试探企业档案工作规划实践之我见

摘要：本文结合实际，针对企业已归档的档案工作和实际面临状况，着重论述了本人对今后企业的档案规划，从中探讨企业该如何健全管理体制、统一档案管理模式、加强基础设施建设、注重各门类档案的归档工作以及如何为企业提供有效服务，最大限度地发挥档案的价值和作用，从而产生巨大的社会效益和经济效益，使企业主在人力、物力、财力等方面能给予大力支持，让档案作用充分体现在企业生产经营的各个方面、各个职能部门中。

关键词：民营企业；现状；档案规划；意见

中图分类号：G27 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）022-0000-02

企业档案管理工作是优化企业管理和提高企业经济效益的一项服务性工作。结合企业实际，积经验之所得，笔者对集团公司的档案管理工作规划如下，供领导参考。

一、在管理体制方面

（一）档案工作应列入议事日程

建立健全公司档案综合管理制度，并切实贯彻实施，实行“三纳入”、“四参加”、“四同步”，将企业文件的形成和积累纳入企业管理制度进行整体协调。

（二）统一档案管理模式

集团本部的档案应实行集中形式管理，集团下属子公司可采用网点形式管理，要求子公司每年年底对各类档案进行汇总和统计，在次年初上传档案报表至集团综合档案室，若有变更随时和档案室保持联系，并且每年适时对子公司的档案管理工作进行实地指导和监督，使集团档案管理工作更加制度化、规范化、科学化。

二、在设备设施方面

（一）用房

应具备独立的、专用的档案库房和阅档用房。库房面积应考虑到今后集团公司的发展，集团已成立30多年，有的档案资源已流失，有的资源残缺不全，所以本人希望在成立综合档案室（馆）后，本企业的档案工作能逐步走上正规化。本人规划集团档案库房须定位在百年企业的位置上来衡量，库房面积至少不低于80平方米，同时做好档案库房的“八防”工作。

（二）装具

应配置数量充足的、规范的档案装具。若条件允许，本人建议集团综合档案室应配置档案密集架，对档案进行集中统一管理。

（三）设备

档案库房和阅览室应配备灭火器、空调、温湿度机、除湿机、防磁柜、高配计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备。但现在面临的是电脑设施落后，无法储存容量，运行缓慢，甚至有时死机，光驱也无法使用，导致录像、光盘根本无法阅读，已大大影响了档案工作的正常开展。

三、在业务建设方面

在现有基础上，继续做好各类档案的归档工作。按档案分类，本人根据企业实际，着重规划如下几类档案：

（一）基建档案

项目“梦享城”工程竣工验收是本企业今年工作的重头戏，为了确保建设工程竣工档案的完整、齐全、准确和及时移交归档，作为建设单位我们务必做好“梦享城”工程准备阶段文件、竣工验收文件等资料的收集和整理。同时，要做好施工和监理单位相关归档资料收集整理的指导和督促工作，跟踪项目进展。在此基础上，还要做好与质监、档案等相关行政部门之间的协调、沟通工作，促进相互之间的协作关系，以期达到梦享城工程顺利竣工验收。

（二）声像档案

本人已收集企业77份照片档案，照片为数字照片，待领导审定后统一冲洗再编写成册。结合平时声像档案归档工作实际，重点要强调各部门各员工手头收集的照片、光盘、录音、录像等声像档案要及时规范地归档，并同其详细的文字说明材料一起归档。比如照片档案，在归档前须附上拍摄照片的时间、地点、人物、事由、背景、拍摄人等六要素的文字说明。

（三）荣誉档案

企业荣誉档案是企业和个人在社会实践中获得的具有保存价值的荣誉证书、奖状、奖牌、奖章、奖匾、奖杯、锦旗等的总称。它是企业与个人事业成功的有力见证和自身实力的象征，体现着一种社会精神，也是该企业和个人政绩、业绩的真实记录，是荣誉拥有者汗水与智慧的结晶。

针对本企业实际收集的归档荣誉数量和质量来看，荣誉档案是企业档案之中的亮点。截止今日，从企业层面上看，集团及其子公司归档荣誉共有234份，其中证书110份，奖牌123份，奖杯1份。具有市级59份，省级46份，国家级49份。

而从个人层面上看，董事长荣誉证书70份，奖牌14份，奖杯8份，奖章1份，纪念品3份，共计96份。其中市级16份，省级13份，国家级7份。

综上所述，笔者对集团公司和董事长个人的荣誉展览室有起初的规划，集团荣誉展览室要和综合档案室独立设计；董事长个人荣誉展览室可在董事长办公室隔墙单独规划，也可在集团荣誉展览室内（具体看面积大小和格局）分隔一定空间进行合理布置，分别对企业和个人的荣誉档案进行实体展览。本人认为，荣获市级以上的荣誉档案都应一一陈列，市级以下根据荣誉展览室的空间大小，选择具有代表性和典型性的荣誉进行陈列。

（四）科研档案

科研档案直接记录了每一个科研项目研究活动的全过程，具有客观真实性和完整成套性的特点，它既是科研活动的直接产物，又是继续开展科研活动的基础和阶梯。因此，我们要高度重视和开发科研档案，把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。

（五）设备档案

一般设备档案的来源分为两种：一是自制，二是外购。从本企业的现状看，设备均来自外购，而且归档的设备档案资料也较单调，不系统。和往年移交的一些小型设备资料相比，今年刚拍卖成交的“浙江越韩科技透气材料有限公司”拥有国际先进的制造设备，设想会有系统的整套资料，包括购置设备的立项审批、购置合同、开箱验收或接收、安装调试以及设备的使用、维护和改造、报废等等资料，这些资料都应集中归档保管，便于今后参考使用。

（六）干部职工档案，即人事档案

该类档案统一归到人事科还是综合档案室，下属公司的人事档案是否也统一归到集团总部，或是中层领导及以上的人事档案归到集团总部，有待探讨。但笔者建议：集团本部所有正式员工的人事档案都应建立归档，下属子公司的人事档案中层以上领导须集中归档到集团总部。至于归到人事科还是综合档案室有待领导探讨。无论存放哪里，都应保存好人事档案，以备后期之用。

（七）电子档案

随着社会的发展，电子文件在逐步地代替纸质文件，因此，做好电子文件的归档工作也显得尤为重要。在这里强调几点，一是电子文档应遵守两个原则：第一，电子文件的归档应和纸质文件归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档。第二，同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作。

二是电子文件归档时质量要求：1.齐全完整；2.真实有效；3.统一规定载体的形成、质量要求，档案部门检查后归档保存；4.防病毒：推荐应用光盘归档；5.编制说明：文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。

四、在开发利用方面

档案信息的开发利用是档案管理工作的根本目的。档案如何为企业提供有效服务，从而产生巨大的社会效益和经济效益，集中体现在档案信息资源开发利用的水平效果上。为此，笔者结合公司近几年的档案利用状况谈一下自己的规划：

（一）检索工具

1.本人已对所有归档的案卷编制了各类检索目录，包括纸质和计算机管理，但由于企业先前没有注重档案管理工作，有些资料已遗失或残缺不全，并且存在归档资料在移交时差上间隔很大现象，对档案要求定性编号编目工作造成严重影响，所以现在归档资料多数暂用铅笔标注，待重新审核鉴定后改为档案章编号，制作档案全引目录。2.适时增补全宗卷相应资料。3.除密级文件外，对每份归档文件进行扫描储存，应用电子计算机管理。待公司时机成熟时，逐步实现“建立档案馆（室）网页”，尤其是电子文件全文数据库建设，逐步实现档案信息资源数字化、数据库化。

（二）利用工作

本人已建立了《档案借阅登记簿》、《档案利用效果登记簿》等明细册，及时做好档案利用登记工作。若有领导和员工需求档案时，我们应热情对待，急利用者所急，想利用者所想，用最快最准的检索方式，最大限度地发挥档案的价值和作用， 真正为企业的建设和发展服务。同时，也要把传统式的被动服务变成主动式的服务，让更多的员工从中来了解档案，熟悉档案，利用档案，让他们深刻理解档案的重要性，从中来提高员工的档案意识。也希望各位领导和员工在利用档案时能自觉地填写利用目的，利用完后能把利用效果真实地填写在《档案利用效果登记簿》，以便于今后查考编研所用。

（三）编研工作

为了能为社会和企业发展提供更好的服务，为企业员工和领导决策提供准确的信息，让编研成果起到重要的参考和借鉴作用。所以本人规划，从今年开始，每年除了荣誉汇编、大事记、文件汇编以及企业组织机构及人事变迁概貌等汇编材料继续编写外，还须编写“董事长个人年度大事记”，为撰写董事长的个人年谱作铺垫。条件成熟时，本人规划还需逐步撰写“年鉴”、“基础数据汇编”、“产品介绍汇集”以及典型性或代表性的其他编研材料。

作者简介：骆永琴（1975-），女，浙江绍兴人，本科，毕业于浙江大学档案管理专业，从事档案工作15年，现任浙江华联集团综合性档案主管、馆员，研究方向：如何提高档案管理水平和开发利用工作。