机关档案管理存在的问题及对策

黄柳兴

摘 要：随着我国经济的快速发展，机关单位也在加紧改革步伐，从人员的调配到工作重心的改变，这些对机关单位乃至社会发展来看，都是有利的。然而在机关单位进行改革调整过程中，档案管理工作出现不少问题，阻碍了机关单位的改革创新进展。档案管理工作本身是机关单位的核心部分，一个行之有效的档案管事体系可以让机关单位工作效率更加高效。本文主要对档案管理工作中所存在的问题进行论述，并提出可行的解决对策。

关键词：档案管理；机关单位；问题；解决对策

每个机关单位的档案由于涉及到人员的隐私问题及单位的重要资料，因此，档案的整理与归纳都是比较重要的事情。然而在进行改革的同时也会使档案管理系统有所疏漏，作为机关单位的核心部分，在进行档案管理工作时需严抓突出问题，落实解决对策，提高档案管理水平。

1 机关单位档案管理存在问题

（1）管理制度不够完善

随着机关单位的不断进步与改革，档案管理工作中存在的问题不断地出现，由于单位的档案管理体制不够完善，档案管理工作不能有效的进行发展，因此产生了比较严重的影响与阻碍，不利于机关单位今后的发展。比如在一些卷宗中存在分类不够完善，目录不够仔细等这些细节上的问题，这类问题的发生都是因为没有一个合理准确高效的管理体制，使管理员工不能依靠制度开展合理的工作，降低工作的效率，使日常的工作有所纰漏，为机关单位带来比较严重的损失。对于机关单位来说拥有一个完善的档案管理制度能够有效开展相关工作，由于档案管理存在问题，因此严重制约档案管理工作的合理进行。

（2）档案管理人员自身素质较低。对于档案管理的工作中，工作的重点不仅是将工作有效率的完成，还要管理人员促进员工自身素质的加强。档案管理本身需要员工具备耐心与专注力，在较少的时间提高自我工作的效率。然而随着机关单位的不断改革，档案管理的员工不仅在工作上有所疏忽，在自身的素质上也存在一些问题。比如对于工作的关注度较低，不能细致化的进行工作，使工作产生错误，这会对机关单位的发展造成困扰。档案管理员工的综合素质较低，态度不够认真，会导致档案管理人员的档案整理达不到要求，最终为以后的发展带来不利的影响。

（3）机关单位对档案管理的疏忽。对于机关单位来说，档案管理工作比较重要，但是渐渐地机关单位的工作重心有所转移，对档案管理的工作有所疏忽。由于一些机关单位对待档案管理工作有所忽视，最终造成档案工作的效率较低，为机关单位的发展造成阻碍。随着相关工作的不断进步，机关单位的管理手段与原先有所出入，这使人们对档案管理工作的真实性与可靠性产生质疑，不利于机关单位今后的发展。在平时的档案管理工作中由于缺少对档案管理员的培训，导致档案管理员缺乏专业的态度与水平，因此跟不上时代发展的需求。另外机关单位的硬件条件不够齐全，导致机关单位档案管理效率较低。传统的档案管理一般分为两种方式，一种手动检录，一种依靠电脑编录，但是一般来说，档案管理工作都是由手动方式进行编录，所以事业档案管理工作常有疏漏，不利于档案管理工作高效率的开展。

2 档案管理工作解决对策

（1）建立完善的档案管理系统。机关单位想要有效合理的提高档案管理工作水平，首先要制定一个比较完善的管理系统，针对档案管理制定的管理保障，从而有效的提高工作效率，这对以后的发展来说有极大的助益。机关单位要对档案管理人员的工作态度与水平进行加强，使员工真正能按照公司制定的管理制度进行对自我的约束，拿出自己良好的工作态度来进行工作，从而不断的提高工作质量。比如在档案分类上可以根据不同的方式进行合理归类，可以按照日期，档案的类别，档案的重要性进行不断的归类，这样的档案管理系统比较完善，也可提高工作的效率，为机关单位的发展带来帮助。然而机关单位要根据自己的自身实际情况，制定符合的档案管理制度，通过不断加强员工间的培训，将管理制度有效落实到每一位员工身上。

（2）全面提高档案管理工作员工的自我素质。随着现代科技的不断进步，使现代的档案管理工作抛弃传统的模式，继而加强信息化水平，因此在平时的档案管理中要不断的提高档案管理员工的自我素质，通过不断的强化使自己以专业化的水准来对待工作。比如公司可以定期进行培训，促使员工不断的对自己进行完善，最终使自己的专业素质有所增强。要使档案管理工作人员充分掌握关于档案管理信息化的方式与能力，因此要不断重视培养档案管理的人才，不断提高档案管理人员的综合素质与能力，要以机关单位管理工作为重点，不断的提高工作质量，加大力度对档案管理人员进行适当的培训，提高档案管理人员队伍管理能力，要不断的进行适当的培训，从而改变传统的档案管理方式，进而全面提高工作人员的综合素质。

（3）对档案管理工作产生重视。在机关单位的日常工作中，有的工作人员对于档案管理基本上是比较疏忽的，这样的态度会干扰档案管理工作的正常运转，因而要不断的加强对于档案管理工作的审查，在工作的时候要施行重点监督模式，可以采取员工间互相监督举报的体制，一方面不断的完善管理制度，让管理人员的素质有所提高，使其对待工作更加认真，另一方面不断的建立员工中进行互相监督与帮助的方式，这样不仅使员工对待工作的态度有所端正，还会使机关单位日常的工作进行的更加可靠与快速。由于长时间对档案管理工作有所忽视，渐渐地在事业档案管理工作中产生比较严重的损失，在平时管理中要不断的提高对档案工作的重视关注度，才能将档案管理工作放在首位，有精力去完成相应的工作内容。

（4）建立档案管理信息化网站。档案管理信息化网站是将机关单位档案管理部门进行网页形式呈现在大众眼中，目的是为了给相关人员提供比较可靠的档案信息，资源共享，将档案管理工作变得透明化。这样的网页模式是档案管理工作信息化重要的一种方式，通过这样的方式帮助信息快速的传递，渐渐地这样的模式成为档案管理信息化的主流模式。在这样的档案管理信息化中要不断进行更新与开发，才能在这个信息化飞速进步的现代能够立住脚步，更快适应快速发展的社会，因此在档案管理工作中利用信息技术更为便捷，能有效提高机关单位档案管理的工作效率。

3 结束语

在当今社会的不断发展中，机关单位的档案管理一直是机关单位工作的重要核心。随着各个方面不断的改革，档案管理工作也因而发生了一定的变化，机关单位对档案管理工作的重视程度不断提升，继而不断地对档案管理方式的完善，加大对档案管理员工的素质培养，渐渐地将这样的问题就可以有效的控制。再通过不断地改正与加强，档案管理的工作逐渐走向正规化，使机关单位的日常工作能够顺利进行，从而不断地壮大机关单位的前景，为以后机关单位的发展提供帮助。

参考文献

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