论档案业务建设科学化

文·晋晓辉

论档案业务建设科学化

文·晋晓辉

档案工作科学化，就是全面掌握并自觉遵循档案工作特点和规律，规范、有序、优质、高效地进行各项业务建设。

一、抓好业务建设是档案部门的主要职责和任务

档案业务建设，包括档案资源体系、利用体系、安全体系三大体系建设和档案事业管理各个环节，涵盖档案馆工作，档案室工作，企事业单位档案工作，农村、城市社区及家庭档案工作等不同层面。档案工作是一项专业性很强的工作，档案局馆是党和国专业职能部门，档案业务建设是是档案部门的重要职责和主要任务。档案工作的方针政策要通过业务工作贯彻落实；档案事业的规划、管理、推动要通过业务工作来实现；档案的完整接收、安全保管、开发利用要通过业务工作进行。抓好档案业务建设，也是实现档案工作科学化的主要途径重要标志。

全面推行文档一体，馆室结合，理顺了文档、馆室关系。机关文书处理部门、档案室、档案馆室是档案形成和管理三个阶段，档案馆的基础在档案室，档案室的基础在机关文书处理部门，由于缺乏必要的协调，重复劳动比较普遍，造成人力、物力浪费。在文书处理阶段，文件形成不规范，材料收集不齐全，甚至不能及时整理归档，给档案室造成被动。档案室、档案馆的整理标准规范不统一，档号编制、案卷分类排列、检索工具编制不衔接，档案室的基础工作不能为档案馆所充分利用，档案馆还要做大量的整理工作，使得档案工作在低水平上不断重复。在90年代，全省推广文档一体、馆室结合的做法。档案部门参与每年的文书处理工作检查，对文件处理和材料齐全完整情况进行通报。在省直机关，把省档案馆的需求，通过业务指导工作反馈到机关档案室。在统一馆室整理标准和各项业务工作要求基础上，指导与管理部门共同检查案卷质量，馆、室档案标准一致，卷号衔接，无需整理加工，避免重复劳动，提高了工作效率和质量。

积极推进档案信息化建设，取得阶段性成果。随着国家和社会信息化的飞速发展，电子政务快速推进，电子公文大量产生，档案信息化建设既是档案工作的发展方向，也是档案部门必须面对、无法回避的重要工作。

二、选准着力点，实现业务工作现新突破

档案事业与经济发展和社会进步息息相关，档案业务工作也有阶段性的重点和问题，必须唱响主旋律，疏通主渠道，选准着力点，实现新突破。

疏通主流渠道，抓主营业务，强根固本。档案馆接收和征集档案，必须按级别和区划进行。每一个馆都有自己的特定对象、区域范围和接收内容，应当收的一定要收，使属于国家所有的档案都有自己正确归宿，不管是二级单位、三级单位，都不能遗漏。改为股份制企业的机关和事业单位，改制前档案属国家所有，改制后的可协商，对党和国家有意义的档案，或接收，或寄存，要依法进行管理。不应当接收的，也不要滥收，不能打乱科学管理秩序，随意增加管理成本。档案馆档案来源主渠道是各级机关和单位，重点是各机关和单位的主营业务档案。对于接收执行难的单位，要实施执法监督、行政作为、业务商洽三管齐下的综合措施。要理直气壮的采取行政和法律手段，建立规范有序的工作机制，树立档案局有理、有节、有力的单位形象。

围绕中心，抓住重点，突破瓶颈。业务指导是档案行政管理的主要形式和手段，指导工作要围绕中心，突出重点，抓住反映趋势性，具有典型性，带有普遍性的问题，务实、高效开展工作。一要围绕重点开展工作。在加强档案工作指导的同时，还要利用档案为国家战略的实施及时服务。二要抓住趋势性问题的开展工作。如，全面了解电子文件形成、管理和归档情况。避免电子文档机关丢失，进馆扫描，造成浪费。三要抓住亟待解决的普遍性问题进行突破。如，2000年后，文书立卷改革，馆室档号如何衔接和管理，各级档案馆都面临这个问题，要研究出可操作的方案和办法。四要抓首脑机关，引领全局；抓综合部门，带动系统；抓档案大户，提高效益，使有限的指导力量收到事半功倍的效果。

推行工作、学习、研究三位一体的科学方法。业务学习、业务实践、业务研究三位一体，相得益彰。业务学习要结合实际工作进行，学术研究要围绕解决实践问题开展，采取学习、业务工作、学术研讨三位一体的做法，以学习的态度，研究的精神，对待每一项业务工作的开展，重大业务项目，都应事先论证，科学规划，规范操作，及时总结。既有工作成绩，又有学习的收获，还有学术探讨和科学研究成果，一举三得，提高工作品位和工作能力，激发学习热情和研究兴趣，实现档案业务工作科学化。

（作者单位：山东医学高等专科学校）