ISO9001质量管理体系在医院档案管理中的实施及意义

文/广东省肇庆市高要区人民医院 靳银敏；湖北工业大学 王志强



ISO9001质量管理体系在医院档案管理中的实施及意义

文/广东省肇庆市高要区人民医院 靳银敏；湖北工业大学 王志强

【摘要】医院档案管理具有较强的专业性和技术性，是医院管理和发展的重要组成部分。通过ISO9001质量管理体系在医院档案管理中的实施，使医院档案管理从粗犷式走向了标准化、制度化、规范化、程序化、科学化管理的发展轨道，在医院各项医疗活动中发挥了最佳作用。

【关键词】ISO9001质量管理体系；医院；档案管理；实施

随着现代医院管理模式的转变及信息网络的飞速发展，系统、科学、高效的管理体制对医院的生存和发展起着至关重要的作用。医院档案管理具有较强的专业性和技术性，是医院管理和发展的重要组成部分。我院自2005年开始，严格按照ISO质量管理体系标准要求，建立标准化、规范化的档案管理体系，将ISO9001质量管理体系与医院档案管理工作密切结合在一起，以提升档案质量和档案管理水平为目的，狠抓档案管理基础质量，围绕医院经营理念，使医院各项工作有了质的飞跃。

一、ISO9001质量管理体系在医院档案管理中的实施方法

（一）导入ISO9001质量管理体系标准及服务理念。与咨询公司建立合作关系，由资深专家对我院进行ISO9001质量管理体系标准、ISO八项质量管理体系原则及服务理念的导入培训，使各级、各类人员树立ISO的先进服务理念，从而树立“一切以顾客为中心”的服务理念及良好的职业道德，高度的责任感和使命感。

（二）成立ISO质量管理体系运作管理小组，确定档案资料管理员。运作小组由科主任及内审员组成。负责对本科室档案文件的管理，包括各项质量管理文件资料的书写、修改、完善，质量目标及持续改进方案的制订等，由本科室选出既精通ISO9001标准又熟悉科室工作、责任心强的科室成员担任档案资料管理员。

（三）规范及统一全院档案资料。我院严格按照ISO9001质量管理体系标准的要求，加强档案资料的控制，统一文件生成、统一文件格式，编写ISO9001质量管理体系文件，发布至医院各科室。把建立制度、完善措施、明确标准作为实施医院档案管理的一项重要内容，通过整理、汇编、印刷，向全院发布程序文件、质量手册、各科室管理手册、法律法规汇编等文件，针对医院各科室、各岗位在服务过程中的职能地位和作用，按照系统、完整、统一、简化、可追溯的要求，围绕医疗服务的提供与开发及医疗服务行业的独特性质建立、完善了医院规章制度、岗位职责、工作流程、应急预案、操作常规等文件资料。我院行政、后勤、临床、医技等53个科室分别建立规范的档案文件，内容涵盖了各项规章制度、各类人员岗位职责、权限、责任、安全防范措施、应急预案、还制订了保证各项措施有效运行的控制标准。并做好分类和标识，定期结合行业标准对以上文件及时进行修改完善。既保证了各科室医疗文件资料的统一性、准确性和有效性，同时也保证了档案资料的完整性和规范性。

（四）建立完善的档案管理体系，对医院各科室档案资料实施科学化管理。按照ISO9001质量管理体系中文件和资料控制程序制订了《档案保管制度》《档案安全保密制度》《档案库房管理制度》《档案开发与利用》《档案微机管理制度》《档案借阅流程》《档案管理人员职责》等，每份档案均有清晰的封面、目录、版本号、日期、时间、保管人、修改记录等，并提供适当的环境妥善保管，防止受潮、毁坏、丢失。各科室部门管理手册、质量记录表单、外来文件、行业标准书籍等各种档案文件标识清晰、方便查阅，给医疗工作带来了便利。

（五）进行档案管理专业知识培训。定期组织档案管理和ISO9001标准知识的培训，把ISO9001质量管理体系服务理念及标准条款中涉及记录、文件、档案等相关条款作为培训重点，在全院范围内进行档案管理专题讲座，档案归档模板展示等，使各科室档案管理人员了解、掌握档案管理的知识，技能及现代档案管理的科学知识，知道怎样完整、规范的整理、收集、识别和保管档案。

（六）注重PDCA循环模式，定期进行档案评审。PDCA循环在ISO9001标准中被称为过程方法模式，即由计划（plan）、实施（do）、检查（check）、处理（action）这4个密切相关的阶段所构成。在档案管理工作中实施这一循环，能够使医院档案管理的基本思路和工作程序不断优化。定期对档案资料的完整性、内涵质量、标识、外观、存放的环境进行检查，通过认真查找存在的问题，制订纠正预防措施，并及时做出恰当的评价和总结，以利于下一个环节开展工作时有重点、有针对性，形成良好的PDCA循环。

（七）不断持续改进档案质量。内审、管理评审及外审，促进持续改进。定期开展内部审核，对医院档案资料管理过程进行全面监控，查找不合格原因，调查分析原因，制定切实有效纠正措施积极整改，对档案管理工作中存在的潜在问题，认真查找原因，制定预防措施，注重每一个细节管理，从根本上消除潜在不合格隐患。通过管理评审，评价质量目标的完成情况，检验工作的有效性和适宜性。把上级部门的检查、督导和认证机构每年一次的外部审核作为发现问题、改进工作、提高档案管理和持续改进的有效途径，通过专家的合理化建议，不断改变工作方法、转变服务作风，达到持续改进的目的。

（八）利用信息技术，实现档案的现代化管理。使用计算机网络进行档案收集、整理、鉴定、保管和统计等日常工作，通过建立目录查询系统和网上服务平台，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高工作效率。同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便、简单，也增加了其保密程度。实现了档案管理的标准化、科学化、自动化和现代化。

二、ISO9001质量管理体系对医院档案管理的意义

ISO9001作为国际质量标准，渗透了八项管理原则，并通过建立一系列标准化、规范化、科学化、程序化的文件资料，体现出服务提供的计划性、目标性、系统性、科学性、规范性，贯穿了以预防为主，注重持续改进的管理思想。

（一）为医院医疗活动发挥最佳作用。ISO9001质量管理体系建立有责、有序、高效的档案管理体系，使档案管理工作标准化、制度化、规范化、程序化、合理化，制定了质量目标；完善了档案管理的各项规章制度，实现了医院档案的科学化管理，档案归档率、完整率和使用率较实施ISO9001质量管理体系前有了较大的提高。各科室档案外观整洁、美观，方便各种医疗文件资料的查阅和各科室交流、资源共享，为顺利开展各项医疗活动提供了有力的保障。

（二）规范的档案资料促进了良好的医疗行为。统一编制印发的《医院规章制度》加强了监督约束机制，使各级各类人员都能严格遵守，为提高工作效率、保证医疗质量、防范差错事故发挥了重要作用。《应急预案》加强了对医疗过程中薄弱环节、异常情况下的应急能力的管理，规范的文件记录使各项活动做到职责分明、记录完整、可追溯。《岗位职责》使各项活动落实到个人，做到人人有专责，事事有人管，权责分明，接口清楚，在规范医疗行为中发挥了重要的作用。

（三）开发、拓宽了档案的归档范围。通过反复、认真梳理医院各项活动中的档案资料，将之前没有纳入管理的胶片档案、各种设备档案、实物档案、计算机磁盘档案、核算方案、租赁、承包、协议、采购招标等材料纳入档案管理。

（四）提高了全体员工的档案意识，从思想上认识到档案管理在医院管理中的重要性和必要性，重视档案资料的收集、保存与移交。加强了档案管理人员的职业素质。

（五）提高了档案管理水平。通过实施ISO9001质量管理体系使全体员工掌握了先进的管理方法和管理工具，从根本上改善了传统观念，克服习惯性、随意性、经验性的传统管理方式，使被动管理变为主动管理，档案管理水平有了进一步提高，改善和强化了服务理念，有效规范和控制医疗服务过程，全面提高了医院综合服务水平。

综上所述，ISO9001质量管理体系在医院档案管理中的实施，建立了标准化、规范化的医院档案管理体系，强化了档案管理人员的服务意识和质量意识，提高了管理水平，使医院档案管理从粗犷式走向标准化、制度化、规范化、程序化、科学化的发展轨道，在医院各项医疗活动中发挥最佳作用。

【参考文献】

[1]冯东晋.医院档案管理的现状与发展对策[J].中国新技术新产品,2011(12):234.

[2]凌瑞英.ISO9001质量管理体系与档案管理工作浅谈[J].山西财经大学学报,2011(33):224.