浅谈基层医疗单位文书档案利用情况

文/珠海市第二人民医院 宋永纯

浅谈基层医疗单位文书档案利用情况

文/珠海市第二人民医院 宋永纯

本文通过对基层医疗单位文书档案利用情况进行分析、总结和归纳，探讨基层医疗卫生单位如何提高文书档案的利用率，充分发挥档案的特殊功能和积极作用，为基层医院的可持续发展提供高效的档案利用服务。

档案；文书；医疗；医院；案例

随着公立医院医疗改革的逐步深入，医院档案管理工作如何推进，档案管理专业人员如何全方位满足档案用户对档案信息资源的利用需求，充分发挥档案的功能和作用，是我们值得深思的问题。文书档案作为档案的重要组成部分，在推动医疗单位行政管理和业务发展等工作中起到了举足轻重的作用，本人通过对基层医疗单位文书档案利用情况的分析、总结和归纳，探讨基层医疗卫生单位如何提高文书档案的利用率，充分发挥档案的特殊功能和积极作用，为基层医院的可持续发展提供高效的档案利用服务。

2015年某基层医疗单位各类文书档案利用情况

以上图表数据显示，在基层医疗单位的文书档案利用服务当中存在利用类别的不均衡情况，如红头文件、会议记录、计划总结类档案的利用率较高，共占总利用率的68.9%，而其他类别的文书档案利用率较低，文书档案地利用资源还有待进一步挖掘，下面就相关情况做进一步阐述。

一、如何对医患纠纷类档案进行有效利用

医患纠纷类档案为分析总结医疗纠纷中医院存在的不足及医患风险点等方面提供了客观真实的案例，为规范医疗纠纷处理工作、提高医疗服务质量和促进和谐医患关系起到了积极的作用。

（一）典型案例分析作用。医患纠纷档案是以案卷为单位，实行一案一卷，一卷一号的原则，档案内容包含有患者的投诉、医方的调查处理及病案原始资料、医疗事故鉴定材料（如涉及医疗事故）、医患双方自愿达成的协议书、法院判决书等。通过对医患纠纷典型案例的分析研究、查找医患纠纷发生的原因以及医疗过程中存在的不足和需要改进的地方。

（二）有利于进一步提高医疗质量，促进和谐医患关系。

医患纠纷档案可以分为医疗服务态度类和医疗质量类两大部分，无论是哪一种类别，作为医院的管理部门都要认真对其进行分析研判，寻找医院医疗质量管理方面存在的主、客观问题，查找医疗纠纷发生的风险点，做到早发现、早预防，早处置，不断完善各项医疗质量管理制度，积极推动医疗质量的持续改进，保障患者医疗安全，促进和谐医患关系。

（三）医患纠纷档案为医务人员的绩效考核管理提供客观依据。在医务人员的绩效考核指标体系当中医疗质量是医疗管理的核心内容，医患纠纷档案中发现的有关医疗服务、质量问题它能够客观反映当事医务工作者的服务态度或诊疗缺陷以及相关责任认定，因此可以作为一项考核指标与医务人员的绩效挂钩。

二、人事管理类文书档案的利用度有待提高

如上表数据提示，统计报表类、工资变动类、干部任命类、表彰类等有关人事管理类的文书档案利用占比为14.4%，利用比例较低。因此，我们应该从人事档案的特点出发，将这些比较分散不集中的、需要跨年度时间查阅，来源于不同的案卷档案中的资料进行整合，例如可以对人事任免、职称聘任、调资定级、人事考核、奖励处分等与个人切身利益相关的重要人事档案用统计表格的形式按个人的年度变化情况进行细编细化，整合做成人事方面的专题档案，编写人事档案专题概要和指南，从而解决了不受案卷、年度、保管期限的限制，扩大了信息存储的范围，充分体现按照档案的内容属性分类排列，能全面系统地反映专题档案利用准率高、检索迅速的特点。

三、加强专题汇编类资料的编撰与利用

利用专题类文书档案资料辅以相关的照片档案，编撰《抗震救灾纪念册》。众所周知，“5.12”汶川大地震给中国人民带来了重大的人员伤亡和经济损失，面对这突如其来的灾难，各大医院积极响应号召，派出多名医务工作者奔赴灾区参加医疗救援和灾后医疗卫生防疫工作。《抗震救灾纪念册》则以基层医院医务人员在汶川抗震救灾医疗援助为背景，详细记录了地震现场医务人员积极救治伤病员的过程及灾后医疗卫生防疫工作，以详尽的文字说明和生动形象的图片全方位地展示了白衣天使们救死扶伤、大医精诚的精神风貌，弘扬了医务人员的无私奉献精神。

四、拓展各种渠道主动提供档案信息服务

基层医疗单位可以根据不同的档案信息提供各类档案查询服务，例如开展档案室内阅览、档案陈列馆展览、提供档案证明材料、编撰专题汇编材料、档案参考资料以及提供内部网上档案查询及外借服务等为档案的利用提供多种渠道，充分发挥档案的利用作用。