如何提高基建工程档案归档的完整性和规范性

李为农

（中国科学院东北地理与农业生态研究所，哈尔滨 150081）

如何提高基建工程档案归档的完整性和规范性

李为农

（中国科学院东北地理与农业生态研究所，哈尔滨 150081）

在基建工程各个环节里，基建工程档案直接体现了基建施工过程中的所有内容，与工程后期的使用、维修等工作有着密切相关联系。所以，在进行基建工程档案归档工作时，要努力提高档案资料的完整性和规范性。但是在具体的实践里怎样提高基建工程档案归档的完整性和规范性又成为档案归档人员面临的难题。本文立足现实，具体分析了保障基建工程档案材料完整性和规范性的措施，为相关档案归档者和管理者提供参考。

基建工程；档案；归档；完整性；规范性

对于基建工程来说，基建工程档案工作是十分重要的工作。对于大多数企业来说，它们关注的仅仅是基建工程的开展状况，却忽略了对在工程的具体实施过程中涉及的工程施工质量的记录、会议资料、技术材料等的归档，导致与工程有关的材料散落在工程的各个部门，容易丢失档案材料，不利于基建工程档案资料归档的完整性和规范性，不利于工程未来的发展。因此，保证基建工程档案的完整性和规范性至关重要。

1　基建工程档案材料要完整整齐

1.1要跟踪整理基建工程档案材料

对于基建工程来说，要想提高档案材料的完整性，必须在基建工程开始申报立项时就设立专门的人员对基建工程项目的相关材料进行统一管理和整理，在从申报立项到工程竣工验收的各个环节中，通过基建工程档案材料的跟踪整理，不断提高基建工程档案资料的完整性。

在具体的工作实践里，从工程项目申报、审批、勘测、设计、施工、竣工和验收等多个环节，由于缺乏专门的档案资料管理人员整理档案，导致档案材料整理工作难以有序进行。基建工程的档案归档过程中，由于档案文件的分布比较松散，不仅在工程的规划部门和管理部门里有工程资料，在文书管理部门也有相关资料，这非常不利于基建工程档案工作保存的完整性。随着工程建设时间的不断推移，加上档案相关人员的工作调动，导致资料丢失现象时有发生。因此，在工程项目进展的不同环节里，要通过专门的档案归档人员对资料进行实时跟踪，及时整理档案材料，这样能保证档案的完整归档。

1.2要加强基建工程档案资料分发过程的监控

对于任何一个基建工程来说，在施工阶段中，建设单位的管理部门任务都很繁重，他们不仅要分发资料和图纸，还要管理建设单位工作的各个环节，因此很容易出现工作失误。在这一背景下，要想在根本上保障档案资料的完整性，就要对基建工程档案资料分发过程实施全面监控。在进行工程图纸等资料分发时，要记录好分发资料的人员情况，以便于对资料进行去向控制。另外，对于一些地质详勘等重要资料，由于数量有限、内容重要，所以需要妥善保管，从而提高基建工程资料的完整性。通过监控工程档案资料，不仅可以保障资料不外泄，也可以保障档案资料的完整性，因此监控在基建工程中扮演着重要的角色，是加强基建工程档案管理工作的保障。

1.3及时进行培训，明确归档要求

施工单位的员工是档案材料的直接接触者，因此，任何一个员工都要提高归档意识，了解建设单位的基本状况，只有这样才能保障档案材料的完整性。通过专业培训的方式，提高员工对基建档案管理意识，明确档案归档的目的和要求，这种培训要在档案归档人员接手这一工作之前开始进行。不过，在具体的工作实践中，很多单位往往忽视基建工程档案的管理培训工作，因此要在建设单位、施工单位和监理单位中聘用档案管理人员，从源头上解决档案归档人员匮乏问题。由于基建工程的不同，基建工程资料自然存在差异性，所以在档案文件的归档上也会存在一定的差异，这样一来，在推动施工单位建档工作发展时，也要按照单位的具体要求建立档案资料，避免工程档案资料受到影响。

2　基建工程档案材料要准确规范

2.1基建工程档案资料在基建工程验收时扮演着重要的角色

档案资料整理的准确规范，为基建工程的验收工作提供了便利的条件，提高了工作效率，并能为以后的工程维修提供重要的参考数据和资料，节省了工程时间和经费支出。在进行档案归档时，施工单位必须明确归档人员相关要求，实施严格的制度管理，明确基建工程档案归档人员的责任和义务，加强监督力度。在进行基建档案材料归档工作监管的过程中，施工单位要通过基建工程内部监管和外部监督有效结合，进一步保障基建工程的准确性，提高档案资料的规范性。

2.2要通过专门的考核机构进行管理

确定归档时间，严格要求档案归档工作。另外，要想切实提高档案材料的规范性，就要提高各个部门档案保管和整理的水平，确保各个部门提供的资料完整规范。在进行档案的归档工作时，档案材料要合理组卷，页码编写要准确，每个案卷的标题要标明，只有这样才可以实现档案归档工作的规范性。另外，如果档案资料外借，要严格执行约定档案资料归还时间，以此来保障档案资料的规范性。

2.3贯彻落实统一领导的方针

在进行档案管理时，各个部门要实行统一领导，集中管理，通过严格的规则和要求构建完整的工程档案管理网络，实施具体规定，实现档案管理工作的有序性、规范性。

3　归档立卷的材料要符合基建档案要求

对于基建工程来说，要开展其档案的管理工作，关键的就是要实现档案管理的完整性，提高档案的准确性和规范化程度。

3.1由基建管理部门或基建工程人员提供准备相关的基建工程资料

对于档案管理人员来说，要对基建管理部门的人员进行相关规定的宣传，通过及时的沟通建立有效联系。相关基层管理人员提供的资料必须和工程的实际状况相符合，以此为档案归档工作减少不必要的麻烦，使归档立卷工作符合规范要求。

3.2基建档案人员要懂得基建工程内容和相关基建知识

对于任何基建工程来说，不管是在项目立项环节还是审计和验收环节，都需要档案归档工作人员参与。一个完整的工程项目档案材料都是通过不同部门和系统共同完成的，其中负责基建档案人员是关键、重要的部分。因此，基建档案人员不仅要懂得基建工程的内容，还要掌握基建工程的相关知识，不断提高自身专业素养。如果不理解基建工程内容和相关基建知识，档案归档人员的责任意识和工作意识都会降低，不利于基建工程档案材料完善，因此，档案归档人员要通过培训提高自身知识水平，保证工程档案资料的质量。

3.3严格规范执行基建档案的要求

在基建工程的具体施工过程中，由于工程项目是通过不同基建行业共同参与完成的，因此在进行工程建设时，所有参与工程人员都要树立档案意识、具有档案管理能力，同时严格执行基建档案的要求，实现基建工程档案管理工作完整性、规范性和准确性。具体来看，有关基建档案的法律法规有《中华人民共和国档案法》和《关于印发〈建设项目工程竣工验收办法〉的通知》，通过上述要求可规范基建工程人员的行为，实行有效的管理方案，使基建档案管理人员的行为更加规范，为工程后续开展奠定档案基础。

在建立相关规章制度时，要把基建档案管理工作纳入其中，才可以有效规范档案管理工作，主要体现在以下几方面。第一，明确档案管理人员的职责和义务，通过专人管理，监督档案资料管理工作。通过认真记录和收集工程技术资料，可真实掌握施工项目的相关数据。在基建工程进行时，档案管理人员要跟随工程进度进行数据收集和档案资料的处理。对于基建处（室）来说，要通过专门的人员对于技术资料进行管理，实时跟踪每一项具体工作任务，做好档案材料收集工作，真实记录各项目和部门的质量评定情况，从而推动资料整理和整个工程共同发展，增强工作内容的连贯性。第二，如果收集资料比较及时，在工程完成以后，资料归档工作也基本完成，不会缺少资料。对现场的技术人员来说，必须及时登记每一天施工项目的技术方面的资料，若是施工项目的资料堆积到一起时再登记，就会容易出现资料信息错误或遗漏等情况。对项目部来说，必须规定人员以月份为单位进行资料收集，在发现漏项或者缺项时，通过及时补充保证档案材料的准确性、完整性。在发现档案资料的错误时，要及时改正，以保证基建档案材料的真实性。

4　结 语

对于基建工程档案来说，其作用主要体现在以下几个方面：第一，基建工程的档案有利于基建项目质量评定；第二，基建工程的档案有利于分析事故原因；第三，基建工程的档案对于工程验收和管理等多个环节发挥重要作用；第四，基建工程的档案工作影响着项目工程的管理工作。这样一来，保障档案材料的完整性和准确性显得尤为重要。只有充分保障其完整性和准确性，才可以实现企业的可持续发展。

主要参考文献

［1］付钰.浅谈工程档案管理存在的问题及解决策略［J］.办公室业务，2015（24）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.120

G647

A

1673-0194（2016）16-0186-02

2016-07-20