档案数据灾难种类及高校档案数据备份探讨

文/金俊兰 Jin Jun-lan



档案数据灾难种类及高校档案数据备份探讨

文/金俊兰 Jin Jun-lan

摘要：在高校的日常教学和科研活动中，产生了大量的档案与数据。由于受到诸多因素的影响，存在一定的问题，并可能会导致各种档案数据灾难的出现，为提高高校档案管理水平，应积极地做好相应的数据备份工作。

关键词：高校；档案；档案数据；数据备份

数据灾难是指受到多种因素的影响，在网络运行和维护过程中，出现数据损坏或者丢失的现象。由于软、硬件故障，病毒、人为破坏、自然灾害等原因，数据灾难在发生，因信息丢失而造成的损失更是不可估量。随着信息技术的进步与发展，高校的档案建设水平也不断提高，并逐渐向着数字化的方向发展着。以传统方式保存的文字、图纸、声像等形式的高校档案如今逐步被数字化，数字化使高校档案的保管和利用变得更加简单和方便，而一旦遭到破坏，将会给高校档案建设带来重大的损失。为此，做好相应的数据备份工作至关重要。

一、高校档案灾难种类及数据灾难的影响

高校档案数据灾难主要分为两种类型，一种是不可抗拒的灾难。包括因为各种自然和社会因素以及政治原因导致的灾难，例如战争、洪水和火灾、台风以及包括地震、恐怖袭击等。另一种则是人为因素导致的灾难类型，包括在日常档案管理等工作过程中存在的各种危害，例如工作人员的各种人为操作失误和硬件设备过时，以及网络病毒和黑客攻击、软件错误等。而高校的档案中保存有学校、学科、教师和学生的重要信息，这些信息如果发生丢失，对于高校来说，损失是不可想像的。而且，除了数据库信息外，档案馆系统中还有很多以文件形式保存的非结构化数据，它们也必须得到保护。同时，如果因为种种原因，而造成档案馆系统宕机，无法对外提供服务，也将影响到档案馆的正常运转。为有效防止上述数据灾难带来的损失，保证高校档案工作正常开展和对外服务，面对信息系统外来袭击的压力和频发的自然灾害，高校档案数据备份显得尤为紧迫。尽快实施高校档案备份，确保紧急状态下及时提供高校档案，对保障高校档案数据的完整性和安全性，促进高校自身发展水平具有十分重要的意义。［1］

二、消解数据灾难的应对策略

（一）合理备份

为了消解数据灾难，可以积极的采用数据备份的方式。通过上文的分析，我们了解到当前高校的档案工作面临着各种数据灾难的影响，因此，对相关数据进行备份，以避免各种数据的损坏和缺失，维持正常的高效档案工作秩序至关重要。［2］现如今，很多高校都认识到档案数据备份的重要性和现实意义，并积极地通过多种方式进行档案数据备份。数据备份可以按照不同的方式分为多种类型，具体分类情况见表1。

手工备份、自动备份（其中，自动备份包括按照备份时间计划的定时自动备份和满足备份条件的自动备份）

备份的方式应该根据具体情况而定，可以采用本地备份、异地备份、本地备份+异地保存、远程异地备份、远程站点热备份、差量备份、完全备份、增量备份、定期备份，具体如何备份，可根据数据性质以及实际能力进行选择。

表1 数据备份分类情况

（二）合理选择备份介质

高校在进行介质选择的时候，需要从自身实际情况从发，尽可能的选择那些耐用性较好的介质，以保证各种档案数据可以得到妥善的保存，并具有较好的可读性。目前，实际在数据备份过程中应用较为广泛的备份介质为光盘和移动硬盘。其中，光盘具有价格低廉以及可靠性高、存储容量大等特点，且存储速度快，所存储的数据信息不容易被轻易改变。在对光盘进行管理和保存的时候，操作也十分简单。因此，现在很多学校在进行档案数据备份的时候，都会选择光盘作为重要的备份介质。另外，移动硬盘也是一种常用的备份介质，具有读取速度快以及存储量大等特点。但是，不同的备份介质受到自身材质以及保存条件等因素的影响，在具体的使用寿命方面存在一定的限制。为此，为了保证不同备份材质在当前技术条件下得到尽可能长时间的读取，可以积极的综合使用多种备份介质，以避免其中某一种介质出现问题而导致档案数据信息的丢失或者损坏。

（三）科学安排备份时间

高校的日常教学和科研等活动在时间方面存在一定的特点，也导致其档案管理等工作呈现出一定的时间变化特点。因此，在对相应的档案数据进行备份的时候，也要注意科学的进行时间安排，合理的选择备份时间。例如，受到高校档案工作周期性强这一特点的影响，可以在每个学期的期末阶段进行档案数据的完全备份。对很多高校而言，在每年的暑假、寒假前夕，都会对上一年度的相关档案进行整理。而且，所涉及导致的各种档案的录入工作都需要在本次假期结束之前完成，以免影响到常规学期教学和科研活动的正常进行。而在工作结束之后，相关内容会处于相对稳定的状态，不会发生改变。因此，在每年的暑假、寒假前夕进行档案数据备份是一个十分合理的时间，可以对本校整个学期的档案数据进行整理并予以完整的保存，另外还可以有效的避开学校的档案查询高峰期。

（四）做好对重要档案的备份工作

在高校的档案建设和管理过程中，涉及到大量重要的档案材料。在实际的档案数据备份过程中，对这些重要档案也要注意提高重视程度，做好相应的备份工作。例如，在对重要档案进行异地备份的过程中，应加强与对方的联系，对备份库、档案保管设施、环境和电子档案数据备份移交方式等内容进行协商沟通。在进行异地备份档案交接的过程中，双方应签订重要档案异地备份协议书，明确双方的责任和义务；工作人员应按照异地异质备份档案清单进行认真核查、登记并及时入库。重要异地备份档案目录、清单、登记表等应由专人妥善保管，不同介质的备份档案均采用封存方式进行保管。未经对方批准，工作人员不得以任何方式查看和使用对方档案。凡擅自提供利用和借出造成泄密或丢失的，将追究相关法律责任。

（五）定期进行数据备份检查

在完成数据备份相关工作之后，还需要做好相应的后期管理工作，定期对数据备份情况进行检查，以保证数据信息的可读性等，并及时发现问题，予以解决。现如今，各种信息技术不断发展，数据的存储和保存也不断发生着变化。通过定期对备份的相关数据进行读取和还原，可以及时掌握不同数据信息的可读性和完整性等。一旦出现问题，还可以及时地予以处理和修复等。另外，还要定期做好数据备份相关方面的技术自查工作。自查内容主要包括各项网络安全制度的落实情况，各服务器、计算机终端的技术安全防护措施是否到位，涉密移动存储介质的使用情况，重要数据的安全备份情况，应急处置预案的演练情况，全员信息安全意识情况等。通过逐项梳理，深入查找其中存在的问题，并及时整改到位，进一步提升了局（馆）网络与信息安全的管理水平，确保了局（馆）网络与信息安全。

（六）完善档案备份安全保障体系建设

对高校而言，为提高档案数据备份的水平，要积极地构建完善的档案备份安全保障体系。对相关工作人员，要做好相应的引导和教育工作，增强档案数据备份安全意识等。其次，定期对工作人员进行培训。指导大家学习并掌握更多最新的档案数据备份的知识和技能，以更好的开展本职工作。另外，在相关专家的指导下，定期开展实战演练。建立健全各项档案安全保密制度，严格落实安全责任制。对拟开放档案试行“开放档案目录”审批制度，严格划控，确保档案信息安全。积极争取上级资金支持，改善档案保管设施和档案保管条件，筑牢档案安全防线。切实做好重点珍贵档案抢救和保护工作，改进提供利用方式，努力保护好重点档案原件。

（七）做好档案数据备份管理工作

高校要积极建立和完善档案备份制度，建立档案保护的长效机制。要积极做好档案数据备份管理工作，通过建立有关高校档案电子数据备份工作制度和岗位责任制，及时做好上机操作记录，从制度上确保高校档案电子数据的安全和完整，并加强统一管理，建立数字档案室各项管理制度，将电子文件和业务数据的备份纳入综合档案室集中统一管理的范围。此外，要依靠先进的技术手段，如自己铺设或租借专用线缆传输数据、访问数据时进行身份认证、对不同岗位操作时采取适当的授权、对电子数据进行加密并保管好加密钥匙等，并定期维护档案管理系统，定期备份、及时补充完善档案信息。引导工作人员认真履行工作职责，做好备份档案保管工作，工作人员调离时，必须办完交接手续后，方可办理调离手续，确保档案备份的安全。例如，山东科技大学即下发《关于印发档案工作规章制度的通知》，在修订原有的15项规章制度的基础上，新增加了《档案工作考核与责任追究制度》和《档案信息资源异地异质备份制度》。对本校的档案管理和备份相关工作进行管理，以进一步明确各级岗位职责，提高档案工作岗位责任意识和岗位任务落实力度，有效地保护和利用档案。

（八）加快档案专业人才队伍建设

构建以专业技术人员为主体、管理人员和基础服务人员相结合的人员队伍，为本校档案数据备份打造强有力的队伍，并注意加强工作业绩考核，对工作人员的职业道德和专业技能等予以考核，以建立一支政治坚定、业务精通、勇于创新、勤政廉洁、求真务实、奋发有为、善于推动学校档案事业科学发展的高素质档案人才队伍，为档案事业提供强力支撑。另外，通过集中学习、个人自学、培训教育等方式，统筹抓好本校档案人员的继续教育和岗位培训，举办档案业务培训班，不断提高全县档案工作人员业务素质。

三、结语

因高校改革与发展工作需要，高校档案建设和发展受到诸多因素的影响，多种情况会对高校档案数据的安全性造成不同程度的影响，因此，面对种类繁多的数据灾难，需要积极的做好相应的数据备份工作。对不同高校而言，要注意结合自身以及本地区的实际情况等，选择合适的方式进行数据备份，以最大程度提高数据的安全性和完整性，保证自身档案工作的顺利开展。

（责任编辑：阎海燕）

参考文献：

［1］吴登国，张永生.浅谈高校档案信息系统灾难恢复建设［J］.档案与建设，2010，（11）.

［2］刘加威.高校数字教学档案安全现状与存在问题的策略研究［J］.齐齐哈尔医学院学报，2013，34.

中图分类号：G275

文献标识码：A

文章编号：1005-9652（2016）03-0034-03

作者简介：

金俊兰（1967—），女，湖北恩施人，湖北师范大学档案馆，副研究馆员。

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