面向智慧城市的档案信息资源建设初探

文/孟 歆 Meng Xin



面向智慧城市的档案信息资源建设初探

文/孟 歆 Meng Xin

摘要：文章从理论与实践发展的现状分析入手，阐述了智慧城市环境下档案信息资源建设的新内涵；并借助SWOT分析法探讨了智慧城市环境下档案信息资源建设的对策，以期实现档案信息资源建设智慧满足社会需求、实现城市发展可持续创新的目标。

关键词：智慧城市；档案信息资源建设；SWOT；对策

一、智慧城市环境下档案信息资源建设的现状与内涵

档案信息资源建设要着眼于社会需求的智能满足和城市发展的可持续创新。其次，智慧城市环境下的档案信息资源建设将面临城市级别的海量档案信息的考验，必须有效应对大数据采集、智慧化处理、提供利用等过程中出现的一系列新问题。第三，智慧城市是一个泛在互联的生态有机体，以实现不同部门、系统间的信息共享和协同作业为目标，因此智慧城市环境下的档案信息资源建设必须实现档案信息子系统与其它系统的智能融合。

目前，智慧城市环境下档案信息资源建设尚处于探索阶段。在实践领域，随着各地智慧城市建设的推进，档案部门积极投身其中，如上海市档案局开展的民生档案远程协同服务，青岛市开展的智慧档案馆建设，南京、杭州等地的智慧档案建设等都是档案部门融入智慧城市建设的有益尝试。在理论研究方面，笔者以“题名=智慧*档案”为检索条件，在中国知网（CNKI）学术文献网络出版总库中进行相关文献检索，发现档案界对此研究起步较晚、成果少、主题零散，与当前智慧城市建设热潮不相适应，因此加强相关研究势在必行。

档案信息资源建设“包括档案的收集、信息加工及提供利用的过程”［1］，是档案信息化建设的基础工程和核心任务，在智慧城市环境下档案信息资源建设的内涵必将发生深刻变化。首先，在智慧城市环境下

二、智慧城市环境下开展档案信息资源建设的SWOT分析

本文将借用SWOT战略分析法对智慧城市环境下开展档案信息资源建设的内部优势因素、内部弱势因素、外部机会因素和外部威胁因素展开综合考量，并以矩阵列出（如图）。

借助上述SWOT分析，我们明确了现阶段开展档案信息资源建设的基本态势。这就要求我们发挥优势与机遇，正视劣势与挑战，提出智慧城市环境下开展档案信息资源建设的有效对策。

三、智慧城市环境下开展档案信息资源建设的对策

（一）以科学的顶层设计指导档案信息资源建设的实践

智慧城市环境下档案信息资源建设需要通过科学的顶层设计实现需求、业务、技术间的动态匹配。一要树立记忆导向。面对智慧城市运转过程中瞬息万变的海量基础数据，这就要求我们以“记忆”为视角重构档案收集策略，为城市中每个组织、每个个体留下具有自身鲜明特色的印记，使档案信息资源成为能真实、完整反映城市生产、生活的全息视图。二要树立资源导向。我们应充分认识到档案信息资源不仅是一种固化的信息，更是一种活化的资源，而且是“最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源”［2］（p11），是智慧城市运转不可或缺的信息保障。三要树立需求导向。智慧城市建设旨在提升管理者的为民服务能力、应急反应速度和智能决策水平，这就要求档案信息资源建设必须以公众为中心，根据智慧城市建设的现实需求与档案的固有属性，统筹协调，确定档案信息资源建设的指导思想。

（二）以大数据思维建设具有协同创新能力的档案信息资源体系

加强馆藏档案资源建设，丰富内容，优化结构。智慧城市环境下馆藏档案资源应覆盖城市生产生活的各个方面，“转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，建立覆盖人民群众的档案资源体系”［3］；同时，应加强对多媒体档案、实物档案、口述档案等馆藏稀缺资源的实时接收和广泛征集工作。做好传统载体档案的数字化工作，增强档案信息的交流与共享能力。据统计，“我国各级国家档案馆在2011年的馆藏已达3.3亿卷，预计到2020年将达到6亿多卷。”［4］因此，做好传统载体档案的数字化工作是目前档案信息资源体系建设的重要途径之一。有效应对档案大数据的挑战，保证智慧城市环境下档案信息资源的质与量。当下档案信息资源不仅应包含档案工作者耳熟能详的电子文件、照片、多媒体、数据库等，更应关注渗透入城市经济、社会、生活等各方面的大数据的采集、获取和适度清洗，保证智慧城市环境下档案信息资源的质与量，为档案价值的实现提供最优化的基础数据。

[13]Laufer,B&Nation,P.(1999).A vocabulary-size test of controlled productive ability Language testing,16,33-51.

（三）以泛在的档案信息服务为基础打造智慧档案公共服务平台

统一规划，有效集成，实现档案信息资源的共建共享。智慧城市环境下社会档案利用需求将呈现出海量、跨区域、动态、实时、个性化等新特征。而在现实工作中，任何一个档案部门都不可能拥有满足所有需求的档案信息资源。这种档案需求的无限性与馆藏资源的有限性之间的矛盾决定了智慧档案公共服务平台建设的首要问题就是要遵循“统一规划、有效集成”的原则，通过对信息化基础设施的资源共享，推进档案信息系统的有效集成，实现全国范围内档案信息资源的共建共享。

依托智慧城市建设，无缝接入各业务系统。智慧城市是一项复杂的系统工程，在智慧档案公共服务平台设计与建设过程中必须充分考虑自身的开放性和兼容能力，最大限度地实现与第三方符合标准的其它业务系统的无缝链接，在实时共享信息数据的基础上完成智慧城市的一站式管理与服务。

服务方式灵活多样，实现泛在的档案信息服务。泛在的档案信息服务的对象是包括政府部门、企事业单位，社会组织、普通公众在内的整个社会；内容涵盖“民生、环保、公共安全、城市服务、工商业活动”等各个方面，囊括数字信息、编研成果、知识解决方案、趋势预测分析等不同层次；服务方式有满足查询、展览等普通利用需求的常规服务，面向利用者问题解决的整合式协同服务，根据利用者需求和喜好部署相应资源、服务及应用等的定制化专属服务，根据用户利用习惯分析做出的智能推送服务等；从获得服务的途径看，泛在的档案信息服务应广泛支持日常生活中存在的各类终端设备，如电脑、移动设备、电视等，其未来也必将走向“面向多终端设备的多屏服务”［5］，实现云服务化。

（四）四位一体加强保障体系建设

加强标准体系建设。制定标准体系要关注基础标准的设定，并在此基础上设定相关技术标准，如智慧城市物联感知、云计算、网络通信、服务接口、结构化和非结构化虚拟档案数据模型、档案数据存储与处理、智能分析与挖掘标准等；同时设定电子文件鉴定、管理、元数据规范等业务标准，相关设计、测试、运行、评价等管理标准，云环境下档案数据安全、系统安全标准及智慧档案应用标准等。

加强制度体系建设。智慧城市环境下的档案信息资源建设离不开制度保障，这就需要从电子文档管理、隐私保护、知识产权保护等出发，构筑适应智慧城市信息共享需要，维护档案信息资源完整与安全，保障国家、组织、个人数据安全的政策环境；从建设和完善档案信息资源的共享制度、保密制度和审计制度等入手，明确不同档案数据的传播范围和方式，保障档案信息资源从生成、存储、迁移、整合到挖掘、分析、利用各环节的真实、可靠性。

加强安全体系建设。加强安全体系建设就必须在实时开展数字档案资源异质异地备份，保障档案实体安全的基础上，通过数据加密技术保障云时代档案大数据的信息安全；通过统一身份认证和访问权限控制提高档案系统的隐私保护能力，降低安全风险；通过加强对重点领域档案的日常监管，降低档案需求无序性和档案数据聚集性引发的泄密风险，真正建立起既适应智慧城市建设要求，又符合档案固有属性的信息安全保障策略。

加强专业人才建设。人才是智慧城市环境下顺利推进档案信息资源建设的决定因素，因此档案部门应从加强职业准入机制、考评激励机制、继续教育机制等入手不断优化人才策略，提高从业者的档案专业技能及相关的计算机、网络及法律知识，使其真正成为适应智慧城市建设发展要求的档案业务专家，成为档案信息资源的有效组织者、审计师和导航员。

（责任编辑：闻 道）

参考文献：

［1］周珺."智慧城市"中的档案信息资源建设［N］.中国档案报，2012-05-28.

［2］冯惠玲，张辑哲.档案学概论［M］.北京：中国人民大学出版社，2006.

［3］杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话［N］.中国档案报，2010-12-24.

［4］杨冬权.关于随馆藏数量增加而相应增加各级国家档案馆人员编制的提案［N］.中国档案报，2013-03-07.

［5］李臻，姜海峰.图书馆移动服务变迁与走向泛在服务解决方案［J］.图书情报工作，2013，（2）.

中图分类号：G270

文献标识码：A

文章编号：1005-9652（2016）03-0064-03

作者简介：

孟 歆（1980—），女，江苏常熟人，苏州工艺美术职业技术学院综合档案室馆员，硕士。

A Smart City Oriented Study of Archival Information Resources Construction