大数据时代背景下的企业档案利用服务探讨

文/上海市疾病预防控制中心　王晓辉

大数据时代背景下的企业档案利用服务探讨

文/上海市疾病预防控制中心王晓辉

信息技术发展迅猛，大数据时代来临，大数据时代给企业档案利用服务提出了更高的要求。基于以上，本文从大数据时代概述入手，简要分析了大数据时代背景下企业档案利用服务面临的挑战，并探讨了企业档案利用服务对策，旨在提升大数据时代背景下企业档案利用服务水平。

大数据时代；企业；档案；利用服务；数据挖掘

大数据时代已然来临，传感器、移动设备以及社交网络遍布世界各个角落，每天都有着海量数据产生，在大数据时代下，企业需要准确快捷的获取数据，有效的分析数据，挖掘数据价值，为企业的经营发展做贡献。本文简要探讨了大数据时代背景下企业档案利用服务的相关问题。

一、大数据时代概述

大数据指的是海量的非结构化数据，其有着数量大、实时性强、多样化等特点，对于企业来说，大数据中蕴含着重要的价值。以某企业档案馆为例，随着大数据时代的来临，企业档案存储量已经从GB级别上升到PB级别，包含四百余万卷案卷和四千万余万件档案，档案数据量呈现出几何倍数的增长趋势，档案资源中包含扫描图像、电子表格、传真、音视频信息以及文字档案和演示文稿等众多非结构化数据形式，大数据的特点可见一斑。

二、大数据时代背景下企业档案利用服务面临的挑战

在大数据时代背景下，企业档案呈现出了数量大、形式丰富、更新迅速等特点，这给企业档案馆利用服务带来了一定的挑战。

（一）在海量数据中查找所需要的档案信息。在大数据时代背景下，企业经营业务活动中产生的信息越来越多，作为档案保存的文件也呈爆炸式增长，大数据时代，互联网高度发达，电子文件应用广泛，信息的丰富也给企业档案的利用带来了挑战。以企业档案检索为例，过去主要依靠卡片检索和手工著录检索为主要检索形式，而在大数据时代背景下，企业档案数量井喷，“胀库”现象屡见不鲜，这就给档案检索带来了挑战，如何在海量的档案数据中及时、准确的找出所需要的信息至关重要。

（二）在海量数据中挖掘信息价值。知识管理是企业档案管理的重要发展趋势，企业不仅需要利用数据和文件，同时需要挖掘海量数据之后蕴含的价值和知识，如何将档案中海量的数据转化为价值和知识是大数据时代背景下企业档案利用服务的一大挑战。价值和知识是抽象的概念，其并不是简单的存储于信息和数据中，在利用的过程中需要企业进行数据挖掘。在信息贫瘠和纸质档案时代，依靠人工就可以实现档案价值挖掘，但在大数据时代下，这种方式显然是不可行的，海量非结构化数据的应用使得手工挖掘价值难以实现，如何利用信息技术来挖掘档案中海量数据的价值和知识是企业档案利用服务工作急需解决的问题。

三、大数据时代背景下企业档案利用服务对策

大数据时代给企业档案利用服务带来了新的特点和新的挑战，企业应当积极创新、转变业务流程，并应用数据挖掘技术和文本挖掘技术，以此来提升档案利用服务质量和效率。

（一）转变业务流程。上文中提到，大数据的海量性、形式多样性及更新的快速性给企业档案检索带来了一定的困难，传统档案利用服务查询模式的局限性逐渐凸显出来，传统的收集、管理、存储和利用的企业档案业务流程已然落后，因此，企业应当针对大数据时代的特点，合理的转变业务流程，积极应用数据挖掘、模式识别等技术来检索多种形式的企业档案，在海量数据中实现自己需要信息的定位，实现信息的初步筛选，之后在进行档案利用服务，将传统的业务流程转变为收集、管理、存储、数据挖掘、利用，只有这样才能够提升企业档案利用服务质量和效率。

（二）应用数据挖掘和文本挖掘。挖掘档案数据中的价值和知识是企业档案利用服务的根本目的，在这个过程中需要应用先进数据挖掘技术。

对于数据挖掘技术来说，其指的是从海量、模糊、不完全的数据中挖掘数据蕴含的潜在应用价值信息和相关知识，以此为基础为企业经营管理提供指导，对于企业档案利用服务来说，主要应用文本挖掘技术，即对文本数据进行挖掘和分析。企业档案文本挖掘涉及分析、消除噪音、衍生语言特征处理等众多文本处理过程，经过这些处理过程来使非结构化数据转变为结构化数据，从而实现有价值信息和知识的挖掘与探索。具体的挖掘流程如图1所示：

图1 数据挖掘流程

在档案利用服务中，数据挖掘可以借助数据挖掘平台来实现，以模式识别技术和相关音视频技术为基础建立数据挖掘平台，抽取概念，挖掘相关内容，为企业提供档案搜索和应用服务，按照具体应用来构建平台架构，包含数据采集、处理、挖掘和智能搜索应用等众多功能，从而更好地实现档案利用服务。

四、结论

综上所述，大数据时代背景下，企业档案利用服务面临着档案信息查找和价值与知识挖掘等挑战，企业应当转变档案利用服务流程，加入信息筛选步骤，并利用数据挖掘技术来挖掘档案信息中蕴含的价值和知识，以此来提升大数据时代背景下企业档案利用服务水平，更好地发挥档案利用服务对企业经营管理的重要作用。

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