用友U8系统中报表公式定义问题探讨

朱幼凤

摘 要：在计算机会计信息系统中，报表公式的定义是关键，账务系统的操作会影响公式的定义，反过来，公式定义的合理性与方便性也会影响账务处理。本文对用友U8系统中报表模板的公式定义存在的问题进行探讨，提出更合理的建议。

关键词：报表模板报表公式；用友U8

信息技术的发展改变着传统的财会工作，计算机会计信息系统的应用，企业财会人员如果认为其仅仅是处理会计数据工具和方式的变化，将手工做账方法照搬到计算机上进行，将不能发挥信息技术在数据处理方面的优势。在计算机系统中，由于报表数据是由系统根据报表取数公式自动从账簿等系统中获得数据，加以计算得出的结果，这一过程是通过程序固化下来的，少了人工编制报表的灵活性，因此总账系统与报表系统会相互影响，账务处理会影响报表取数公式的定义，而报表公式定义的方便性与准确性也会限制了账务处理的操作。

报表系统中最核心的是公式定义，公式定义的正确性与通用性是报表数据正确的根本。在公式定义中，软件提供了非常重要的取数函数，它的作用是提供数据来源、类别、所属的会计账套、会计期间等信息，引导系统准确地从数据源取出所需要的数据。一般来说，会计软件都提供了报表模板。操作者如果根据报表模板生成报表，就必须根据企业实际情况对报表模板进行调整，除格式外，最主要的是检查模板自带的公式定义是否符合企业的情况。在《会计信息系统》教学中，用友U8报表模板中的某些公式定义值得探讨。

一、资产负债表中“未分配利润”项目的公式设置

模板中该项目的公式是取“利润分润——未分配利润”账户的期末余额，应用的是QM函数。该公式只适用于每年末时资产负债表，即12月31日的资产负债表，对于每个月都要提供的资产负债表来说，即中期资产负债表如果还是按此公式取数，得出的报表数据肯定是错误的。因为除年末外，平时“本年利润（4103）”账户的是有余额的，并不结转至“利润分配（4104）”账户。因此此项目应该定义为取“本年利润”与“利润分配”两账户的期末余额，即QM（4103，月）+QM（4104，月）。

二、资产负债表中“应收账款”、“预付款项”、“应付账款”、“预收款项”项目

资产负债表中的“应收账款”、“预付款项”、“应付账款”、“预收款项”四个项目的公式定义，是否能按照手工账的做法设置取数公式，值得好好讨论。在手工会计中，该四个项目的取数规则有一个共同的要求，即企业的债权债务是不能相互抵销的，因此要分别分析对应着这四个报表项目的“应收账款”、“预付账款”、“应付账款”、“预收账款”明细账的余额，这四个账户是双重性质的会计科目，明细账的期末借方余额代表资产，贷方余额代表负债。根据这个规则，手工账中报表项目“应收账款”的取数是“应收账款”明细账的借方余额加上“预收账款”明细账的借方余额，再减去其对应的坏账准备；“预付款项”的取数是“预付账款”明细账的借方余额加上“应付账款”明细账的借方余额；“应付账款”的取数是“应付账款”明细账的贷方余额加上“预付账款”明细账的贷方余额；“预收款项”的取数是“预收账款”明细账的贷方余额加上“应收账款”明细账的贷方余额。

但如果在计算机会计系统中仍按这个算法取数，就会发现公式的设置很困难、很繁琐。当企业的往来客户不多、业务也不频繁时，该部分的会计核算仍可采用手工按往来单位开设明细账的模式，也不启用应收、应付子系统，那么其公式的定义仍如手工的算法，也并不复杂。但如果企业的往来单位较多、业务较频繁，在计算机会计信息系统中，该部分内容的核算就会发生变化，增加这些账户的辅助核算功能，将“应收账款”与“预收账款”设置为客户往来，将“预付账款”与“应付账款”设置为供应商的往来，取代原有的按往来单位开设的明细账。在这种情况下，就要改变手工会计对这部分业务的核算传统，以利于该部分报表项目公式的设置。

我们举一个案例，看下手工会计中“预收账款”是怎样具有双重性质的。A公司1月10日预收甲客户的货款50000元；1月15日，公司按合同发货，价值80000元，并办理托收手续；2月10日，收到甲剩余货款30000元。会计核算不考虑增值税。

1月10日，A公司预收货款时的会计处理：

借：银行存款50000元

贷：预收账款——甲公司 50000元

1月15日，A公司确认收入时

借：预收账款——甲公司 80000元

贷：主营业务收入80000元

2月10收到剩余货款时

借：银行存款 30000元

贷：预收账款——甲公司 30000元

这样1月31日时“预收账款——甲公司”账户的期末余额就在借方，代表A公司的债权，因而编制资产负债表时就应计入“应收账款”报表资产项目。这样“预收账款”与“应收账款”科目就你中有我，我中有你，明细账的贷方余额代表债务，借方余额代表债权。

在计算机会计系统中，如果预收账款设置为客户往来辅助核算，就不需要再按往来单位开设明细账。如果是这样，报表公式设置就很难对每个往来单位判断余额方向来取数，因此用友U8报表模板中这几个项目公式的定义都是取的总账科目的余额。要保证该公式的正确，就必须调整原有手工上述的做账传统，将这些科目不再进行双重性质的核算。即上述案例中的会计处理如下：

1月10日，A公司预收货款时的会计处理：

借：银行存款 50000元

贷：预收账款 50000元（辅助核算甲公司）

1月15日，A公司确认收入时

借：应收账款 30000元（辅助核算甲公司）

预收账款 50000元（辅助核算甲公司）

贷：主营业务收入80000元

2月10收到剩余货款时

借：银行存款30000元

贷：应收账款30000元（辅助核算甲公司）

在这样的核算方法下，1月31日的资产负债表相关项目的取数直接取对应户一级科目的余额就可。另外在计算机系统中，企业的预收与预付款业务都分别用“预收账款”与“预付账款”科目来核算，而不用“应收账款”与“应付账款”来代替。

如果会计系统同时启用了应收、应付子系统，因为要实现自动生成相关凭证的功能，其会计核算更是改变了手工的做法。比如在应收系统中，对应收账款与预收账款基本科目的设置有两种方法，一种是使用同一科目如“应收账款”来核算它们，这会导致“应收账款”具有双重性质，可能代表债权，也可能代表债务；另一种是使用不同科目来核算，将应收科目指定为“应收账款”，将预收科目指定为“预收账款”。在第二种方法下，上述案例中的经济业务的处理如下：

1月10日，A公司在应收系统中填制收款单，选择预收款，系统会自动生成如下凭证：

借：银行存款50000元

贷：预收账款50000元（辅助核算甲公司）

1月15日，A公司发出货物，开具销售发票、填制的应收单，系统自动生成如下凭证：

借：应收账款 80000元（辅助核算甲公司）

贷：主营业务收入 80000元

1月31日，在应收系统中执行“预收冲应收”的操作，生成转账凭证：

借：预收账款 50000元（辅助核算甲公司）

贷：应收账款 50000元（辅助核算甲公司）

2月10收到剩余货款时

借：银行存款 30000元

贷：应收账款 30000元（辅助核算甲公司）

“预收冲应收”这笔会计处理在手工系统中是没有的，在计算机系统中由于要根据相关单据实现自动制单功能，用友U8的程序设计设置了两种情况的销售处理，一种是货款两清的销售，一种是赊销。在货款两清的情况下，在发票界面选择“现结”按钮，即可不通过“应收账款”核算销售收入。在赊销方式下，如果有预收款项，如1月10日的业务只能通过收款单，生成的凭证贷方记入“预收账款”；当向客户发出货物并开出发票后，只能通过应收单，生成的凭证借方记入“应收账款”。这时就需要用预收款冲抵应收款，就形成1月31日的凭证。在这种设置下，“预收账款”总是代表债务，而“应收账款”总是代表债权，因此报表项目公式的定义就简单明了。

三、利润表损益项目的公式设置

公式模板中损益项目的取数都是取对应的账户的本期发生额（应用的是FS发生额函数），收入类的取贷方发生额，费用类的取借方发生额。这种公式定义，要保证报表数据正确有一个前提，即保证平时账务系统的会计处理都遵循收入类账户的发生额都记入贷方，费用类账户的发生额都记入借方，当平时有发生额出现在相反方向时，收入类的就用红字（即负数）记入贷方，费用类的就用红字（即负数）记入借方。这类业务在以前旧的会计制度下，常见的主要是销售退回与财务费用的利息收入等，因此这样处理起来问题也不大。但在现有会计制度下，这类型的业务越来越多，比如“公允价值变动收益”与“资产减值损失”等项目，其平时的发生额既有可能是在借方，也有可能是在贷方，将其发生额约定在哪一方面都会不合适。因此这种取相关账户发生额的公式定义是不科学与严谨的，会导致报表数据的错误。

在用友U8系统中，有一个函数TFS，是条件发生额函数，其格式为TFS（科目编码，会计期间，方向，[摘要]，[摘要匹配方式]，[账套号]，[会计年度]，[编码1]，[编码2]，[核算类别]，[项目大类名称]）。该函数可根据设置的摘要条件提取某科目本币发生额，摘要匹配方式包括“=”和“==”，其中“=”用于模糊匹配，“==”用于精确匹配。假定财务费用的科目编码为6603，则在利润表中财务费用项目的取数公式可以定义为：TFS（“6603”，月，贷，“期间损益结转”，“==”），它的意思是提取财务费用科目6603摘要等于“期间损益结转”的当月贷方发生额。损益类账户在月末都要将其借贷发生净额结转到“本年利润”账户，在计算机会计系统，该业务处理是通过总账系统月末自动转账中的“期间损益结转”功能自动生成的转账凭证，该凭证上的数据即是结转到“本年利润”的数据，也就是填制利润表数据。因此利润表的损益项目的取数公式应用TFS条件发生额函数才是正确的。

参考文献：

[1] 杨涛.用友U8 期末转账与报表生成的应用问题[J]，财会月刊，2015（4）

[2] 龚中华，何平.用友ERP-U8 完全使用详解[M].北京：人民邮电出版社，2013

[3] 张文芳.对用友ERP-U8 的几点改进建议[J]，财会月刊，2015年（7）