定工作的最基本内容

刘春节

摘 要：为尽可能地使鉴定工作少出差错，鉴定工作实践逐渐发展形成了“软”、“硬”两个方面；所谓“软”的方面，是指鉴定工作的原理（理论）和原则；所谓“硬”的方面，则是指鉴定工作的法规制度。鉴定工作通过其原理和原则，来尽可能提高鉴定工作人员的思想认识水平，从鉴定主体角度来追求鉴定工作质量，通过鉴定工作法规制度，将具体的鉴定工作活动置于严格的硬性制度规范之中，使其尽可能有章可循、整齐划一，尽可能保证其工作质量。

关键词：档案鉴定；软硬；基本内容

1 鉴定工作的“软件”——鉴定原理与原则

1.鉴定原理

（1）档案价值由两大因素构成

构成档案价值的两大因素又称为决定档案价值的两大因素、两大要素。实际上任何“价值”均由这样两方面的基本因素构成：一是档案自身的价值状态或曰档案内容信息及形式载体的客观状态；塞是社会对档案的客观需求。这两大因素具有相互依存的相对性关系那各自只有在相对于对方而言的情况下才有意义。任何事物的价值均是相对于社会需求而言的，而社会需求都是相对于某种事物的潜在有用性而言才有意义并能得以实现。世界上不存在可自我满足、自我实现的绝对意义的独立性价值。档案的价值也不例外，离开了社会需求，档案的价值将毫无意义。换句话说‘如果社会生活根本就不需要档案，那么档案就会变成没有任何价值的东西。档案信息内容及其形式载体本身具有明显的稳定性、确定性，它一经产生就永远也不会再改变、再变化，而社会需求则表现出极强的不稳定性、不确定性且总是处于不停顿的发展变化之中。这就使得具体档案乃至档案总体的价值问题变得异常的复杂和难以把握。

（2）档案个体的价值大小与其群体数量及完整程成度反比

档案有一个基本特点，即具有群体性。个体的档案文件一般只有放在与其具有紧密联系的群体中才能成为严格意义上的档案，才能真正体现并实现其价值与作用。具体的鉴定工作虽然大都是针对一份份档案文件或案卷个体进行的，但鉴定时必须考虑其与其他档案文件之间的关系并考虑其群体的数量状况与完整程度。从价值角度看，档案个体的价值大小具有与其群体数量和完整程度成反比的特点（规律），即某一全宗或某些具有紧密历史联系的档案数量越多、越齐全完整，其每一档案文件个体的价值就会相对越小，而群体数量越少、越不齐全完整、越残缺不全，其档案个体的价值就会相对越大、越重要、越珍贵。这实质上也就是俗语所说的物以稀为贵的基本道理在档案价值问题上的体现。这就要求鉴定工作不能仅仅盯住档案文件个体，而且要同时考虑到其群体数量及完整程度。

（3）档案价值受保存能力的限制

保存档案必须以相应的人力、物力、财力为代价。保存能力即这种人力、物力、财力所能达到的程度和限度。从理论上讲，档案的价值与保存能力无关.不应受其限制。但实际上，如果保存能力达到或接近其现实权限时，档案的价值就会受其影响、受其限制。这是社会生活综合性、复杂性的一种具体体现。这一问题在特殊情况下体现得尤为明显和突出。如重大事故、重大自然灾害以及战争、动乱发生时，人们就不得不从保存能力角度出发，对档案进行严格的价值鉴别与筛选，甚至不得不舍弃或毁掉一些有价值的本应保存的档案。这也是有些国家对其档案的鉴定、保存人为地划定比例的根本原因。在我国社会发展的现阶段，档案在总体上尚未达到管不过来的严重程度。从我国现在的总体情况看，档案并不是多了，而是少了，保存能力也远末达到其现实极限。因此目前尚无必要采取人为划定比例的做法，但对这一问题应有所考虑、有所准备。

2.鉴定原则

鉴定原则即鉴定工作原则。它是根据鉴定原理形成并提出的，对具体鉴定工作具有总体指导意义。其内容如下：从社会的总体需求出发，严格遵循鉴定制度，用全面的、历史的、发展的观点，具体分析档案内容及形式，准确判定档案价值，并注意“留有余地”。

2 鉴定工作的“硬件”——鉴定制度

1.保管期限制度

这是档案鉴定工作的一项基本制度，从某种意义上亦可看作是鉴定制度的核心内容。保管期限制度的基本内容就是将有价值应予保存的档案文件按其价值的重要程度和发挥作用的时间长短划分确定互不相同的保管期限（时限）。划分确定不同保管期限的主要依据应为档案文件发挥作用时间的长短，当然也罢考虑档案文件价值上的重要程度。一般而言，价值的重要程度与其发挥作用的时间长短成正比关系，即越重要的档案文件其作用时限就越长。保管期限制度的作用、功能在于为已存档案建立确定价值与期限秩序，便于人们对不同价值、不同期限的档案采用不同的保管态度与措施，使日常的保管及后续性鉴定工作有章可循。

2.鉴定依据与标准制度

这一制度的基本内容是将鉴定档案价值时可统一的依据和标准统一起来，形成制度，其表现形式就是一系列官方的或社会组织内部专门规定统一的签定依据和标准的正式文件。这些正式文件具体划定了档案存毁的范围及界线，并具体规定了各种应存档案文件的保管期限，从而形成了一个具体鉴定行为必须遵循的依据与标准体系，并不是仅仅规定了大致的鉴定范围与原则。它实质上成了具体鉴定工作必须使用的工具。它意味着具体的鉴定工作不能仅凭鉴定者的认识水平和主观看法凭空进行，必须用具体的统一标准去进行对照、比较、分析，从而逐一确定档案文件的价值及保管期限。

3.档案的实际销毁必须采用彻底的方式

具体可用的销毁方式一般只有直接送造纸厂造纸（化为纸浆）、文件粉碎机粉碎和焚毁三种。已批准销毁的档案不允许直接改作他用，也不允许出卖给废品回收部门或其他单位与个人。对因销毁方式不当所导致的档案流失及失泄密现象，档案部门及当事人必须承担责任。

4.为慎重起见，对已决定并已经批准销毁的档案，一般并不立即执行销毁，而往往对其设立一个搁置期，将其放一段时间后再行销毁。搁置期的长短是一个令人头疼的问题。时间短了，达不到闲置目的，还不如不搁置。因为搁置的目的就是想让时间来检验一下销毁的决定是否正确，是否能在搁置期内发现问题或发现一些应调整改变不予销毁的档案；而時间长了，往往又会使销毁名存实亡，甚至会使应销毁的档案无限期“存活”下来。因此闲置期的长短应考虑以上两方面的因素，尽可能制度化、合理化。制度化、合理化的具体做法有两点：一是搁置之前就具体确定搁置期的长短，不能笼统地“放一段时间再说”；二是根据档案情况及工作以至社会现实发展变化情况，对不同档案在不同历史条件下确定不同的搁置期限。一般而言，搁置期限以月为计算单位比较合适。内容为事务性且较具体的档案，搁置期限应短些，而非事务性且较宏观的档案则应长些。

参考文献

[1]刘东斌.档案鉴定——由谁鉴定——档案鉴定基本问题思考之二[J].档案管理，2006（12）.

[2]张学文.档案鉴定应树立效益意识[J].档案学通讯，2001（09）.