专升本院校档案工作发展思路探析——以淄博师范高等专科学校档案工作为例

文·戚翠霞 张禄军

专升本院校档案工作发展思路探析
——以淄博师范高等专科学校档案工作为例

文·戚翠霞 张禄军

2015年，淄博市“十三五”规划明确提出“支持淄博师范高等专科学校升格为本科院校”，并把淄博师范高等专科学校（以下简称淄博师专）升本工作列入重点项目。这大大激发了全校师生的工作干劲和热情。对照教育部《普通本科学校设置暂行规定》，我校着力加强内涵外延建设，开展全面达标，实行清单销号制度，年内进行达标验收，各项工作都在有条不紊的进行。档案工作是高校的一项重要工作，是高校建设和发展的重要组成部分，肩负着为高校发展和社会各方面服务的重任。随着高等教育事业的蓬勃发展，高校档案工作“以史鉴今，资教育人”的作用日益凸显。

一、淄博师专档案工作基本情况

淄博师专前身是创建于1951年的淄博师范学校，1993年开始试办大专班，2004年经教育部批准升专，是山东省第一所以培养培训专科层次农村小学、幼儿教师为主的师范专科学校。淄博师专于1996年成立综合档案室。2010年学校实行“职岗分离”，成立档案科，定为正科级单位，隶属于学校办公室。1998年被考评为省一级档案室；1999年达到国家二级科技档案管理标准，并被省人事厅、省档案局表彰为山东省档案管理先进单位；2005年被确定为山东省特级档案室；2010年在山东省教育厅和山东省档案局对全省高校贯彻落实“27号令”情况档案工作检查中，学校被确定为全省档案工作优秀单位；2012年被淄博市档案局评为档案管理先进集体；2015年顺利通过了山东省档案工作科学化管理规范测评，获先进单位称号。

截至2016年上半年，综合档案室面积220平方米，其中库房面积140平方米。室藏4个全宗档案，即淄博十八中全宗、淄博师范全宗、淄博第二师范全宗和淄博师范高等专科学校全宗。其中，案卷7209卷9691件，案卷目录7209条文件目录22011条，机读案卷目录7209条、文件级目录22011条，电子文件3134件877.3MB，照片档案46卷、7050张，声像档案（光盘）20张，实物档案12种、1205件。现有专职档案员2人，其中硕士研究生1人，本科1人；兼职档案员30人，均为本科及以上学历。

二、淄博师专档案工作现状分析

从上述基本情况看，我们不论是在制度建设方面，还是在文化建设、业务建设等方面都离本科档案管理目标还有很大差距。学校的档案库房面积、档案室藏数量、信息化程度、档案资源的挖掘和利用，都不能完全满足高等教育战略目标的需要；档案装具及相关仪器设备还达不到要求；从现有电子文件数字看，档案信息储存和处理的数字化、收集与传递的网络化过程中，还有许多具体问题需要加以解决。办公自动化的快速发展，电子文件的产生和归档，信息共享与信息安全等问题，使学校档案管理的任务更加繁重和紧迫。面对目前学校的条件，在学校升本后，档案工作如何发展是我们急需思考和解决的问题。

三、专升本院校档案工作发展思路

教育部和国家档案局于2008年以27号“令”的形式，联合签署发布了《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），它是新时期指导高校档案工作科学发展的重要法规性文献。专升本后，我们应按照《办法》的相关规定并结合本校实际，持续深化和加强档案工作的改革与规范化管理，不断提高档案工作服务高等教育与社会发展的能力和水平。

（一）进一步加强对档案工作的组织领导

实行校长领导档案工作体制，确定分管档案工作的校领导，并落实相关工作职责，切实加强对档案工作的组织领导。将档案工作列入高校发展整体规划和档案事业发展规划，定期听取档案工作汇报，研究部署档案工作，帮助解决档案工作中遇到的实际问题，支持档案部门和工作人员依法履行档案管理的职能。加强对执行档案法律法规情况的监督、检查，不定期的开展档案业务工作专项检查，促进高校档案工作健康发展。目前我校建校65周年，在校生近万人，按照《办法》中关于建校历史在50年以上，或全日制在校生规模在1万人以上，或已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上的高校，应当设立档案馆的要求，应把档案馆建设作为高校文化建设和基础设施建设的重要内容，列入专项规划进行研究。

（二）进一步建立健全档案工作体制和机制

坚持档案工作“统一领导，分级管理”原则。根据高校建设和发展的需要，对《淄博师专档案管理办法》《淄博师专文件材料收集范围与保管期限》《档案资料借阅制度》《电子文件归档办法》《淄博师专档案考核办法》等一系列规章制度进行重新制定或补充完善，并严格落实制度要求，实现制度上墙、上网。逐步建立与高校教学、科研和管理相适应，具有高校特点的档案工作网络体系。配备具有较强工作能力、高度责任心的人员担任专兼职档案员，并注重加强学习和培训工作，不断提高档案人员的综合素质和能力。严格实行“四三二一”档案管理模式。四是指“四同步”，就是档案工作与各部门、单位的工作同步管理，即在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作；三是指“三纳入”，就是把档案工作纳入单位工作计划，纳入领导议事日程，纳入单位教职工的岗位责任制，每年学校及各部门单位工作都能有所体现；二是指“两必须”，必须抓好收集归档源头，明确收集范围，把能够反映立卷单位主要职能活动的档案移交到档案室，必须参与重要环节，专职档案员参与重要会议召开、科技成果鉴定、基建工程竣工验收、重要仪器设备开箱验收等重要环节，保证所形成的档案完整、准确；一是指“实行归档工作通报制”，对各部门单位的归档工作信息定期在校内网站予以通报，以提高立卷单位归档工作的积极性。

（三）进一步加大档案资源建设力度

要充分认识加强档案资源建设的重要性和迫切性，建立覆盖全校师生的档案资源体系。以档案资源建设为核心，着眼学校发展和社会需求，科学整合高校档案资源，加强档案的收集、征集工作，扩大档案收集范围，增加社会活动等方面的信息内容，改善档案室藏结构。直接介入重点、重要档案资料的形成、收集、归档工作，确保重点、重要档案资料齐全完整安全。面向社会开展重要档案资料的征集工作，尤其要加大对散存在国内外、校内外属本校征集范围的重点档案征集工作。建立内容丰富，方便共享的优质档案信息资源，并加强档案资源的集中统一管理，杜绝档案应归不归、据为己有现象，特别是要抓好科研档案、基建档案和财务档案的整理和归档工作。

（四）进一步提升档案工作服务的层次和水平

档案机构要准确把握党和国家的大政方针和学校的工作重点，找准档案工作服务的切入点、结合点，转变思想观念，改变过去那种“你提需求，我服务”的被动服务模式，增强服务的主动性、预见性和前瞻性。面向校园和社会拓展档案工作的服务领域，构建多功能的服务模式。一方面要积极为领导决策和学校各部门、广大师生员工开展教学、科研和管理工作提供科学性、系统性的信息参考和依据。如为学校年度教育发展报告、教育质量年度报告、校史馆筹建等各方面工作提供服务；为学校重大活动的开展如校庆活动、各种教学评估、教代会等提供原始档案材料及数据；为教职员工、学生以及离退休人员提供多种形式的档案咨询服务工作，推进和谐校园建设。开发利用教学讲稿、计划、论文、声像等教学、科研档案，为广大教师提供教学素材、丰富教学方法、激活灵感提供便利，提高学校办学水平。另一方面要面向社会需求，加工、开发、开放、传播高校档案信息，服务经济社会发展。

（五）进一步加快档案信息化建设步伐

高校档案信息化建设是高校信息化建设的组成部分。学校要按照专升本后的新要求，贯彻落实《全国档案信息化建设实施纲要》，提出档案工作信息化的总体目标，把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，确保档案信息化建设与学校信息化建设同步规划、同步建设、同步发展。设立档案信息化建设专项经费，加大对档案信息化硬件和软件建设的投入，配置所需的技术设备，不断完善档案信息基础设施建设。大力推行档案数字化、文档一体化、档案信息利用网络化建设。根据学校信息化建设发展的需要，开展数字档案室建设，努力实现档案存量数字化、增量电子化。对于以前的存量档案可以分阶段实现数字化，以学校重要的发展阶段为分期，如60周年校庆、2004年升专、两所师范学校合并等。同时，要高度重视档案信息安全，把安全防范意识放在档案信息化建设的首位，从档案信息网络安全、操作系统安全、档案数据库安全等方面着手，采取有效措施，建立健全规章制度，确保档案信息系统安全和信息内容安全。

（六）进一步强化创新意识，打造档案工作新亮点

勇于创新，是档案事业长远发展的必然选择；善于创新，成为档案人必须肩负的时代使命。面对专升本后的新情况，要实现创新，就要打破传统思想观念，树立“先行”意识，在创新制度、创新技术、创新服务上多动脑子，打好主动仗。可以收集本校知名专家、学者的学术论文、科研成果、学术专著及他们参加重要学术活动的有关资料等，科学规范地建立人物档案，并充分发挥人物档案的育人功能，有效的激发其他学者的治学能力和创造力，增强广大师生的自信心和自豪感。也可以将建校60周年校庆档案、省高校设置评议委员会对本校升本的指导档案等进行收集整理，并建立专题档案。还可以指导帮助教职工建立家庭档案，为个人查阅利用提供方便，并在普及档案知识的同时，提高大家的档案意识。鉴于本校的悠久历史及社会影响力，可考虑创设爱国主义教育基地，使高校档案信息资源走近利用者，服务社会，实现更大的增值。

（作者单位：淄博师范高等专科学校 / 山东科技大学泰安校区）