流动人员人事档案材料收集归档探析

文·张晓楠 王浩

流动人员人事档案材料收集归档探析

文·张晓楠 王浩

在供给侧改革和经济结构调整、产业转型升级的大背景下，我国人才流动呈现了新特点和新规律，形成了“孔雀东南飞”与人才回流返乡就业创业共存的新局面，人才流动的频率和速度在不断加快，这给人事档案管理工作带来了不小的影响。一方面，随着人才的流动，人事档案也动起来了，人事档案不再是单位的“私有财产”，而是回归了本真。尤其在档案转递流动过程中，通过各种形式的有效利用，档案极好地发挥了原始凭证作用，焕发了新的生机。但另一方面，人才流动的加快，也增加了人事档案管理的难度，由于档案转递往往滞后于人才流动，再加之有些单位或个人档案意识薄弱，重视程度不足，管理服务标准不一致，导致“人档分离”“死档”“弃档”“重复建档”及档案材料不完整等现象层出不穷，致使流动人员人事档案的参考凭证作用大打折扣。

一、流动人员人事档案的突出特点

人事档案是指党和国家机关、社会组织在人事管理实践中记述和反映个人经历、学识水平和德才表现，并以个人为单位，按一定的要求和方法加以整理，由指定部门集中统一保管，以备查阅和利用的原始记录。

按照《中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》的规定，流动人员主要包括以下八类人群，即非公有制企业和社会组织聘用人员；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员；与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员；未就业的高校毕业生及中专毕业生；自费出国留学及其他因私出国（境）人员；外国企业常驻代表机构的中方雇员；自由职业或灵活就业人员；其他实行社会管理人员。

流动人员人事档案最突出的特点就在于流动性非常强。就济宁市人力资源市场配置服务中心来说，目前共计管理各类流动人员档案1.8万余件。2016年，接收档案2700件，各类辞职辞退人员档案200件，转出档案1600件，纯增加档案1100件，接收移交归档材料3900份。2017年1至3月，接收档案350件，各类辞职辞退人员档案20件，转出档案310件，纯增加档案40件，接收移交归档材料1300份。由此可以看出，档案流动很频繁，工作量大任务繁重，而与之相对的却是工作人手不足。

二、流动人员档案材料收集的困境和原因

流动人员人事档案涵盖面广、数量众多，但现行人才服务机构依然参照干部档案管理方式进行管理，按十大分类对档案进行收集、排序、整理和装订，致使档案利用率低、更新率低、维护困难等困扰流动人员人事档案工作者的难题频出。

（一）流动人员档案管理机构的分散制约档案材料收集

人社部发〔2014〕90号文明确规定，流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，跨地区流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。这一规定使我国现阶段流动人员人事档案保管层级机构众多，受管理机构管辖范围限制或管理标准不同，导致档案流动频繁，不利于档案材料的收集整理。尤其在档案保管取消收费并纳入基本公共服务范围后，跨地区流动人员档案户籍所在地、工作所在地人才服务机构，出现多头管理，相互推诿现象。

（二）流动人员档案归档范围、收集方式缺乏创新

人才服务机构对流动人员档案材料的收集、整理，均使用干部档案整理方式，不仅对流动人员的个人信息收集形成限制，也对档案从业人员的思维形成了固化模式。在工作中对疑似属于十大类的档案材料缺乏判断，对材料移交过程中是否需形成单位密封缺乏判断。

（三）流动人员档案与人事管理分离，材料收集缺乏有力组织者

笔者在工作中发现，流动人员不论是单位托管还是个人代理，个人在学历深造、培训结业、职称评审以及企业就职过程中的入职、录用、考核、晋升及离职都无法通过材料形成单位或就业企业及时反映在人事档案中，通常在调档、用档过程中才知晓问题，幸运者能补之，不幸者甚至因此而错失机会。另外，大量高校毕业生档案从高校转递至人才服务机构后，其履历、技能信息因意识缺乏或宣传指导的落后难以继续更新，而未就业毕业生则更加容易造成人、档分离。

（四）流动人员档案的复杂性制约档案材料收集

流动人员多来自不同行业、从事不同职业，其档案内容各具特点，同时行业、职业对档案材料形成、转递也有不同的要求，其中如果涉及企业专利、竞业商业机密等对信息安全要求较高的情况，那么企业档案材料的移交积极性就会受影响，收集难度就会更大。

（五）档案内容越来越少，可信度越来越低，不足以成为单位考察员工的依据

随着多种经济成份迅速发展，用人主体多元化，人才流动速度加快、规模加大，人员流动和档案到位之间造成巨大时间差，导致进入档案材料的内容越来越少，不能满足反映一个人全部信息。特别是缺少反映当事人综合能力、业务水平、个性特点的信息，缺乏有权威部门认定的业绩考核材料，从档案中难以得出对当事人全面、完整、客观的评价，因此档案作为考察员工的依据性减弱。

三、流动人员人事档案材料收集归档改进设想

（一）整合区域性资源，实物统一管理，信息多处共享

在流动人员人事档案分级管理中划分功能区域，由资源相对丰富（或较高层级）组织统一管理中心，对人事档案实物、信息进行管理，提供库房、人员、场地和信息技术，搭建统一的管理平台，提供信息查询和全真电子化档案。由资源相对缺乏（或较低层级）的人才服务机构，对外提供档案基本公共窗口服务，引导所在区域的流动人员或其就业所在单位就近或自选区域内窗口移送档案材料，由管理中心统一分配资源，分流分批处理材料审核，归入人事档案。

（二）积极开放流动人员人事档案材料收集范围

在保持现有人事档案归档范围基础上，增设个人诚信记录，如银行贷款、违章罚款、治安刑事、公共业务缴费、考试违纪等信息；增设个人健康记录，如就诊记录、体检记录等，对归入人事档案的各类材料制定专有的分类办法和使用规范。

（三）利用互联网构建与材料形成单位间沟通的纽带

传统的材料收集方式，以委托代办为主，由材料形成单位转交个人或由工作单位统一移交档案管理机构，部份由形成单位直接转递而来。如今互联网已经成为工作、生活的重要介质，互联网时代流动人员人事档案信息的收集过程要相应进行改进。《关于转发人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知的通知》，对信息共享和推进档案信息化工作提出了明确具体要求，要加快流动人员人事档案电子化、数字化工作，建立全国流动人员人事档案基础信息数据库，推动数据向上集中，方便档案信息异地查询，实现信息互通和数据衔接。因而，流动人员可随时将某一时段形成的档案信息上传至数据库。

（四）积极引导各单位紧密合作

积极对企业进行宣传引导。首先，要在全社会营造及时补充档案材料的思想意识，不断挖掘人事档案的内容，为用人单位、用档单位提供有效的信息和紧密的服务。其次，由被动接收转为主动出击，积极提供上门服务、网上预约服务、应急服务等通道，有条件的地方可开发流动人员人事档案管理服务网上办事平台，推广网上预审、网上受理、网上办理，同时，开放数字档案公共查档区域，最大限度地提高管理水平和利用效率。

（作者单位：济宁市人力资源市场配置服务中心/ 微山县档案局）