商务英语信函的主要文体特征及翻译技巧

李鑫　常亮

【摘 要】随着现代化经济的发展，经济全球化的进一步加深，使得商务英语信函写作发挥着越来越重要的作用，商务英语信函写作也得到了广泛关注。如何更好地把握商务英语信函的文体，做好商务英语翻译工作成为现代商业活动中的重要课题。本文主要针对现代商务英语信函的文体特征及翻译技巧做出探讨，旨在促进商务英语信函的不断发展，使得商务英语信函能够更好的为经济社会所服务。

【关键词】商务英语信函；英语信函；文体特征；翻译技巧

随着市场经济的逐步发展和全球经济一体化的深入，使得各个国家，地区之间的联系日趋频繁，也使得国家贸易竞争日益激烈，因此，英语商务信函的作用也越来越大，时至今日，英语商务信函已经成为一种重要的，必不可少的商业交流，沟通方式。英语商业信函不仅可以有效地增进沟通交流，而且还能更好地促进商业合作，因此增强现代英语商业信函写作有着极其重要的意义。

一、商务英语信函的文体特征

（一）内容的清晰性

商务英语信函写作有五个显要的特征，它们分别为：内容的清晰性、词语的专业性、表达的简洁性、风格的正式性、措辞的礼貌性。

首先就内容而言，商务英语信函的内容有着清晰的目的，商务英语信函的目的在于建立并不断加大彼此之间的商业往来，并对商业活动和细节展开探讨交流，旨在达成共识，促进商务间的合作于开展。要使得商务英语信函有着明确的清晰性，保证内容清晰首先要做的就是让读信人能够清楚发信人的意图和目的，因此就必须保证词语简洁，凝练，不要使用迂回或是闪烁其词的话语以免给读信人传递错误的信息，造成商业上的误判，影响彼此之间的商业往来，不利于商业活动的开展。

（二）词语的专业性

商务英语信函不同于普通的英语信函，有着严格的要求，商务信函是商务商务活动领域所特有的应用文形式。商务信函是为商业活动所服务的，拟写和阅读信函的人都是从事商业活动的个体，因此，商务英语信函有着极强的专业性，这一专业性着重体现在词语的专业性上。

在具体的商业活动中，由于各行各业的特殊性使得商务信函通常存在行业以外的人看不懂的专业词语，这种词语包括为定义一个专业概念而发明的词汇，即便是普通词汇在某一特定的领域也有着特定的意思。因此为了使得更好的商业交流，在拟写和发送商务英语信函的时候，务必要注意词语的专业性，保证商务英语信函的严肃性和正式性。

（三）表达的简洁性

因为商业英语信函的用途是用于商业活动的，所以这就要求在商业英语信函的书写上保证语言的简洁，以便更好的进行商业合作。

商务英语信函的语言的简洁性就算用最精炼的语言表达出写信者的意思，在实际的商业活动中，商业英语信函的简洁精炼不仅可以有效的，完整的，表达出写信者的意图，而且还能极大的提高工作效率，促进商业活动的加强和提高。在商务英语信函中我们用“now”不同“at the same time”；我们用“though”而不用“in spite of the fact that”这些都是用于简洁的体现。

（四）风格的正式性

在商务英语信函写作过程中，风格的正式性是为了保证商务英语信函的得体，感情色彩的适中，使得写信者的语言基调，风格感情和行文风格都能符合当前的商务活动和行业特征。大方，得体，感情色彩适度的商务英语信函不仅能够明确的传递出写信者的信息，而且还可以让读者感受到写信者的诚意和商业合作的意图，有利于彼此进一步商务活动的开展和加强。

商务英语信函以商业活动为背景，书信内容的风格一般都是正式的语言风格，感情色彩和基调都适中，但是在某些特殊情况下，商务英语信函的感情色彩并不是适中的，比如公司遭遇危机时的商务信函，比如公司之间的庆祝节日信函，在这些情况下，适当，较为浓烈感情色彩的信函更利于彼此之间的信任和商务活动的加强。

商务信函是正式文体、公文性质的函件，商务英语信函在国际贸易中占有举足轻重的地位，因此在拟写商务英语时，要比普通信函讲究很多，在遣词造句、用语方面应用书面语、不要口语化，要保证商务英语信函全文的严肃性、规范性和朴素性，在商务英语信函中，一般不宜采用过多的修饰词，与此同时，商务英语信函要注意书面语的应用，同时，在商务英语信函中，还有一个显著的特征，商务英语信函多喜欢沿用公式化、格式化的套语以示正式和礼貌，比如感谢的套语：We are in receipt with thanks of……；比如表示歉意的套语：We tender you our apologies for ……

商务英语信函的正式性集中体现在语言措辞上，商务信函偏向用名词来表达某一动作的执行，一种状态的持续，其次，商务英语信函在某些重大商务活动解释说明的时候喜欢用长句，而且商务英语信函一件事情的完成多喜欢用被动句来表述事情的完成情况。

（五）措辞的礼貌性

礼貌是所有的商务信函都务必遵守的原则。这一点从商务英语信函的格式就可以看出来，在商务英语信函中，如果注明的收信人是对方公司的高层管理，必须在其名字后或是下一行写出其职位或者官衔，写职位或者官衔的时候一定要完整，准确，否则既给对方造成不礼貌的感觉，又不利于商务活动的进一步展开。

在商务英语信函中，正文起头的称呼也较为讲究，在公司内部之间的商务信函，上级可以直呼下级的名字，一来可以表现出职位差别，二来又可以体现亲切之意。不仅如此，同事之间的往来也可以称呼名字，但是公司外部之间的商务往来，商务信函在其称呼其名字的时候，后面必然加上相应的职位或级别以示礼貌。商务英语信函，对于对方的尊称要严格按照“先生、女士、总经理、董事长”等等称呼，这样不仅给予对方充分的礼貌和尊重，也能提升自身的形象和吸引力。

二、商务英语信函的翻译技巧

（一）注重商务英语信函专业词汇的规范和准确性

上文中已经提到商务英语信函中，专业词汇的规范和准确性是商务英语信函一大显著的特征，对商务英语信函发展也有着极其重要的意义。在实际的商务英语信函翻译过程中，也是如此，商务英语信函专业词汇的规范，准确翻译，对于商业活动信息的完整性有着极其重要的意义，相反，在商务英语信函的翻译过程中，如果出现失误，轻则影响双方的贸易往来，重则造成巨大的经济损失，因此加强商务英语信函的翻译刻不容缓。

在商务英语信函的具体翻译过程中，翻译者首先要通篇理解全文的意思，只有明白了全文的意思，也才能更好的翻译和传达写信者的商业意图，然后要在理解全文的基础上准确无误的翻译专业词汇，在翻译专业词汇的时候要恰当的选取规范的专业词汇，使得译文能够符合对外贸易的专业要求。正确的，完整的翻译专业术语不仅能够保证信函信息的完整，而且还能保证商业贸易的顺利进行。例如advice在常用英语中通常为“建议”的意思，但在物流领域，在货物转运信函的翻译中，shipping advice就不能直译为“运输建议”，而是“已装船通知”这一专业术语，又例如Docu ment、draw直译是“文本”和“取出”的意思，但在金融领域中，这两个词的意思就变成了“单据”和“开立汇票”。因此在译者不能够准确的翻译专业词汇的意思时，要查阅专业词典或是检索专业数据库等方式保证商务英语信函信息翻译的完整无误。

（二）注重商务英语信函中的翻译原则

在英语商务信函的翻译过程中，要注意多个原则，比如质量原则、关系原则、方式原则、礼貌原则，其中在这些原则里面，最重要的有四个方面的原则。

第一是礼貌原则，第二是质量原则，第三是方式原则，第四个是对等原则。

可以说礼貌原则是商务英语信函翻译的重要原则之一，商务英语信函作为一种正式，规范的文体广泛应用与现代商业活动和国际贸易之中，因此书信用语和翻译的礼貌对于商业活动的主体显得尤为重要，礼貌的翻译不仅可以加强商业活动和联系，同时还有利于不同国家、地区之间的文化交流，增加彼此的感情，为未来更深，更远的商业合作奠定坚实的基础。

上文中已经介绍到，在商务英语信函中，在收信人称呼的后面还要注上相应的职位或基本，除此之外，商务英语在翻译上还要注重语言措辞的得体。对对方保持赞美的态度，同时保持自己千寻的一面，要让对方感受到写信人的诚意和真诚，要最大限度的拉近彼此之间的距离，为双方的商业合作创造良好的氛围。

除了礼貌原则以外，在商务英语信函翻译时，还要注意质量原则。所谓质量原则，简单的说就是要保证商业英语信函信息翻译的完整性和无误性。质量中泽要求实话实说，翻译的内容必须与原文相符，并且所翻译的内容都必须有一定的依据，有充分的证据能够证明己方说话内容的真实性，因此这就要求翻译人员在保证原文信息真实的前提下用准确、恰当的词汇来表述原文的主旨，传达写信人的意思，通常情况下，英语商务信函都有着一套完整的行业套语，这就更要翻译人员恰当，完整的表达信息内容，使得译文更加准确和真实。

在商务英语信函翻译时，还要遵循一个重要的原则，那就是方式原则。方式原则要求翻译人员的翻译必须清晰明确，简洁明了，条例清晰，逻辑严谨，这对于翻译人员有着较高的要求。方式原则的好处在于能够完整，有效的传达写信人的意图，简洁明了的语言也使得读信人可以完整的浏览出准确，完善的商业信息，以便商业活动的开展。商务英语信函的翻译，经常出现长句，对于长句，如果用汉语直译则使得内容晦涩难懂，因此恰当的拆分长句，可以保证译文层次分明，概念明确，另外，在商务英语信函翻译的过程中，要在保证信息准确性的同时尽可能简洁，能用一个词的绝对不用词组，能用词组的绝对不同一个句子。在商务英语信函中，一般采用直译，最大程度的体现它的功能，较少运用修辞手法，一般不存在文化与语言的差异，因此在绝大多数情况下可以直接按原文翻译。比如We shall cover TPND on your order可以直译为我们将你方的货物投保。

所谓对等原则不仅仅是在商务信函中对于对方的称呼和措辞要表现出相应的对等，而且更多的还体现在商务信函的翻译上，从翻译上来说，商务英语信函的翻译要注意保留原文的文体特征，比如词汇的正式性和委婉礼貌性，这种对等原则集中体现在原文词义信息与译文信息的对等，原文风格信息、文体信息与译文风格信息、文体信息的对等，要保证语句通顺，不歪曲原文的意思时最大限度的对原文进行准确翻译，传递写信者所想要表达的信息。

（三）结合具体语境，正确翻译缩略词

在英语商业信函中，通常会有大量的缩略词出现，这些缩略词或是知名的国际机构，企业或是专业的行业术语，如果翻译人员在翻译过程对缩略词翻译不当，就会向读信人传递错误的信息，从而造成商业活动上的误判。

在英语商业信函的翻译过程中，要考虑具体的语境，按照商业活动双方都了解的认知环境进行翻译，如果不考虑具体的语境，单纯的按照惯性思维翻译，很容易发生错译的现象。例如缩略词CSR。在不同领域，不同预警中含义就不同，它既是企业社会责任（Corporate-Social-Responsibility）的缩写，又是客户服务代表（Customer Srevice Representation）的缩写，同时它又是控制与状态寄存器（Control and Status Register）的缩写，因此这就要求翻译人员在翻译的过程中注意具体的语境，结合具体的语境去翻译。

（四）注意歧义词和英美词汇的差异

在英语中，通常会出现一个词汇有着多种意思，而这几种意思又的是相近但具体含义不同，有的甚至是完全对立，因此在英语商业信函的翻译过程中，应尽量避免使用歧义词，如果一旦出现歧义词，要及时的于对方联系，进行纠正。例如in a week 可以指within a week（一周内），又可指after a week（在一周后），在这种情况下就要结合具体的实际情况进行翻译，避免造成信息上的不准确性，从而给双方的商业活动造成不便，甚至是重大的损失。

在英语商业信函的翻译过程中，除了要注意歧义词以外，还要注意英美词汇的差异，在英式英语和美式英语中，一个词语含有不同的含义，比如billion在美式英语中为“十亿”的意思，在英式英语则为“万亿”。因此在翻译的时候，一定要注意英式英语和美式英语的使用场合。

（五）注意商务英语信函句式的使用

无论是在商务英语信函的写作和翻译过程中，都要学会整体把握商务英语信函的句式特点，比如通俗易懂俗语，套语的使用，倒装句的使用，完整句式的正确翻译。

首先是套语的正确使用，在商务英语信函中，含有大量的格式化的套语，一来可以保证信函信息的完整，简洁，二来又可以表现出写信者的礼貌。在套语的沿用以及翻译过程中要学会按照一定的情况沿用固定的套语。比如受到对方来信时就可以使用we are receipt/ we admit ，回复对方来函则可以使用regarding/in reply to/ referring to your letter of.其次是倒装句的使用，由于中文和英文语句上的巨大差异，因此在进行中英文互译的时候要学会倒装句的使用翻译，最后还要注意整体把握信函句式的点，保证整体上句式特点，风格的统一，学会一定的公共处理技巧，对于对方问题的回答要全面仔细，但又恰到好处不泄露自己太多的信息，另外不要自问自答，在信函拟写和翻译的时候不要使用绝对化的词语，但又不能使态度过于模糊，从而能让对方丧失合作的兴趣。

结束语

商务英语信函在国际贸易和现代商业活动中广泛使用，并且随着国家地区之间的联系进一步加强，经济全球化的进一步深入，商务英语信函在今天的商业活动中还会发挥着更为重要的作用。商业英语信函对于商业活动主体的沟通交流和商业活动贸易的促成和开展有着非比寻常的意义，如今，我国的改革开放程度不断深入，市场经济飞速发展，各项社会主义改革事业逐步进行，与此同时，国际，地区之间的竞争加快，这就要求我国的英语事业不断改革深入，创新发展，更上一层楼，更好的为社会主义经济建设所服务。

【参考文献】

[1]李欣.英语商务信函的文体分析[D].太原理工大学，2005.

[2]佟岳雯.商务英语信函的主要文体特征及翻译技巧探析[J].济南职业学院学报，2011，（5）：92-94.

[3]王晓琪.文体学视角下汉语商务信函英译研究[D].东北财经大学，2014.

[4]李锦琴.商务英语翻译的文体特征及技巧[J].考试周刊，2011，（39）：109-110.

[5]张辉，程赟，李晓燕.商务英语信函翻译探析[J].中国商贸，2010，（14）：217-218.

[6]盛冬梅.商务英语信函的文体特点及翻译策略探析[J].中国商贸，2010，（22）：238-239.