档案利用在医院人力资源管理中的作用

田云峰，耿志伟，杨金红

1.泰安市中心医院人力资源部，山东泰安 271000 2.泰安市中心医院文化宣传中心，山东泰安 271000 3.泰安市中心医院档案科，山东泰安 271000

档案利用在医院人力资源管理中的作用

田云峰1，耿志伟2，杨金红3

1.泰安市中心医院人力资源部，山东泰安 271000 2.泰安市中心医院文化宣传中心，山东泰安 271000 3.泰安市中心医院档案科，山东泰安 271000

医院档案是记录和反映个人经历以及德才的表现，档案信息的开发利用可以发挥医院人才资源的效力，促进人力资源的合理分置并充分发挥人力资源管理的重要性。现如今我国的政治经济文化得到了长期的发展，人们的生活水平得以提升，并且也促使医院的各项制度渐渐地趋于完善，使档案的利用在医院的人力资源的管理之中具有越来越重要的地位，因此，对于医院人力资源管理之中档案的利用以及对于档案的管理工作就成为了必须探究以及分析的话题，该文就针对档案利用在医院人力资源管理中的作用进行分析。

档案利用；档案管理；医院；人力资源

目前，随着经济全球化的趋势和医院现代化管理的不断深入，现代化的进程在不断的进步，人们在就业上就有更自由，更广泛的选择，因此经济和社会发展的快速脚步使得人才在社会之中也具有了很强的流动性，相比之前，所受极大限制性的档案也渐渐地宽松化，不再对人才的流动具有限制了。人力资源管理是以“人”为中心,高层管理人员应尽可能地培育并保持最佳员工队伍,最大限度地实现个人目标和组织目标的有机统一,使组织成长与个人能力发展相适应。但是档案在人们的社会生活之中也占有着重要的地位，档案记录着人们的经历，学习以及工作状态[1-2]，因此，档案可以将人们的社会经历以及社会的价值进行评估，对人们成长以及成人成才的过程进行客观化的鉴定，所以档案有效以及合理的利用在医院人力资源的管理之中仍然具有着非常重要的作用。该文针对档案管理，将医院的人力资源对其进行利用以及作用进行探索和分析。

1 档案管理的意义及其内容

1.1 档案管理的意义

在医院中，档案管理是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据,是国家档案的重要组成部分[3]。对于档案的管理工作，就是人力资源所进行的开发以及应用，从而提升医院的经济效益。为了将档案使用的意义得以充分的展现，就需要深入的调查以及开发人事档案，从而服务于医院的经济发展。为了促进医疗服务卫生的工作有效地开展，其人事部门就需要开发资源信息，并且通过利用开放式的管理方式来代替传统的管理模式，通过资料的收集和整理，为人事部门及时地输送人才资源。

1.2 档案管理的内容

建立健全的保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。在医院的人事档案，由医院统一进行保存，可以清楚地了解职工的技能以及其成长的经历和经验。

人事档案反映个人的成长轨迹，反映其学历变动、职务变迁、职称晋升、工资增减、奖励惩处、家庭及社会关系、政治面貌等诸多方面[4]。档案管理其内容大致分为5个部分：①材料归档制度（对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案）。②检查核对制度（检查包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查）。③转递制度（档案转移投递）。④保密制度（对医院的所有职工的个人信息进行保密，没有特殊情况不得私自透露任何人的信息）。⑤统计制度。

2 医院人力资源管理中存在的档案利用问题

2.1 管理制度无法满足目前发展的需求

人力资源成为最热门，也是最受企业欢迎的职业，随着人力资源的不断创新改革发展，人才流动性不断增强。我国的各大医疗体系简化人才选拔和入职手续，造成了档案管理的难度，目前，各大医院仍没有一套完整的档案收集强制制度，很多医疗人员的档案信息资料不全，甚至是档案丢失现象严重。加之人力资源档案管理 “终身”制没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。从现状中不难看出，我国的医院档案管理制度根本无法满足医院发展的需求，必须及时完善和创新。

2.2 档案信息真实性缺失

对于医院人力资源管理之中档案资料信息真实性的缺失已经成为一个主要的问题。对档案真实性鉴定，首先强调对内容的真伪性，其实是内容的准确性和完整性，档案的原始性是通过档案形成过程的真实来保证的。在现今社会，许多人对于档案容易产生忽视的心理，所以在填写档案的时候敷衍了事，使得档案所记录的不是当事人最为真实的信息。一些明知档案作用的人员，在填写档案的时，为了将自身的优越性提升，就会将一些不实的信息填写进去，把本不属于自身的优势强加在自己的档案里，将自身的优秀得以档案化提升。这两种情况，对于医院人才的选拔有着严重的阻碍作用，因此根据档案资料往往不能选出真正合格的人才，还可以把人力资源的管理以及发展进行制约。

2.3 落后的档案管理方式

对于人们的档案而言，应具有机密性，并非每一个人都可以对他人的档案清楚了解，生活中比较重要的人物，档案的保密性就具有更加重要的意义。现今社会，虽然时代在发展，但是许多医院对于档案管理仍然采用传统的管理方式，没有高科技的设备对档案进行管理以及放置，就有可能将档案丢失或者损坏，还会使档案不具有较高的保密性，从而对于医院档案科学的管理以及人力资源管理有着不利的影响[5]。

3 医院人力资源管理中档案利用在其中的作用

3.1 有利于医院招聘科学化

在医院进行招聘的时候，首先关注个人简历，对应聘者的信息详细了解。在进行招聘之前，首先要对应聘者的档案信息进行基本的筛选，将满足于医院工作岗位条件的应聘者进行邀约面谈，有了档案就可以通过档案对应聘者的人生经历进行了解，从而科学合理地对应聘者进行决策，有利于招聘工作的顺利开展，所以档案的管理有利于医院进行科学合理化的招聘。

3.2 有利于医院优化配置人力资源

人力资源对员工所进行工作的初步安排，先通过对员工的档案信息进行清楚的了解，通过参考档案，优化配置他们的工作，档案的利用以及管理可以促进医院人力资源管理之中资源的优化配置。

3.3 有利于科学化的员工考核

医院的人力资源管理，不仅需要为医院招聘优秀的员工，同时还需要对医院员工进行优质化的测评，及对其晋升考核进行科学的管理，而且在进行考核的时候，包括对其员工的工作状态以及工作中的绩效进行评估，同时还需要对档案进行参考，档案对医院的员工有着明确的资料记载，比如那些档案比较优秀的人员，再加之其在工作时的优秀表现以及其所具有的较高的工作效率和质量等，将成为晋升考核的首要人选，所以医院的人力资源管理，通过对档案的利用和管理，可以保障其晋升考核机制的合理科学化。

3.4 有利于员工潜力发掘

通过对档案的管理，在进行人员工作分配的时候，可以通过参考员工的具体信息，将合适的岗位留给合适的人员，有利于员工工作的优化分配，在适合自身工作岗位之上积极的发挥自身长处，从而推进医院健康向上的发展。

4 结语

随着时代的发展，人们的生活水平提升，生活的习惯以及生活的方式得以改善的情况之下，档案的利用以及管理在医院人力资源的管控力中具有优势化的作用[6]，以及档案的利用或者是档案管理在医院人力资源的管理中所具有的多个有利于，同时档案的管理工作中仍然存在着一些问题需要解决，应该采取科学的策略，提供动力资源给医院人力资源档案的管理和利用。

[1]黄莉.浅谈人事档案信息在医院人力资源管理中的应用分析[J].现代经济信息，2015（5）：154.

[2]鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].档案学通讯，2014（4）：78-80.

[3]黄涛.医院人事档案在人力资源和经营管理中的作用与开发[J].办公室业务，2015（4）：392-393.

[4]卢毅.如何发挥医院人事档案信息在人力资源管理中的作用[J].中国管理信息化，2014（23）：112-113.

[5]张红博.从流动人员的“弃档”现象看我国人事档案管理改革[D].苏州：苏州大学，2014（23）：56-60.

[6]沈卫.论社会转型时期人事档案管理中的地位及实现路径[D].上海：复旦大学，2014（12）：77-79.

Application of Vitalization of Archive in the Hospital Human Resources

TIAN Yun-feng1,GENG Zhi-we2,YANG Jin-hong3
1.Human Resource Department,Tai’an Central Hospital,Tai’an,Shandong Province,271000 China;2.Culture Publicity Center,Tai’an Central Hospital,Tai’an,Shandong Province,271000 China;3.Department of Archives,Tai’an Central Hospital,Tai’an,Shandong Province,271000 China

The hospital files are the manifestations of recording and reflecting the individual experience and morality and talents,and the vitalization of archive information can give play to the effect of hospital human resources,promote the rational allocation of human resources and fully give play to the importance of human resource management,currently,the economic,political and cultural levels in China obtain a long-term development,and people’s living standard is improved and various systems in the hospital are improved thus making the vitalization of archive in the hospital human resources more and more important,therefore,it is necessary to discuss it and the paper analyzes the effect of vitalization of archive in the hospital human resources.

Vitalization of archive;File management;Hospital;Human resource

R197

A

1672-5654（2017）07（a）-0024-02

2017-04-07）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.19.024

田云峰（1980-），男，山东泰安人，硕士，档案馆员，研究方向：经济管理。