如何做好文书档案的收集和归档工作

文/国家新闻出版广电总局六五四台 李元



如何做好文书档案的收集和归档工作

文/国家新闻出版广电总局六五四台 李元

【摘要】文书档案工作就是对过去发生的事情进行文字记录，并且将记录的内容进行时间标注以及顺序管理等。文书档案工作对于记录国家的历史具有极其重要的作用，过去的文书档案管理工作存在着许多问题，尽管近几年来，我国相关政府已经不断地提高了对于文书档案收集和归档的重视程度，但是，由于受多方面因素的影响，我国在文书档案的收集和归档始终存在着一系列问题，从而严重地影响了文书档案的整体质量。本文就目前我国文书档案收集和归档所存在的一系列问题做了简要的分析和探讨，希望对提高我国文书档案的收集和归档工作具有一定的积极作用。

【关键词】做好；文书档案；收集和归档；工作

众所周知的是，目前我国在文书档案的收集和归档工作方面始终存在着一系列问题，这些问题严重地影响了文书档案收集和归档的进程。为了尽快地改变这一现状，各个单位的领导人员必须要及时地认识到这些问题，并且针对不同的问题及时地采取相对应的解决对策。例如，单位应该首先提高对于文书档案收集和归档工作的重视程度，不断地改革并且完善相关的法律法规和管理制度，提高所有文书档案收集和归档工作人员的工作意识和责任意识。

一、目前我国文书档案收集和归档存在的问题

归档文件材料的收集不全面。众所周知的是，在文书档案的归档过程中，材料的收集是首要的基础之一，但是，在我国现阶段，在文书档案的归档过程中存在的主要问题就是所需要的材料收集的不够全面。例如，在许多单位经常会出现一些没有经过档案人员收集处理的材料。另外，我们知道，大部分文书档案归档人员都是一些兼职人员，他们对于文书档案的收集和归档了解得不够全面，并且这些工作人员的工作意识和责任意识比较低，不能严格地按照部门的规定进行收集和归档。

二、加强文书档案的收集与归档工作的有效措施

（一）强化档案管理人员的培训。在文书档案的收集和归档过程中，档案管理人员扮演了极其重要的角色，他们是进行档案归档的主要计量，而在我国现阶段，许多部门所出现的问题就是档案管理人员的整体素养比较低。为了尽快地改变这一现象，各个单位必须要不断地加大对于档案管理人员的培训力度，从而不断地提高他们的工作能力和工作素养。例如，单位可以定期地对档案管理人员进行培训，应该聘请专业的人员对他们进行培训，在培训结束之后，还应该对他们的培训成果进行考核。最后，根据他们的考核成绩给予一定的奖励和惩罚，从而不断地提高档案管理人员工作的积极性。另外，单位也应该鼓励所有的档案管理人员进行自主学习，根据他们的工作表现来决定他们的薪资情况，进而更好地增加他们自主学习的兴趣。

（二）建立健全文书档案收集与归档工作的管理制度。一个完善的制度在文书档案的收集和归档过程中起到了一定的推动和约束作用，为了更好地确保文书档案收集和归档工作的高效进行，各个单位以及部门必须要根据自身目前实际的情况，及时地建立健全单位的文书档案收集和归档工作的管理制度。例如，各个单位以及部门可以积极地去其他的单位或者部门进行工作考察，积极地引进其他单位先进的管理制度，然后结合自身单位的实际情况适当地将这些制度应用到实际管理过程中。另外，各个档案管理人员必须要明确所有文书档案收集的时间、档案归档的范围以及各种注意事项等，使得所有文书档案都可以及时地得到归档。最后，单位也可以成立一定的监督小组对文书档案的收集和归档工作进行监督和检查，从而不断地提高所有文书档案收集和归档工作人员工作的积极性和有效性。

（三）加强临时性档案文件材料的收集。我们知道，大部分文书档案管理人员都是兼职人员，因此，各个单位经常会出现人员离职或者调动等现象，而这些人员的离职或者调动都会使得一些文书档案材料遗留在他们的手中，而不能及时地被收集和归档。因此，各个单位必须要在每一年的年初收集并且整理上一年的文书档案，尤其是在临时性档案资料的收集方面，更是应该投入更多的时间和精力。例如，当单位在召开一些非常重要的会议时，必须要通知相关部门及时地收集并且整理相关的会议资料。另外，对于一些离职的工作人员，单位应该及时地通知他们将手上所有的文书档案及时地上交到单位。

三、小结

总而言之，做好我国文书档案的收集和归档具有非常重要的作用，因此，我国相关政府必须要不断地提高对于文书档案收集和归档的重视程度。例如，我国相关政府可以针对我国文书档案收集和归档所存在的问题，及时地制定并且颁发相对应的解决对策。另外，政府也应该适当的增加对于文书档案收集和归档的资金投入力度。定期的招聘一些专业的文书档案收集和归档人员，同时，还应该增加对于已经工作人员的培训力度，不断地提高他们的工作意识和责任意识，并且更好地提高他们的工作能力，进而更好地提高我国整体的文书档案收集和归档的工作。

【参考文献】

[1]李辉红.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技,2009(02).

[2]王丽梅.谈文书档案管理与文书处理的的关系[J].黑龙江科技信息,2008(04).