高校教学档案管理存在的问题及对策

姚国勤

（罗定职业技术学院云浮527200）

高校教学档案管理存在的问题及对策

姚国勤

（罗定职业技术学院云浮527200）

教学档案是指教学活动中形成的具有保存价值并归档保存的教学文件材料，是衡量高校教学管理水平和教育教学质量的重要标志之一。当前的高校教学档案管理模式主要是分级、分类管理模式，高校教学档案管理仍然存在一些比较突出问题，相应的对策有：完善教学档案管理机制、创新教学档案管理模式、提高管理人员业务素养、建设信息化教学档案管理。

教学档案 档案管理 管理模式 教学管理

教学档案是指教学活动中形成的具有保存价值并归档保存的教学文件材料，是学校教学活动的真实记录，是衡量高校教学管理水平和教育教学质量的重要标志之一。［1］教学档案异常庞杂，仅与教学紧密相关的就包括专业设置、课程教学大纲、教学计划、教学总结、教材、人才培养方案、课程信息、师生信息等。高校教学档案有来自上级主管部门的材料如通知、文件等；有来自本校教学行政管理部门的材料如学生处的招生、分配名册，教务处的学籍管理、成绩材料等；有来自教师的教材、教案、辅导资料、听课评课记录、科研成果等；有来自学生的毕业论文、毕业设计、实验报告等。教学类档案通常以纸质材料为主，也有照片、视频、录音、光盘、奖状、证书等实物材料。

高校教学档案具有重大的参考价值、传承价值、凭证价值以及激励价值，特别是随着高校学科建设、教学科研评估等重大活动的需要，教学档案的利用率也随之提高，其地位和作用越来越重要。［2］因此，加强教学档案管理工作研究对于进一步规范教学管理和教学活动，深化教学研究以及提高教育教学质量等方面具有重要意义。

一、当前高校教学档案管理存在的主要问题

当前高校教学档案管理模式主要是分级、分类管理模式。这种管理模式通常是对教学档案实行校级和院系级两级管理，学校一级主要对各教学档案部门做统一管理，院系一级主要负责具体的教学档案管理。从分工上讲，校级管理的重点是对教学档案进行总体全局的管理，主要任务是制定教学档案管理制度和实施细则，对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则及程序做出明确的规定；院系管理的重点是对教学档案的细节管理上，主要任务是保管各院系所产生的教学计划、教学管理文件等。从管理的内容上讲，学校一级主要负责教学文件及规章制度、教师档案、科研成果档案、教务考务档案、学籍档案、学位档案等；院系一级主要负责教学建设档案（包括教材、课程、教学和实习档案等）和教学管理档案（包括教学质量评估、课程表、考试安排、科技制作、毕业论文等教学档案）。

高校教学档案管理仍然存在一些比较突出问题：［3］

1、教学档案管理制度不健全

院系教学档案建设与管理是全国高校教学工作重心下放过程中产生的新事物，目前许多高校还没有制定适合院系教学档案管理的各项规章制度，使教学档案管理存在很大随意性。在日常的教学管理工作中，各二级学院或教学系部缺乏有效的档案管理规定和监督措施，参与教学活动的相关人员责任不明，规定时限要求未得到充分执行，未辅以相应的考核和奖惩措施，办公室及行政岗位教师缺乏建立和保存教学档案的意识，不能按时完成建档、归档工作。有些二级管理部门平时缺乏档案积累，教学工作中形成的文件材料没有及时的归档，即使归档了也不齐全，常常发生事后补档的情况，严重影响了档案管理的严肃性和科学性；还有些部门归档范围不明确，有些应归档的教学文件材料没有收集归档，没有进行科学系统的分类，归档材料整理杂乱无章，不方便检索和查找。因此，无法满足教学和教学管理工作需要，严重影响了院系教学档案的利用和教学管理的质量。

2、教学档案管理部门权责不明

教学业务部门与档案管理部门是两类相对独立的部门，两个部门各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，必然出现文件的形成与归档脱节，档案部门不能参与到文件材料积累过程中，造成归档材料不全面。部分二级学院或教学系部领导对教学档案管理工作的重要性认识不足，没有把教学档案管理工作当成一项常规性的教学管理工作来做，造成了教学档案建档困难，无法形成统一管理、资源共享、统一利用的良好运行模式。造成上述问题的主要原因是各部门权责不明：高校的档案管理部门只重视对学校层面教学档案的建设与管理，特别是那些反映学校基本历史、重要文件、重要会议、全局性且有长远利用价值的教学档案进行管理，忽视了对院系教学单位日常性教学档案的建设与管理；院系部门档案意识不强，只注重教学工作，不重视教学档案工作。

3、教学档案管理人员业务能力有待提高

大多数的档案管理员不是档案学专业出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，档案材料的收集与整理很不规范。特别是二级学院和教学系部的档案管理往往是由兼职档案员做，这些兼职教师平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，根本无瑕顾及档案的优化管理，致使移交到学校的教学档案材料不规范、不完整。兼职档案管理人员大多数身兼数职，日常事务繁忙，不能潜心专注开展教学档案各项工作；许多人也缺乏档案专业培训与进修，对档案业务知识不熟悉，还有的院系档案人员经常变动，影响了档案材料收集的全面性和档案整理的连续性。因此，致使教学和教学管理过程中形成的有价值的文件材料不能及时整理、立卷，大量的教学档案成捆的堆放在一些闲置的办公室角落里，给教学档案的管理带来很大的安全隐患。

二、高校教学档案管理的优化策略

1、完善教学档案管理机制

高校应根据《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》制定院系教学档案管理规章制度，从制度上规范教学档案管理工作。要制定各个部门的教学档案工作职责，明确校级档案管理部门、教务处、院系各教学单位以及单位负责人、专（兼）职档案员、教研室主任、专任教师等在教学档案管理和教学档案形成过程中各自所承担的责任；要制定出严谨、完善的归档制度，明确归档要求，细化各院系教学档案归档范围和归档时间，确保归档材料齐全完整；要建立教学档案评估制度，根据院系教学档案实际，拟定评估指标，定期开展评估检查，促使各院系重视和支持教学档案工作。要想使高校教学档案的价值得到更有效的发挥，必须进一步健全和完善高校教学档案运行机制，按照“集中管理、同步管理、专人管理”的方式和全程管理、全面管理、全员管理的“三全原则”，进一步健全和完善高校教学档案规范化、科学化、制度化体系建设，特别是要充分调动管理人员和广大教师的积极性、主动性，形成良好的合作机制。

2、创新教学档案管理模式

根据目前高校教学工作的实际情况，解决办法是建立教学档案三级管理模式。［4］第一级是学校档案馆（处）；第二级是教务部门、学务部门、招生就业等处室部门；第三级是各二级学院或教学系部办公室，通过三级管理模式优化教学档案的建档质量。借助这个服务体系建立一个良好的合作平台，在教务处、学生处、各二级学院和系部设立专门的教学档案资料室和教学档案管理岗位，使得学校、教学管理部门、教学人员、各二级学院和系部的档案工作能够遵守统一的规范和归档程序，按照本校档案管理办法实施细则、文书档案归档范围和保管期限、教学档案管理办法等要求，按照“形成者——时间——类别”等分类标准收集、保管有关教学和学生管理方面的档案材料，定期由各二级学院、教学系部将归档材料上交到学校教学管理部门进行信息汇总审核，审核后由学校教学管理部门把档案材料信息再次汇总成纸质版和电子版统一上交到学校档案馆（处），对教学档案进行合理规划、统一编库，入库上架，从而保证高校教学档案管理工作走上有序化、科学化、规范化的轨道。

3、提高管理人员业务素养

要加强高校专兼职档案人员档案管理专业化培训，不断提高其业务素质，提高档案管理水平。通过教学档案管理实际工作摸索出教学档案管理人才培养的新模式，加强管理员的培训上岗力度、健全管理员的考核与激励机制，通过对档案管理人员进行爱岗敬业教育、业务培训、档案管理理论研究，缩短档案管理人员能力与档案事业发展需求之间的差距，不断提高终身学习的意识和能力，使其成为具有较高的业务素质、较强的技术技能、管理能力和创新能力的新一代档案管理者。为加强干部队伍建设，提高档案人员素质，必须建设一支素质高、业务精的专（兼）职档案干部队伍，整合教学档案人力资源，保证教学档案管理人员的稳定性，尤其是各院、系的兼职档案员，一定要选择责任心、使命感强的管理人员，加强对兼职档案员培训教育，提高兼职档案员的工作积极性，提升他们的工作能力，从而保证院、系教学档案工作的连续性和稳定性，保证整个档案管理工作的可持续发展。

4、建设信息化教学档案管理

教学档案的信息化是现代档案管理的一个必备要求。在这个知识信息爆炸的时代，教学档案作为一种信息储存方式，必须要用现代信息技术提高工作效率，充分利用计算机和校园网，将网络版档案管理系统与学校办公自动化管理网络相结合，建立档案管理局域网，做到档案收集、管理、利用的网络化，把静态的教学档案信息变成动态的信息，实现教学档案信息资源共享，从而更好地为学校教学和其他各项工作服务。信息化教学档案的管理，首先是要改进基础设施，将所需的硬件系统以及软件信息系统安装好，培养专门型人才来进行操作管理；其次是改进工作方式，如实现办公自动化，通过互联网来发布教学档案管理的制度、通知信息等，与其他部门之间沟通也可以通过电子邮件或者网络交流平台等，以便可以随时随地的进行沟通。高校教学档案管理、开发和利用必须朝着科技化、信息化、智能化的方向发展，要将各类纸制档案尽快转化为数字档案；要充分利用高校科研资源雄厚的优势，积极引导相关科研人员开发高校教学档案管理系统，利用信息化服务平台，特别是要利用大数据、云技术来提升高校教学档案的管理水平。［5］

总之，高校教学档案是高校历史文化中的一个重要载体，凝结了众多教师和管理工作者的精神财富，也是反映高校教学质量的一个重要体现，它记录着高校教学水平的发展脉络，亦是高校未来发展走势的一个重要决策依据。高校教学档案是高校在教学实践、教学研究以及教学管理过程中积累起来的智慧和经验，对教学管理工作、教学管理评估都具有重要的价值意义，必须提高高校教学档案的管理水平。

［1］孙碧平.谈高校教学档案的价值体现［J］.兰台世界，2008，（08）：31－32.

［2］范丽娜，刘腾.高校教学档案的价值与优化对策分析［J］.南方论刊，2014（01）：103－104.

［3］马卫军.浅谈高校院系教学档案的建设与管理［J］.中小企业管理与科技，2010，（10）：177－178.

［4］王颢.高校教学档案三级管理模式初探［J］.中国管理信息化，2015，18（21）：201－203.

［5］王茹熠.高校教学档案资源整合研究［J］.兰台世界，2011，（30）：26－27.

姚国勤（1980～），女，广西桂林人，广东罗定职业技术学院档案室助理馆员，主要从事档案管理研究。

Existing Problems&Countermeasures of Teaching Archives Management in Colleges&Universities

Yao Guoqin
（Luoding Vocational and Technical CollegeYunfu527200）

Teaching archives are pointed to possess the preserved value formed in the teaching activities and filing the teaching docs material，and one of the important marks to measure the college teaching management level and education quality of teaching.The current university teaching archives management mode were mainly classification，classification management mode，the teaching archives management，there are still some prominent problems，corresponding measures are:perfecting the teaching archives management mechanism，the innovation teaching archives management mode，to improve business management personnel quality，information construction of teaching archives management.

Teaching archivesArchives managementManagement modeTeaching management

G278.6

B

160725-7350