人事档案知情权初探

黄海燕

人事档案是组织人事部门在培养、选拔和任用干部等工作中的重要依据，也是维护个人权益的法律凭证，与档案当事人切身利益和前途命运息息相关。近年来，因人事档案中记录了“不实之词”或被塞进不利于当时人的材料等，对当事人造成人身伤害（精神上的伤害和经济上的损失）由此引发的档案纠纷甚至诉讼经媒体曝光引进全社会的广泛关注。因此，解开人事档案神秘面纱，及时赋予当事人对自身档案知情权和用人单位对员工人事档案知情权已刻不容缓。

一、人事档案知情权涵义

知情权是指知悉、获取信息的自由与权利，包括从官方或非官方知悉、获取相关信息。随着知情权外延的不断扩展，知情权既有公法权利的属性，也有民事权利的属性，特别是对个人信息的知情权，是公民作为民事主体所必须享有的人格权的一部分。

人事档案知情权是近年来伴随着我国公民知情权的发展和政府信息公开进程而呈现出来的。人事档案知情权是指在不损害国家和集体利益前提下，当事人合法拥有对本人人事档案材料内容真实性、完整性等状况及其利用情况等知晓的权利。

虽然人事档案历来被蒙上神秘的面纱，但作为当事人对自己的档案并不是一无所知，当事人对档案材料应包含学籍档案、工作期间的各种审批表、考核表等状况其实是有一定了解的，而且档案中一些个人基本信息也几乎是由本人填写的。赋予当事人知情权，不仅局限于当事人自己所填写的内容，更重要的是指当事人有权了解学校、用人单位或组织人事部门对当事人各方面的评价意见、鉴定结果等情况，这些意见材料在入档之前应该告知当事人，当事人如有异议，有权提出申诉；应让当事人知晓究竟哪些材料需要入档及其是否按时按要求入档；当事人在需要时，可向有关档案机构了解其个人范围内的档案构成情况，自己在工作学习成长过程中形成的应当归档的材料，可向档案机构提供补充。当事人有权知道自身档案被利用情况，当事人有权了解查阅其人事档案的单位名称、利用者姓名、利用目的、查阅内容、查阅时间和查阅结果等。

用人单位知情权是指用人单位合法拥有的对其员工人事档案记录内容的客观真实程度的知晓权利。人事档案随着个人成长逐步形成和充实，在保管和利用个人档案方面用人单位虽然拥有主动权，但由于“档随人走”、“档案管理部门保管”等特点，加

上有的单位或个人出于种种原因刻意隐瞒事实、进行档案造假或者遗漏档案材料，使得用人单位并不完全知晓档案内容的真实和完整情况。因此，在赋予当事人对本人人事档案知情权的同时，也应保证用人单位对其员工人事档案真实完整情况的知情权。

二、人事档案管理中知情权缺位带来的问题及公开人事档案知情权的必要性和重要性

1.公民对人事档案的重要性和人事档案知情权的意识不足

近年来，随着政府信息公开相关法律法规相继出台，提倡公民享有人事档案知情权的呼声越来越高，但是我国公民对人事档案知情权观念理解还不够深入，对自身档案材料的社会价值仍认识不足，导致越来越多的人认为人事档案可有可无，几年来“弃档”、“死档”现象屡见不鲜，严重影响了档案内容的真实性、完整性和档案利用价值的提升。保障人事档案的知情权，人们对自身档案价值有了新的认识，明确了档案的内容和用途及与本人的相关性，就会尽力去维护它的完整和安全；了解组织和领导对自己的评价，更加全面准确地认识自我，进一步明确今后努力方向，有利于增強公民对人事档案的重视程度，一定程度上有利于减少“弃档”、“死档”现象发生。

2.人事档案信息资源开发利用率低

人事档案收集整理的目的是为了服务和利用。长期以来，受滞后的法制建设和传统封闭的人事档案管理模式等因素影响，人事档案的利用是只对单位不对个人的，人事档案当事人无权查阅本人档案信息，很多人不了解自己档案中的内容和信息甚至根本不知道自己档案的下落，档案的利用价值大打折扣。鉴此，保障人事档案的必要性、重要性在于适当开放人事档案，把档案利用的权利交与个人，人们可以依据有关规定通过正当程序查看自己的档案，知晓自身档案的内容，明白档案的价值，有利于提高档案利用率。同时，由于个人的积极参与也有利于扩充档案利用效果的反馈渠道，有助于激活人事档案，从而最大限度发挥人事档案的价值，为社会大众服务。

3.人事档案流动卡档、一人多档问题时有发生

市场经济条件下，人才的合理流动有利于人才资源与物质资源优化配置，有利于推动生产力发展。但现行的人事档案制度，档案由用人单位管理，使得人事档案成为“卡”人的工具，严重阻碍优秀人才合理流动。有些人才为了谋求更好的发展平台，主动放弃人事档案，出现了“弃档”现象；而一些单位为了招纳人才，为新引进的人才重新建立了一份人事档案。为取悦人才，新单位往往在新建人事档案中突出人才的成绩和优点，而少有甚至没有留下其缺点与不足的记录，没有对当事人进行客观、公正地评价，严重影响了人事档案的真实性与权威性。与此同时，“一人多档”的现象也不利于对人才进行合理有效管理。因此，实现人事档案知情权，明确人事档案由单位和个人共同拥有，单位对人事档案所有权具有时效性，这样就可以做到 “人档不离”，防止出现“卡档”和“一人多档”的怪现象。

4.人事档案监管工作有待加强

长期以来，人事档案存在组织、人事、劳动、档案局等“多头管理”，有关部门权责不明的状况，加上传统封闭式的管理模式，档案利用率低，有关单位和人事档案主体无法对档案主管部门及档案管理人员进行有效监督，人事档案缺失或不实的现象时有发生，给当事人造成极大的损失，有的因此引起纠纷、争议甚至诉讼。保障人事档案知情权，个人可以通过正当程序查阅自己的人事档案，了解档案内容，核实档案材料的真实性、完整性和准确性，可以督促相关单位和人员及时补充或修改档案材料，防止他人人为恶意篡改，这样就能降低公民权利受损程度，增强档案主管部门和档案管理人员责任心，有效监督人事档案工作，促进档案工作科学发展。

三、保障人事档案知情权的具体途径

1.更新观念，提高认识，营造氛围

当前人事档案知情权的理念尚未深入人心，普通民众对这个概念还比较陌生，组织人事等档案管理部门应结合实际及时制定相关政策法规，积极开展对相关政策法规的舆论宣传和人事档案知情权咨询服务，提高公民的档案意识和法制意识，提升他们维护自身合法权益的能力，使公民能够充分行使知情权。同时，要通过电视、报刊、网络等媒介，多渠道多方式地宣传人事档案的功能和价值，打破公民对人事档案的神秘感和陌生感，让人们充分了解人事档案在自身学习、工作和学习中的重要作用，勇于捍卫本人对人事档案的知情权利，营造一个开放人事档案的良好舆论氛围。

2.健全完善人事档案知情权的法律法规

完善人事档案知情权相关的法律法规是实现档案知情权的根本保证。虽然《中华人民共和国档案法》第二十条已经规定了公民可以根据需要，利用有关单位保存的档案的权力。但是我国其他人事档案法律法规都规定“任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。因此，必须修改和完善现有人事档案法律法规，从法律的角度来界定人事档案知情权，确保公民合法拥有自身档案知情权利。笔者认为，在法律法规中应明确公民对自身档案有申请知晓的权利。但是人事档案向本人开放必须有所规范，一是却有查阅、利用本人人事档案的需要；二是申请要符合公布的法规中的规定的时间、地点、费用和应当遵循的程序。在法律法规中应明确公民提请相关部门的更正权，即公民在发现涉及自身的档案信息有错误之处或者与实事不符合时，有权要求相关部门进行修改或更正；公民在对其享有获取的档案信息中，发现有不齐全、不正确，已过时或使人误解的内容时，有权要求更正。如果相关单位拒绝更正时，必须书面提出拒绝的理由，当事人有权就相关单位拒绝更正的决定向法院提起诉讼。在法律法规中还应明确公民获得救济的权利，即人事档案当事人不服行政机关作出的关于人事档案信息开放利用的决定时，有权在申请行政复议和提起行政诉讼中进行选择的权利，以便使人事档案相对人的知情请求权在受到侵害时能及时获得司法上的救助。

3.正确处理公开权与隐私权关系

我们在维护公民拥有合法知情权的同时，也要注意严格保护公民的隐私权。要树立“立档为民”理念，坚持“积极利用”与“谨慎开放”的有机结合，一方面，要积极倡导保障公民知情权，对人事档案开放利用，即在法律允许的范围内，公民提出书面申请，可以查阅利用本人的档案。另一方面，开放人事档案必须以尊重公民的隐私权为前提，凡是涉及个人出生状况、健康状况、财产收入状况、婚姻状况、宗教信仰等人事档案中有关个人利益或专属个人特征且当事人不愿为他人知晓或散步的个人信息，相关部门必须保护个人隐私而限制他人利用，要坚持保持知情权与隐私权的有机平衡原则，更好地保护公民的合法权利。

4.健全监督机制，加强档案管理

加强监督，规范管理是公民人事档案知情权的有力保障。要明确规定档案主管部门及档案管理人员的法律责任和义务，对应当公开而不予公开人事档案内容或者是应当保密人事档案内容却公开的单位和个人，要给予严厉的处罚，追究其相应的法律责任。要设立专门的评估机构，定期或不定期监测人事档案材料的真实性、合法性和實用性，对个人或用人单位就材料真假提出的异议做出鉴定，督促有关单位采取措施解决问题。建立健全投诉机制，通过设立举报电话、信箱等方式保障公民知情权，畅通监督渠道，自觉接受社会各界的监督，保障公民知情权实现。